Administrative Leitung (w_m_d) Deutsch-Französisches Zukunftswerk

Administrative Leitung (w_m_d)
Deutsch-Französisches Zukunftswerk

Der:Die erfolgreiche Bewerber:in arbeitet für den deutschen Standort des Deutsch-Französischen Zukunftswerks (im Folgenden Geschäftsstelle), der am RIFS bzw. GFZ Potsdam angesiedelt ist. Das Zukunftswerk beruht auf Artikel 22 des 2019 von Emmanuel Macron und Angela Merkel unterschriebenen Aachener Vertrags. Seine Aufgabe ist es, Wege in eine nachhaltige Zukunft aufzuzeigen und die Transformations­fähigkeit beider Länder zu stärken. Das Zukunftswerk verfolgt einen transformativen Forschungsansatz, in dem es mit Partnerkommunen in beiden Ländern Transformations­prozesse reflektiert, analysiert und begleitet. In grenzüberschreitenden Workshops und Dialogen bietet das Zukunftswerk den Kommunen zudem den Raum, voneinander zu lernen und Synergien zu erzeugen. In sogenannten Resonanzräumen werden auf dieser Grundlage Handlungsempfehlungen an den Deutsch-Französischen Ministerrat und die Deutsch-Französische Parlamentarische Versammlung entwickelt, die auch der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden. Gesucht wird ein:e motivierte:r administrative:r Leiter:in für die Geschäftsstelle. Der administrativen Leitung sind sechs Kolleg:innen fachlich unterstellt, die für Büromanagement und Budgetpflege, Personal und Dienstreisen, öffentliche Beschaffung mit einem hohen Anteil veranstaltungs­relevanter Vergaben und die IT zuständig sind. Ihr Aufgabengebiet:

• Administrative Leitung des deutschen Sekretariats und Beratung der Geschäftsstellenleitung in strategischen Fragestellungen
  • Anleitung und Unterstützung des administrativen Teams bei Aufgaben­priorisierung, Prozessgestaltung und dem Erstellen schlüssiger Dokumentation
  • Verantwortung für eine vorausschauende projektinterne Kommunikation hinsichtlich administrativer Angelegenheiten
  • regelmäßige Berichterstattung an die Geschäftsstellenleitung zu wesentlichen Risiken und Konsequenzen
  • wöchentliches Budgetcontrolling und betriebswirtschaftliche Vorschläge zur langfristigen Ressourcenplanung des Zukunftswerks als eines der vorrangigen Projekte des Aachener Vertrags
  • Kommunikation und Verhandlung mit externen Dienstleister:innen und Projektpartner:innen in Deutschland und Frankreich und Ansprechperson für Projektträger und Fördermittelgeber in operativen Fragen

• Leitung des Berichtswesens
  • Verantwortung und Prozesskoordination für die Erhebung von qualitativen und quantitativen Daten innerhalb des Zukunftswerks für eine systematische Auswertung und für die Erstellung von Berichten
  • Zusammenarbeit mit der Kommunikations- und Presserarbeit zur öffentlichkeitswirksamen Verwertung der Daten und Berichte
    

• Vor- und Nachbereitung des binationalen Lenkungskreises
  • Prozessmanagement für Verhandlungen und Terminabsprachen, Einladung der Lenkungskreismitglieder und Vorbereitung der zweisprachigen Unterlagen
  • Anfertigung und Abstimmung des Protokolls und Einbinden der Lenkungskreismitglieder zwischen den Sitzungen

Ihr Qualifikationsprofil:

• Master oder gleichwertiger Abschluss, vorzugsweise in Politik-, Wirtschafts- oder Rechtswissenschaften
• Berufserfahrung in der (administrativen) Koordination oder Leitung von Projekten sowie mit Finanz- und Projektplanung
• Kenntnisse des öffentlichen Zuwendungsrechts (insb. Förderrichtlinien der Bundesministerien), des Bundes­reisekosten­gesetzes und der öffentlichen Beschaffung (Vergabe)
• Zahlenaffinität und analytische Fähigkeiten sowie gute Excel-Kenntnisse
• Fähigkeit, komplizierte Zusammenhänge klar und lösungsorientiert darzustellen und Mitarbeitende anzuleiten
• Kenntnisse in Datenpflege und ‑visualisierung, Marketing­materialien­erstellung und Präsentations­techniken
• Erfahrung im agilen Prozessmanagement
• sehr guter schriftlicher Ausdruck im Deutschen
• Erfahrung in der Koordination und im Kontakt mit dem Leitungspersonal großer Institutionen
• interkulturelle Sensibilität

Wir bieten Ihnen:

• anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen deutsch-französischen Team
• modernste Ausstattung der Arbeitsplätze
• Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes
• umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
• eine flexible Arbeitszeit- und Arbeitsplatzgestaltung

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