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Konferenzen professionell führen

Von Anke Quittschau

Konferenzen gelten vielen als reine Zeitverschwendung. Das kann mehrere Gründe haben: Oft mangelt es an einer guten Organisation, einer Tagesordnung, die feste Zeiten vorsieht, an Pünktlichkeit oder der entsprechenden Vorbereitung der Beteiligten. Eine effiziente Besprechung sollte deshalb gut organisiert sein. Eine gut vorbereitete Tagesordnung ist dabei die Basis.

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Wie bereitet man eine Konferenz optimal vor? Zunächst ist die Frage zu klären, wer an der Sitzung teilnehmen soll. Diese wichtige Frage ist abhängig vom Besprechungstyp (Verhandlung, Informationsveranstaltung, Schulung, etc), denn jeder unmotivierte Teilnehmer verschwendet wertvolle Arbeitszeit. Es sollten also nur Teilnehmer ausgewählt werden, die sinnvolle und wichtige Beiträge beisteuern können und über die entsprechende Entscheidungskompetenz verfügen. Dann muss geklärt werden, wieviel Teilnehmer die Konferenz haben muss. Erfahrungsgemäß sind fünf bis sieben Personen ideal. Mehr als zehn sind unübersichtlich. Zur effektiven Lösungserarbeitung sollte der Teilnehmerkreis so klein wie möglich gehalten werden. Außerdem sollten Ziele zum Thema formuliert werden: Weshalb? Auf welche Weise? Mit welchem messbaren Ergebnis? Bis wann? So erreicht man Klarheit und Überprüfbarkeit. Vereinbartes und Erreichtes kann später gut miteinander verglichen werden. Dann muss die Tagesordnung erstellt und versandt werden.

Sie beinhaltet folgende Punkte: Wer soll teilnehmen? Wann und wo findet die Besprechung statt? Welche Themen sollen besprochen werden? Wie ist die Dauer und Abfolge der einzelnen Besprechungspunkte? Welche Besprechungsziele gibt es? Die Agenda ist der rote Faden jeder Besprechung. Gibt es so einen Plan nicht, ist die Gefahr groß, sich zu verzetteln. Außerdem hat jeder Teilnehmer vorab die Möglichkeit, sich intensiv auf die Konferenz vorzubereiten. Nicht selten werden Besprechungen aufgehalten, weil Mitarbeiter nicht alle Unterlagen dabei haben. Mindestens eine Woche vor dem Termin sollte den Teilnehmern die Agenda zugehen, damit diese eventuell weitere Themen ergänzen können. Wichtig ist die richtige Wahl des Besprechungsortes. Bei der Auswahl des Besprechungsortes muss die Zusammensetzung der Teilnehmer beachtet werden. Kommen die Teilnehmer beispielsweise aus ganz Deutschland angereist, muss ein zentraler Ort z. B. in der Nähe von Flughäfen, gewählt werden. Eventuell sollten auch logistische Punkte wie Abholung am Flughafen oder am Bahnhof mit Sammeltaxis oder Chauffeur-Service abgeklärt werden, sowie Bestuhlung, Catering und technisches Equipment.

Lästig, aber wichtig ist das Protokoll einer Besprechung. Anlass, Ort sowie Datum müssen eingetragen werden sowie Eingeladene und Anwesende verglichen und gegebenenfalls Änderungen eingetragen werden. Dann muss notiert werden, ob und wie lange die Themen besprochen wurden. Dann werden die Stichworte, die vom Protokollant mitgeschrieben wurden, wieder in einen lesbaren Text gegossen. Ist alles in einem Text zusammengeschrieben, wird überprüft, ob jeder Punkt der Agenda abgearbeitet wurde und alle verteilten Aufgaben im Protokoll enthalten sind. Zu guter Letzt sollten Vorträge bzw. Präsentationen von den jeweiligen Teilnehmern eingefordert und dem Protokoll als Datei beigefügt werden. Ein gutes Protokoll muss übersichtlich sein. Die Überschriften müssen alle angepasst werden, die Einzüge stimmen und die Aufgaben kenntlich gemacht werden.

Um Besprechungen richtig vor- und nachzubereiten, sollten alle Schritte von der Agenda bis zum Protokoll beherrscht werden. Nicht nur eine perfekte Vorbereitung und ein reibungsloser Ablauf einer Besprechung geben positive Signale an die Teilnehmer der Konferenz, sondern auch die Versendung eines Protokolls einige Tage nach der Besprechung. Aufgaben und Vereinbarungen werden so nochmals für alle deutlich zusammengefasst.

Wie verbessert man die Besprechungskultur?

Im Konferenzraum ist der Gast der Ranghöchste, er bekommt die Erfrischung somit zuerst. Dies sollte zwischen Small Talk und Beginn des geschäftlichen Teils erfolgen, damit es dann nicht zu Störungen durch "Nebensächliches" kommt. Der Gastgeber muss nicht alle Anwesenden persönlich bedienen, sondern sollte lediglich das erste Signal geben. Die Gäste dürfen sich im Anschluss selbst bedienen. Grundsätzlich sollte sich aber jeder im eigenen Hause als Gastgeber fühlen und den Job übernehmen, falls der Einladende mit anderen Aufgaben beschäftigt ist. Zur Gastgeberrolle im Büro gehört auch, dass man Kleinigkeiten zum Essen vorbereiten lässt, falls die Konferenz für einen längeren Zeitraum oder über die Mittagszeit angesetzt ist. Seinen Gästen überhaupt nichts anzubieten, ist eine ausgesprochene Unhöflichkeit. Wenn ein Gast vom Empfang abgeholt wird, geht er vor, sofern er den Weg bereits kennt. Er geht sonst an der rechten Seite des Gastgebers, dies demonstriert, dass er geschätzt wird. Im Büro angekommen, nimmt man dem Gast den Mantel ab und hängt ihn an der Garderobe auf. Dies dürfen auch Frauen für Männer tun. Nur der eine oder andere ältere Herr wird die Hilfe einer Dame ablehnen. Gäste sollten sich in fremden Räumen nicht einfach hinsetzen, ebenso wenig sich an den Getränken bedienen, es sei denn, die Sekretärin gießt den Kaffee gleich ein. Ist eine Verspätung des Gastgebers um 15 Minuten angekündigt, darf man gerne im Sitzen warten. Man sollte sich jedoch darum bemühen, den Gastgeber im Stehen zu empfangen. Ist eine Laptop-Präsentation geplant, sollte der Rechner hochgefahren werden, bevor der Gastgeber den Raum betritt.
Es ist grundsätzlich Aufgabe des Gastgebers, seinen Gästen einen Platz zuzuweisen. Hat man die freie Wahl, sollte man sich für einen Platz entscheiden, bei dem man den gesamten Raum inklusive Tür im Blickfeld hat. Wer jemals mit dem Rücken zur Tür gesessen hat, weiß, dass durch die Ungewissheit ob und wer zur Tür reinkommen kann, die Konzentration erheblich leidet. Eine Wand im Rücken gibt das Gefühl von Sicherheit, was die Konferenzteilnehmer spüren werden. Auch die Sitzhaltung kann Einfluss auf den Verlauf der Verhandlung nehmen. Man sollte gerade sitzen und aufrecht, dies signalisiert Souveränität. Der positive Nebeneffekt dieser Haltung: Man bleibt länger konzentriert bei der Sache. Man sollte Beine nicht kreuzen, damit das Blut zirkulieren kann. Besser ist es, mit beiden Füßen festen Kontakt zum Boden zu haben.

Mobiltelefon und Blackberry

Mobiltelefone und Blackberrys sollten während eines Meetings, egal ob extern oder intern, immer aus bzw. stumm geschaltet sein. Das Geräusch des Vibrationsalarms hört man selbst durch Jacken oder aus der Aktentasche. Und es stört nicht nur die Teilnehmer, sondern auch die Konzentration. Falls man einen wirklich wichtigen Anruf erwartet, dann kündigt man an, dass das Handy auf Empfang steht. Zum Telefonieren wird dann der Besprechungsraum verlassen. Das Handy wird auch, wenn Sie den Anruf angekündigt haben, nicht auf den Besprechungstisch gelegt. Dem Gesprächspartner würde damit signalisiert, dass Sie jederzeit bereit sind, das Gespräch anzunehmen und geben ihm das Gefühl unwichtig zu sein. Auch das Lesen der eingehenden E-Mails im Blackberry während einer Besprechung ist unhöflich.

Kleiderordnung

Im Konferenzraum, beim Geschäftsessen oder auch bei offiziellen Veranstaltungen darf man das Jackett oder die Kostümjacke erst ablegen, wenn die Gastgeber dazu auffordern oder es vormachen. Der Ranghöchste in einer Konferenz entscheidet also, wann der richtige Zeitpunkt gekommen ist. Kommt man in einen Raum, und die Anwesenden haben sich bereits alle des Jacketts entledigt, sollte man fragen, ob es in Ordnung ist, wenn man das Jackett auch ablegt.

Visitenkarten

Als Gast überreicht man in einer geschäftlichen Situation die Visitenkarte zuerst und zwar dem ranghöchsten Gastgeber. Ist keine Hierarchie zu erkennen, sollten die Karten der Reihe nach ausgegeben werden. Die erhaltene Visitenkarte sollte nicht achtlos in die Hosentasche gesteckt werden, sondern man sollte einen kurzen und intensiven Blick darauf werfen. Es sollte auf akademische Titel geachtet, die zum Namen genannt werden sollten. Erhaltene Visitenkarten können gerne vor sich in der Reihenfolge gelegt werden, wie die Inhaber der Karte sitzen. So kann man die Namen besser zuordnen und sich dann auch merken. Man sollte sich keine Notizen auf der Visitenkarte machen, solange der Inhaber der Karte noch dabei ist. Wenn die Konferenz zu Ende ist, begleitet der Gastgeber die Gäste bis an den Haupteingang und verabschiedet sie allerdings nicht mit den Worten "den Weg kennen Sie ja". Mit einer Dank-E-Mail ein oder zwei Tage nach der Besprechung sollte zusammengefasst werden, was besprochen wurde und wer, was, bis wann zu erledigen hat.

Über die Autorin
Anke Quittschau ist Beraterin und Coach bei der Unternehmensberatung korrekt! in Königstein im Taunus.

Aus Forschung und Lehre :: November 2008

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