Die Fachhochschule (FH) Bielefeld ist mit mehr als 10.000 Studierenden die größte Fachhochschule in Ostwestfalen-Lippe (OWL). Mit Standorten in Bielefeld, Minden und Gütersloh ist sie in der Region, bundesweit und international durch vielfältige Kontakte, Partnerschaften und Kooperationen in Wissenschaft, Wirtschaft, Politik und Kultur hervorragend vernetzt. Hohe Qualität in Lehre und Forschung ist das Anliegen der Fachbereiche Gestaltung, Campus Minden, Ingenieurwissenschaften und Mathematik, Sozialwesen, Wirtschaft und Gesundheit.
An der Fachhochschule Bielefeld ist in der Hochschulverwaltung - Dezernat Planung, Controlling, Qualitätsmanagement zum nächstmöglichen Zeitpunkt ein Arbeitsplatz für eine*n
Projektkoordinator*in und Berater*in Dokumentenmanagement (m/w/d)
zu besetzen. Die Vollzeitstelle (100 %) ist befristet auf die Dauer von 4 Jahren. Eine Beschäftigung in Teilzeit ist grundsätzlich möglich. Die Vergütung erfolgt je nach Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen und übertragenen Aufgaben bis zur Entgeltgruppe 13 TV-L.
Der Arbeitseinsatz erfolgt am Campus Bielefeld.
Als lernende Organisation ist die Hochschule aktiv auf der Suche nach Verbesserungsmöglichkeiten. Die digitale Entwicklung nimmt dabei eine wesentliche Bedeutung ein und soll in den nächsten Jahren weiter vorangebracht werden. Teil dieser Entwicklung sind die elektronische Aktenführung und das Dokumentenmanagement.
Ihre Aufgaben:
- Sie koordinieren das Gesamtprojekt zur Einführung des Dokumentenmanagements sowie die Teilprojekte in Abstimmung mit den Beteiligten und der Steuerungsgruppe und unterstützen bei der Umsetzung,
- Sie konzipieren, moderieren und realisieren Vorhaben mit dem Schwerpunkt Dokumentenmanagement sowie der damit verbundenen Digitalisierung von Unterstützungsprozessen in einem Dokumentenmanagement-System gemeinsam mit den Beteiligten, d. h.:
- Sie beraten die Beteiligten,
- Sie erarbeiten Konzepte für Data Lifecycle Management, Archivierung und Löschen,
- Sie erarbeiten einen E-Aktenplan bzw. eine einheitliche Ablagesystematik in Zusammenarbeit mit den Dezernaten,
- Sie auditieren die Ablage und sorgen für Konsistenz,
- Sie präsentieren und implementieren Lösungen im Aufgabenfeld Dokumentenmanagement,
- Sie übernehmen die übergreifende Fachadministration für das Dokumentenmanagement-System und entwickeln Rollen-/Rechte Konzepte,
- Sie bereiten Anwenderschulungen vor, führen diese durch und übernehmen die anschließende Unterstützung in der Einführungsphase,
- Sie multiplizieren themenspezifisches Fachwissen innerhalb der Hochschule,
- Sie arbeiten mit dem Kompetenzzentrum E-Akte.NRW sowie anderen Hochschulen zusammen.
Wir erwarten:
- abgeschlossenes einschlägiges wissenschaftliches Hochschulstudium (Master oder vergleichbarer Abschluss),
- gute Kenntnisse und Erfahrungen im Prozessmanagement sowie in der Organisationsentwicklung,
- gute Kenntnisse hochschulischer Organisationsstrukturen und der Charakteristika von hochschulischem Verwaltungshandeln,
- ausgeprägte Kompetenzen in der Strukturierung von Informationen,
- technische Affinität und ausgeprägte Bereitschaft, sich tiefgehende Kenntnisse der Funktionsweise von Dokumentenmanagement-Systemen anzueignen,
- Freude an Implementierung und die ausgeprägte Bereitschaft, sich tiefergehende Kenntnisse für Implementierungen im Dokumentenmanagement-System anzueignen,
- interdisziplinäres Denken und Handeln in agilen Strukturen,
- analytisches Denkvermögen und eine ergebnisorientierte Arbeitsweise,
- hohe Organisationskompetenz und Fähigkeit Veränderungsprozesse anzustoßen und zu koordinieren,
- ausgeprägte soziale Kompetenz sowie sehr gute Kommunikations-, Kooperations- und Beratungskompetenz,
- Durchsetzungsstärke und Teamfähigkeit,
- hohe Serviceorientierung,
- sicherer Umgang mit MS Office-Produkten.
Wir wünschen uns:
- technische Kenntnisse über und praktische Erfahrungen mit Dokumentenmanagement-Systemen
Wir bieten:
- modernes, familiengerechtes Arbeitsumfeld,
- Vergütung nach TV-L,
- betriebliche Zusatzversorgung,
- interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten,
- betriebseigene Kita „EffHa“,
- gute Verkehrsanbindung,
- vergünstigtes Job-Ticket für den ÖPNV (regionaler Verkehrsverbund),
- Mensa des Studierendenwerkes,
- Teilnahme am Hochschulsportprogramm.
Die Fachhochschule Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und zugleich als familiengerechte Hochschule zertifiziert. Sie freut sich daher über Bewerbungen von Frauen. Dieses gilt in besonderem Maße im wissenschaftlichen Bereich sowie in Technik, IT und Handwerk. Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Auch Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen sind erwünscht. Bei gleicher Eignung werden schwerbehinderte Menschen vorbehaltlich anderer gesetzlicher Regelungen bevorzugt eingestellt.
Fragen zum Inhalt der ausgeschriebenen Stelle beantwortet Ihnen Simone Darnauer, 0521/10670223,
simone.darnauer@fh-bielefeld.de
Sie haben Interesse? Bitte bewerben Sie sich bis zum
27.09.2022 unter der Kennziffer 99234 ausschließlich
hier online.