In den Abteilungen Personal (Abt.6) sowie Forschung und Wissenschaftsförderung (Abt. 4) sind zum 01.10.2018 zwei Stellen einer bzw. eines Tarifbeschäftigten als

Projekt-/Prozessmanager (m/w) für das Projekt „Smart Administration“
– EGR. 13 TV-L –

befristet für die Dauer der Projektlaufzeit von 24 Monaten in Vollzeit zu besetzen. Die Stellen sind auch teilzeitgeeignet. In der Umsetzung des Projektes „Smart Administration“ möchte die Universität Hamburg den digitalen Transformationsprozess auf Ebene der Universitätsverwaltung gestalten. Das Projekt bietet den Rahmen um eine Digitalisierungsstrategie für die Verwaltung der Universität Hamburg zu entwickeln. Im Fokus stehen dabei ein reibungslos funktionierendes Serviceangebot der Verwaltung für die Wissenschaft sowie ein professionelles und medienbruchfreies Datenmanagement als zentrale Grundvoraussetzung für die Hochschulsteuerung.

Aufgabengebiet:

Innerhalb des Projektes übernehmen Sie die Verantwortung für die Vereinheitlichung, Verbesserung und Automatisierung bestehender und zukünftiger Prozesse in der Forschungs- bzw. Personalabteilung. Sie arbeiten dabei sowohl in abteilungsinternen als auch in abteilungsübergreifenden (agilen) Projektteams und sind direkt den jeweiligen Entscheidungsträgern in den Abteilungen zugeordnet. Zu Ihrem Verantwortungsbereich gehört auch die weitere Umsetzung bereits in der Entwicklung befindlicher Digitalisierungsprojekte, wie z. B. der elektronische Personaleinstellungsprozess oder die elektronische Drittmittelanzeige. Gleichzeitig bietet Ihnen das Projekt den Raum, die verschiedenen Themen mit Blick auf die Gesamtstrategie der Verwaltungsmodernisierung übergreifend und vernetzt zu gestalten. Die Aufgaben sind insbesondere:

• Identifikation, Beschreibung und Weiterentwicklung der personal- sowie forschungsrelevanten Verwaltungsprozesse
  • Ist-Aufnahme, Schwachstellenanalyse und Optimierung von Prozessen, insbesondere mit Blick auf eine serviceorientierte Unterstützung des Wissenschaftsbetriebs (Kundennutzen)
  • Schnittstellenmanagement bei bereichsübergreifenden Prozessen in Hauptverantwortung der eigenen Organisationseinheit
  • Dokumentation und Modellierung von Prozesslandschaften
• verantwortliche Teilprojektleitung zur Konzeption und Umsetzung von digitalen Prozessen und Projekten innerhalb der entsprechenden Abteilung, d. h.
  • Verantwortung für die jeweiligen Teilprojekte von der Projektplanung bis zum Projektabschluss (klassisches Projektmanagement oder agile Methoden)
  • laterale Führung von und Mitwirkung in Projektteams (zum Teil auf Grundlage einer Matrixprojektorganisation)
  • Soll-Konzeption für den digitalen Prozess
  • Erstellung eines Anforderungskatalogs zur IT-basierten Umsetzung der jeweiligen Prozesse (Product Requirements, User Stories) inkl. Unterstützung bei der Softwareneubeschaffung
  • Verantwortung für den Roll-Out der digitalen Prozesseinführung (u. a. Freigabetests, Organisation von Schulungen für Nutzerinnen/Nutzer, Entwicklung einer flankierenden Kommunikationsstrategie)
  • Übernahme des digitalen Prozesses in den Wirkbetrieb sowie Entwicklung eines Konzeptes zur laufenden Qualitätssicherung
• Mitarbeit in bereichsübergreifenden Digitalisierungsprojekten anderer Abteilungen sowie Unterstützung des Think Tanks des Projektes Smart Administration
  • übergreifender Austausch zwischen den Teilprojekten und Beratung bei der Identifikation von Chancen der Digitalisierung
  • Unterstützung und Begleitung des Kulturwandels innerhalb der Universität Hamburg

Einstellungsvoraussetzung:

Sie verfügen über ein abgeschlossenes wissenschaftliches Hochschulstudium (Master/Diplom), idealerweise im Bereich Wirtschafts- und Sozialwissenschaften, Wirtschaftsinformatik oder Public Management. Erforderliche Fachkenntnisse und persönliche Fähigkeiten:

• Erfahrungen in der Prozess- und Projektarbeit verbunden mit Kenntnissen in der Modellierung von Prozessen sowie idealerweise agilen Methoden des Projektmanagements
• sehr gute Kenntnisse in den gängigen MS Office-Anwendungen, idealerweise Erfahrungen mit Workflow-Management- und Dokumenten-Management-Systemen
• hohe IT-Affinität, eine ausgeprägte technische Neugier sowie Gespür für digitale Trends und Zukunftsthemen
• ausgeprägte analytische und konzeptionelle Kompetenzen sowie die Fähigkeit komplexe Sachverhalte einfach und zielgruppengerecht darzustellen
• prozessübergreifendes, unternehmerisches und dienstleistungsorientiertes Denken und Handeln
• selbstständige, proaktive und zielorientierte Arbeitsweise
• Leadership-Einstellung und hohe Motivationsfähigkeit, um auch virtuelle Teams zu führen
• hohe soziale Kompetenz, Kommunikationsgeschick und Durchsetzungsvermögen
• laufende Lernbereitschaft und eine hohe Flexibilität sich laufend auf veränderte Rahmenbedingungen einstellen zu können
• idealerweise Kenntnisse in der Personalarbeit (für die Stelle in Abt. 6) oder im Drittmittelmanagement (für die Stelle in Abt. 4)

Die FHH fördert die Gleichstellung von Frauen und Männern. An der Universität Hamburg sind Männer in der Wertigkeit (Entgeltgruppe) der hier ausgeschriebenen Stelle, gemäß Auswertung nach den Vorgaben des Hamburgischen Gleichstellungsgesetzes (HmbGleiG), unterrepräsentiert. Wir fordern Männer daher ausdrücklich auf, sich zu bewerben. Sie werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt. Wir begrüßen ausdrücklich die Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund. Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte behinderte Menschen haben Vorrang vor gesetzlich nicht bevorrechtigten Bewerberinnen und Bewerbern gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Für Rückfragen stehen Ihnen die Leiterin des Drittmittelmanagements, Frau Sabrina Fuhrmann (sabrina.fuhrmann@verw.uni-hamburg.de, 040-42838-6649), und der Leiter der Personal-abteilung, Herr Jörg Finger (joerg.finger@verw.uni-hamburg.de, 040-42838-3304), gern zur Verfügung. Die Auswahlgespräche finden voraussichtlich in KW 37 statt. Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe der Kennziffer bis zum 24.08.2018 an: Universität Hamburg
Stellenausschreibungen
Kennziffer: 900 (SP/4) oder (SP/6)
Mittelweg 177
20148 Hamburg oder per E-Mail: Bewerbungen@verw.uni-hamburg.de Ihre Bewerbung wird für beide Stellen berücksichtigt. Bitte geben Sie bei Ihrer Bewerbung an, ob Sie sich schwerpunktmäßig für den Bereich Personal (SP 6) oder Forschungsabteilung (SP 4) interessieren, ergänzen Sie hierfür bitte die Kennziffer wie o. a. Bitte beachten Sie, dass wir Bewerbungsunterlagen nicht zurücksenden können. Reichen Sie daher bitte keine Originale ein. Wir werden Ihre Unterlagen nach Beendigung des Verfahrens vernichten.