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Das Promotionsverfahren als Hängepartie

VON ANDRÉ THESS

Die Betreuung von Doktoranden und die Begutachtung der Promotion ist eine der wesentlichen Aufgaben von Hochschullehrern. Die Promotionsverfahren dauern dabei unterschiedlich lang. Gibt es Möglichkeiten, die Verfahrensdauer abzukürzen, ohne das Streben nach wissenschaftlicher Qualität zu beeinträchtigen? Einige Vorschläge.

Das Promotionsverfahren als Hängepartie© Coloures-pic - Fotolia.comWie lange darf ein Promotionsverfahren dauern?
Während eines Besuchs an der Princeton University fragte ich kürzlich einen amerikanischen Kollegen, wie lange die Begutachtung einer Promotion seiner Doktoranden im Schnitt dauert. Ich erhielt eine bemerkenswerte Antwort: "Wir wollen die Gutachter nicht unter Druck setzen. Deshalb lassen wir ihnen genügend Zeit und gewähren drei Wochen für die Erstellung des Gutachtens." Der Kollege fuhr fort: "Das Verfahren von der Einreichung der Dissertationsschrift bis zur mündlichen Prüfung ist eher eine Sache von Wochen als von Monaten."

Mit der Dauer von Promotionsverfahren in England, Frankreich, China, Belgien, Lettland, Schweiz und Holland habe ich ähnliche Erfahrungen.

Werfen wir nun einen Blick in die Heimat: An einer deutschen Maschinenbaufakultät betrug im Jahr 2006 die mittlere Zeit von der Einreichung der Promotion bis zur mündlichen Prüfung 9,4 Monate.

Das Minimum lag bei 4,2 Monaten, das Maximum bei 12,3. Umfassende statistische Angaben liegen für Deutschland nicht vor. Doch legen persönliche Gespräche den Verdacht nahe, dass die genannten Zahlen durchaus repräsentativ sind.

Die beiden Beispiele werfen ein Schlaglicht auf ein vernachlässigtes Kapitel des deutschen Promotionsgeschehens - die Dauer von Promotionsverfahren. Vorweg sei gesagt, dass hier nicht erörtert werden soll, ob die ideale Promotion drei, vier oder fünf Jahre dauert. Auch ist es nicht Anliegen dieses Artikels, die Vorzüge der strukturierten Promotion gegen die der klassischen Lehrstuhlpromotion abzuwägen.

Gegenstand dieses Beitrages ist einzig die Frage, wie lange das Promotionsverfahren dauert. Hierunter soll die Zeit vom Tag der Einreichung der Arbeit bei der Fakultät bis zur mündlichen Prüfung vor der Promotionskommission verstanden werden. Im Folgenden wollen wir diese Zeit der Einfachheit halber als Verfahrensdauer bezeichnen.

Die Literatur ist in Sachen Verfahrensdauer dünn. So enthält das Positionspapier des Wissenschaftsrates aus dem Jahr 2011 mit dem Titel "Anforderungen an die Qualitätssicherung der Promotion" zwar Neuerungsvorschläge zur Betreuung während der Promotion. Doch erstreckt sich das Dokument nicht auf das Promotionsverfahren. Auf den 368 Seiten des "Bundesberichts Wissenschaftlicher Nachwuchs" aus dem Jahr 2013 finden sich ebenfalls keine Aussagen zur Verfahrensdauer.

Auch in der Augustausgabe von Forschung und Lehre, die eigens dem Thema Promotion gewidmet war, findet sich kein Wort zu diesem Thema. Dabei gibt es gute Gründe, sich mit deutschen Promotionsverfahren auseinanderzusetzen. Lassen wir zunächst die handelnden Personen zu Wort kommen.

Die Sicht der Betroffenen

Fragt man Professoren an deutschen Universitäten nach ihrer Meinung zum Thema Verfahrensdauer, so erhält man oft als Antwort: "Das sehe ich nicht als großes Problem. Wenn man gute Beziehungen zum Dekanatssekretariat pflegt und sich der Doktorand ein wenig um die Terminkoordinierung für die Verteidigung kümmert, lässt sich die Sache in einigen Wochen erledigen."

Solche Aussagen klingen nach Hilfsbereitschaft und Pragmatismus. In Wirklichkeit offenbaren sie fehlendes Problembewusstsein und mangelnde Selbstkritik. Um dies zu erkennen, müssen wir uns lediglich die Mühe machen, den Betroffenen einmal aufmerksam zuzuhören. Am Rande von Workshops und Konferenzen habe ich sowohl Doktoranden als auch frisch promovierte Doktoren aus ingenieur- und naturwissenschaftlichen Disziplinen nach ihren Promotionsverfahren befragt.

Die Antworten zeigen ein hohes Maß an Übereinstimmung und lassen sich zu den folgenden drei Kernaussagen verdichten:
  • "Das ganze Verfahren ist chaotisch organisiert: die Zuständigkeiten sind nicht klar definiert, ich bekomme keine Informationen und am Ende muss ich auch noch den Verteidigungstermin selbst koordinieren."
  • "Die Gutachter halten sich nicht an die Terminvorgaben der Fakultäten; sie liefern ihre Gutachten oft erst nach mehreren Mahnungen und teilweise mit mehrmonatiger Verspätung ab."
  • "Das Promotionsverfahren hat sich über fast ein Jahr hingezogen. Was mich jedoch am meisten frustriert, sind Ungewissheit und mangelnde Planbarkeit."

Oft wurde auch auf fehlendes Unrechtsbewusstsein bei den Gutachtern verwiesen: "Während die Professoren bei ihren Mitarbeitern gern auf strikte Termineinhaltung pochen, nehmen sie für sich selbst nicht selten das Recht in Anspruch, Termine für Promotionsgutachten schlichtweg zu ignorieren. Die Frage nach dem Fertigstellungstermin eines Gutachtens empfinden manche geradezu als Majestätsbeleidigung."

Ich finde, die Doktoranden haben in zahlreichen ihrer Kritikpunkte Recht. Anstatt gebetsmühlenartig über die Bologna-Reform zu lamentieren, tun wir Hochschullehrer gut daran, Probleme anzupacken, deren Lösung in unseren eigenen Händen liegt. Der folgende Blick in die Materie zeigt, dass es beim Thema Promotionsverfahren sowohl großen Handlungsbedarf als auch weite Handlungsspielräume gibt.

Die Mängel des Verfahrens

Ein erster Problemkreis betrifft die unprofessionelle Organisation. In deutschen Promotionsverfahren sind die Rollen und die Kommunikationswege der handelnden Personen - dem Dekan, dem Referenten des Dekans, der Dekanatssekretärin, dem Vorsitzenden der Promotionskommission und dem Doktorvater - selten klar definiert und für einen Doktoranden meist undurchschaubar.

Anstatt eine einzige Person mit der Kommunikation mit dem Doktoranden, dem Versand der Promotionsarbeit, der Terminüberwachung des Gutachteneingangs, der Terminkoordinierung für die mündliche Prüfung und Reiseorganisation für auswärtige Gutachter zu betrauen, laufen die Zuständigkeiten für die genannten Aufgaben nicht selten auf sämtliche handelnden Personen über.

Muss sich der Doktorand zu allem Überfluss auch noch selbst um die Koordinierung des Prüfungstermins kümmern, so ist dies ein untrügliches Indiz dafür, dass das Verfahren vollends außer Kontrolle geraten ist. Um die Tragweite des Missstandes zu erfassen, stelle man sich nur vor, ein Patient müsse die Termine des Ärzteteams für seine eigene Herzoperation selbst koordinieren. Im Mittelpunkt des zweiten Problemkreises stehen säumige Gutachter. Promotionsordnungen an deutschen Universitäten sehen in der Regel drei Monate für die Erstellung des Gutachtens vor.

Dieser Zeitraum ist deutlich länger als im Rest der Welt. Dennoch halten viele Gutachter diese reichlich bemessene Frist nicht ein. Hierfür mag es im Einzelfall Gründe geben. Ich finde es jedoch inakzeptabel, wie manche Kollegen mit ihrem Terminverzug umgehen. Anstatt Bedauern über das Versäumnis auszudrücken und einen verbindlichen neuen Fertigstellungstermin zu nennen, werden Nachfragen seitens der Fakultäten geflissentlich ignoriert und nicht selten mit flapsigen Antworten bedacht.

Dabei sei daran erinnert, dass die Betreuung des wissenschaftlichen Nachwuchses einschließlich der Begutachtung von Promotionen ein konstitutives Element der Tätigkeit eines Universitätsprofessors ist. Es wäre deshalb wünschenswert, dass sich unter den Hochschullehrern ein Ehrenkodex herausbildet, der ein pünktliches Erstellen von Promotionsgutachten zum Berufsethos gehören lässt.

Ein drittes Problem liegt in der mangelhaften Verbindlichkeit bei der Terminplanung, genauer gesagt im bottom-up Prinzip. Mit der Bearbeitung des nächsten Arbeitsschrittes wird frühestens dann begonnen, wenn der vorherige Schritt abgeschlossen ist. Solch eine Vorgehensweise führt dazu, dass die Dauer eines Promotionsverfahrens zu einer unkalkulierbaren Größe wird. Während im Ausland der Termin der mündlichen Prüfung oft schon bei Eröffnung des Promotionsverfahrens festgelegt wird, finden sich in Deutschland für ein solches Vorgehen in der Regel keine Mehrheiten.

Nach dem Eintreffen der langersehnten Gutachten beginnt im besten Fall die Suche nach einem Termin für die mündliche Prüfung. Im schlimmsten Fall - der leider oft vorkommt - schiebt sich eine mehrwöchige Auslage der Arbeit oder der Umlauf in der Fakultät dazwischen. In Anbetracht der Tatsache, dass Dissertationen bei der Begutachtung oder beim Umlauf höchst selten abgelehnt werden, ist es schwer verständlich, wieso diese beiden Prozesse nicht parallel durchgeführt werden können.

Beginnt die Terminkoordinierung für die mündliche Prüfung erst nach Vorliegen der Gutachten, so sind die Mitglieder der Promotionskommission in der Regel nicht kurzfristig verfügbar. Dadurch verzögert sich der Abschluss des Verfahrens um weitere Wochen oder gar Monate. Erschwerend kommt zu den aufgezählten Problemkreisen hinzu, dass die universitäre Gremienwirtschaft während der Sommer- und Winterpause in eine mehrmonatige Phase institutionellen Tiefschlafs fällt.

Dann ist es monatelang schlichtweg unmöglich, eine Dissertation einzureichen. Dabei gäbe es in Anbetracht der Dringlichkeit, mit der Nachwuchswissenschaftler den Doktortitel für weitere Bewerbungen brauchen, gute Gründe, darüber nachzudenken, ob sich nicht Wege finden lassen, auch während der Semesterpause eine Dissertationsschrift einzureichen. Nachdem die Probleme nun benannt sind, ist es hilfreich, den Blick auf einige Beispiele zu lenken, in denen Begutachtungsprozesse zügig und effizient organisiert sind.

Positive Beispiele

Vor einigen Jahren war ich an die Coventry University zur Begutachtung einer Doktorarbeit eingeladen. Nachdem mich der Doktorvater nach meiner Bereitschaft zur Begutachtung der Promotion gefragt und mein Einverständnis an das Promotionsamt weitergeleitet hatte, habe ich im Laufe des gesamten Verfahrens - anders als in Deutschland - mit nur einer einzigen Person kommuniziert. Nennen wir sie Frau Taylor.

Zuerst hat Frau Taylor mit mir den Tag der mündlichen Prüfung abgestimmt, der etwa sechs Wochen in der Zukunft lag. Anschließend schickte sie mir die Dissertationsschrift, informierte mich über die Regeln der Prüfung und buchte Hotel und Flugticket für mich. Bei Rückfragen per E-Mail bekam ich in der Regel innerhalb von 24 Stunden eine Antwort. Am Tag der mündlichen Prüfung empfing Frau Taylor mich persönlich, bedankte sich bei mir für meine Mitarbeit im Promotionsverfahren und händigte mir die Reisekostenformulare aus. Weder mit dem Doktoranden noch mit dem Doktorvater musste ich vor der Prüfung organisatorische Fragen klären.

Dieses Beispiel zeigt, dass professionelle und vorausschauende Organisation mit klaren Terminen und Ansprechpartnern ein Schlüssel für kurze Begutachtungszeiten ist. Besonders hervorzuheben ist die Tatsache, dass die top-down Organisation, bei der der Termin gleich zu Beginn des Verfahrens festgelegt wird, nicht nur das Verfahren für alle Beteiligten planbar macht. Es setzt die Gutachter auch unter einen gewissen Erwartungsdruck, der es ihnen schwer macht, ohne Gutachten anzureisen.

Auch im deutschen Wissenschaftssystem gibt es Beispiele für die zügige Begutachtung komplexer wissenschaftlicher Dokumente. Lehrreich ist beispielsweise die Begutachtung von Sonderforschungsbereichen und Schwerpunktprogrammen. Die Begutachtungsprozesse bei der DFG zeichnen sich durch klare Verantwortlichkeiten aus.

Die Verantwortung für die Terminkoordinierung bei einer Begutachtung einschließlich der Einladung von Gutachtern und der Planung des Ablaufs des Verfahrens liegen bei den Fachreferenten und werden von deren Sekretrariaten professionell gemanagt. Das top-down Verfahren wirkt so, dass zuerst der Begutachtungstermin festgelegt wird und sich daraus alle weiteren Fristen ergeben.

Mir ist kein einziger Fall bekannt, in dem sich ein SFB-Sprecher um die Terminfindung für ein Begutachtungskolloquium oder um die Kommunikation mit säumigen Gutachtern kümmern musste. Das Verfahren ist zudem zielorientiert; die Fachreferenten versorgen die Gutachter in der Regel mit einer präzisen Information darüber, an welchem Tag die Verteidigung erfolgt und bis wann schriftliche Gutachten fällig sind. Es kommt kaum vor, dass Gutachter ihre Gutachten unpünktlich einreichen.

Dass sich Promotionsverfahren auch in Deutschland beschleunigen lassen, zeigt das Beispiel des Ilmenauer DFG-Graduiertenkollegs GRK 1567 "Lorentzkraft". Die Initiatoren hatten sich das Ziel gesetzt, ihren Doktoranden zügige und planbare Promotionsverfahren anzubieten. Für die erste Doktorandengeneration, deren Promotionsphase von 2010 bis 2013 dauerte, wurde dies - sofern vom Doktoranden gewünscht - durch eine zentrale Verfahrenssteuerung seitens der Geschäftsstelle des Kollegs im top-down Verfahren erreicht. Von dieser Möglichkeit machten zehn Doktoranden Gebrauch.

Drei Monate vor der Einreichung der Promotion legte die Geschäftsstelle in Abstimmung mit der Fakultät, dem Doktoranden und den voraussichtlichen Mitgliedern der Promotionskommission den Prüfungstermin taggenau auf einen Zeitpunkt drei Monate nach Einreichung der Dissertation fest. Selbstverständlich erfolgten alle Absprachen vorbehaltlich der pünktlichen Einreichung und einer positiven Begutachtung der Dissertationsschrift.

Die Koordinierung eines Termins, der sechs Monate in der Zukunft lag, erwies sich als problemlos. Nach Eröffnung des Promotionsverfahrens kümmerte sich die Geschäftsstelle um den elektronischen Versand der Dissertation an alle handelnden Personen sowie um die Reiseorganisation der externen Gutachter. Dank der rechtzeitigen Vorbereitung und einer Handvoll freundlicher Erinnerungsmails gingen alle 30 Gutachten pünktlich ein und die mündlichen Prüfungen konnten wie geplant vom 25. bis zum 28. Februar 2013 im Rahmen eines Workshops stattfinden.

Empfehlungen

Aus dem Geschilderten lassen sich folgende Empfehlungen für die Begutachtung von Promotionen ableiten:

Personalisierte Verantwortung: 1. Die organisatorische Verantwortung für den Begutachtungsprozess von Promotionen sowie für den Ablauf der mündlichen Prüfung sollte in der Hand einer - und nur einer - Person liegen. Diese Aufgabe gehört weder in die Hand des Doktorvaters noch in die des Doktoranden.

2. Pünktliche Begutachtung: Die Einhaltung der Begutachtungsfrist sollte zum Ehrenkodex von Promotionsgutachtern gehören. Falls ein Gutachter ein Gutachten in Ausnahmefällen nicht pünktlich erstellen kann, sollte er der Fakultät vor dem Ablauf der Frist unaufgefordert einen konkreten neuen Fertigstellungstermin nennen.

3. Verbindliche Terminplanung: Ein Doktorand sollte einen Anspruch darauf haben, dass die mündliche Prüfung innerhalb einer verbindlich definierten Frist nach Einreichung der Promotion erfolgt. Dies kann durch ein top-down Verfahren erreicht werden, bei dem der Termin der mündlichen Prüfung gleich bei Eröffnung des Promotionsverfahrens festgelegt wird.

Zusätzlich wäre es wünschenswert, wenn die Fakultäten Schritte zur Einführung eines zeitgemäßen vollelektronischen Bereitstellungs- und Begutachtungssystems für Dissertationsschriften einleiten könnten.

Solche Systeme könnten analog zum Elan-System der DFG oder Manuskriptbearbeitungssystem internationaler Fachzeitschriften einen Beitrag zur Transparenz und Qualitätssicherung der Promotionsverfahren leisten.


Über den Autor
André Thess ist Professor für Energiespeicherung an der Universität Stuttgart und Direktor des Instituts für Technische Thermodynamik am Deutschen Zentrum für Luft- und Raumfahrt (DLR) in Stuttgart. Professor Thess war von 2010 bis 2013 Sprecher des DFG-Graduiertenkollegs "Lorentzkraft" an der Technischen Universität Ilmenau. Er ist Mitglied des Fachkollegiums 404 der DFG.

Aus Forschung & Lehre :: Oktober 2014

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