Organisationsassistent*in

Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine

Organisationsassistent*in

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können. 

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Sie unterstützen das Administrationsteam am Institut für Statistik und Operations Research und führen Verwaltungsaufgaben rund um Personal, Lehre und Forschung eigenständig durch.

Das Institut ist Teil der Faktultät für Wirtschaftswissenschaften und bildet Studierende in Statistik aus.

Die ausgeschriebene Stelle ist auf 1 Jahr befristet, mit der Option auf Entfristung.

Das machen Sie konkret:

• Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen und Lehrenden des Institutes bei der Organisation und Administration von Forschung, Drittmittelprojekten sowie  Lehr- und Prüfungstätigkeiten
• Sie sind zentrale Ansprechpartner*in in Fragen der Lehre am Institut und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz und Kommunikation mit allen Schnittstellen (institutsintern, universitär, zu externen Lehrenden, Gastprofessor*innen, Studierenden, etc.)
• Sie assistieren dem/der Vize SPL bei der Lehrplanung
• Sie assistieren bei der Erstellung und Wartung von Webseiten
• Sie kümmern sich um die Planung und Umsetzung von Raumagenden
• Sie arbeiten regelmäßig im elektronischen Anmeldesystem der Universität (Lehrveranstaltungen, Prüfungen)

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen/ universitären Kontext)
• Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura) oder Kaufmännischer Lehrabschluss und langjährige Office Erfahrung 
• Sehr gute MS Office Kenntnisse
• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch und Englisch
• Kenntnisse universitärer EDV-Systeme (i3v), universitärer Verwaltungsabläufe und besonders auch Kenntnisse im Bereich der Lehr- und Prüfungsverwaltung sind von Vorteil
• Bereitschaft zur Weiterbildung
• Freundliche und zuvorkommende Wesensart
• Gewissenhafte Arbeitsweise
• Hohe Service- und Kundenorientierung
• Belastbarkeit und Flexibilität

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert sowie belastbar und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten, im gegenseitigen Einvernehmen auch gerne in Teilzeit.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.699,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Hannes Leeb

hannes.leeb@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 21.11.2025

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