Office Manager*in /Leitung Front Office (d/m/w) in der Verwaltung

Bei der Technischen Universität Berlin ist/sind folgende Stelle/n zu besetzen:

Beschäftigte*r in der Verwaltung (d/m/w) – Entgeltgruppe E 9a TV-L Berliner Hochschulen – Office Manager*in /Leitung Front Office (d/m/w)

Teilzeitbeschäftigung ist ggf. möglich Science of Intelligence ist ein Forschungsverbund zwischen sechs Partnerorganisationen (Technische Universität Berlin, Humboldt-Universität zu Berlin, Freie Universität Berlin, Universität Potsdam, Charité – Universitätsmedizin Berlin und Max-Planck-Institut für Bildungsforschung) mit Sitz in Berlin, der seit 2019 im Rahmen der Exzellenzinitiative des Bundes von der Deutschen Forschungs­gesellschaft gefördert wird. Gemeinsam untersuchen internationale Wissen­schaftler*innen in interdisziplinären Forschungsteams die Prinzipien, die alle Formen der Intelligenz teilen und gehen ethisch verantwortungsvoll der Frage nach, inwieweit diese Prinzipien angewendet werden können, um intelligente Technologien zu schaffen.
Zur weiteren Stärkung unseres interdisziplinären Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt Unterstützung für die Geschäftsstelle. Exzellenzcluster Science of Intelligence
Kennziffer: SCIoI-738/22 (besetzbar ab 01.01.2023 / befristet bis 31.12.2025 / Bewerbungsfristende 16.12.2022) Aufgabenbeschreibung: Selbständige Führung des Sekretariats des Forschungsverbundes, insb. Erledigung allg. Sekretariats-, Verwaltungs-, Organisations- und Kommunikationsaufgaben sowie Korrespondenz und Terminmanagement (zum Großteil in englischer bzw. weiterer Fremdsprachen).

• Personalverwaltung des Verbundes (u. a. Vorbereitung von Personalvorgängen, Führen von Urlaubsdateien)
• Bearbeitung von Drittmittel-, Haushalts-, Bestell-, Beschaffungs- und Dienstreise­angelegenheiten
• Raum- und Informationsmanagement, Organisation interner Abläufe
• Verwaltung und Pflege von Datenbanken und Wikis
• organisatorische Betreuung von internationalen Mitarbeiter*innen und Gastwissenschaftler*innen
• Korrespondenz mit und administrative Beratung von Studierenden
• Vor- und Nachbereitung von internen und externen Sitzungen
• Mitarbeit bei Webseitenredaktion und Werbemaßnahmen, Korrektur und Lektorat von Texten und Informations­material sowie Anfertigung einfacher Übersetzungen

Erwartete Qualifikationen:

• erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r oder Kauffrau*mann für Büromanagement bzw. sonstige Beschäftigte mit gleichwertigen Fähigkeiten und Erfahrungen in den Bereichen Verwaltung, Finanzen und Personal
• nachgewiesene Arbeitserfahrung Sekretariatsbereich
• Kenntnisse der Drittmittelbewirtschaftung
• sehr gute Beherrschung sekretariatstypischer Office-Anwendungen
• nachgewiesene Erfahrungen mit Cloud-basierten Wissensmanagement-Anwendungen (Datenbanken, Content-Management-Systemen, Wikis)
• Erfahrungen im Umgang mit Verwaltungssoftware SAP von Vorteil
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift und einer weiteren Fremdsprache
• erwartet wird sowohl die Fähigkeit zu selbständiger Arbeit als auch zur Arbeit nach Vorgaben, ausgeprägte Serviceorientierung, Selbständigkeit, Organisationstalent, Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Kenntnisse von universitären Verwaltungsabläufen von Vorteil

Wir bieten:

• Befristung bis 31.12.2025
• 30 Tage Urlaub, zusätzlich den 24.12. und 31.12. als arbeitsfreie Tage
• familienfreundliche Arbeitszeit im Rahmen der Dienstvereinbarung flexible Arbeitszeit und Urlaubsvergabe
• attraktive Betriebsrente VBL
• zusätzlich Vermögenswirksame Leistungen
• Zuschuss zum Jobticket im ganzen Verkehrsverbund Berlin-Brandenburg
• zahlreiche Sportangebote und ein Fitnessstudio direkt in der Universität

Die Bewerbung ist vorzugsweise über das Portal: https://scienceofintelligence.de/jobs einzureichen und sollte folgende Unterlagen enthalten: Motivationsschreiben, Lebenslauf, ggf. Kopien der Abschlusszeugnisse & weitere Dokumente, die Auskunft zur Eignung geben können. Kontakt: Sekretariat MAR 5-2 (SCIoI) Kathleen Waak, waak@scioi.de, Tel. +49 30 314 70731. Mit der Abgabe einer Onlinebewerbung geben Sie als Bewerber*in Ihr Einverständnis, dass Ihre Daten elektronisch verarbeitet und gespeichert werden. Wir weisen darauf hin, dass bei ungeschützter Übersendung Ihrer Bewerbung auf elektronischem Wege keine Gewähr für die Sicherheit übermittelter persönlicher Daten übernommen werden kann. Datenschutzrechtliche Hinweise zur Verarbeitung Ihrer Daten gem. DSGVO finden Sie auf der Webseite der Personalabteilung:
https://www.abt2-t.tu-berlin.de/menue/themen_a_z/​datenschutzerklaerung/
oder Direktzugang: 214041 Zur Wahrung der Chancengleichheit zwischen Frauen und Männern sind Bewerbungen von Frauen mit der jeweiligen Qualifikation ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Die TU Berlin schätzt die Vielfalt ihrer Mitglieder und verfolgt die Ziele der Chancengleichheit.