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Präsentations- und Vortragsgestaltung

VON LIOBA WERTH UND KLAUS SEDLBAUER

Hinweise und Tipps zur Gestaltung von Präsentationen und Vorträgen.

Präsentations- und Vortragsgestaltung© Abel Mitja Varela - iStockphoto.comPräsentationen und Vorträge dank strukturierter Vorbereitung erfolgreich gestalten
Hand aufs Herz: Haben Sie nicht auch schon den einen oder anderen Vortrag gehalten, mit dem Sie im Nachhinein recht unzufrieden waren, beispielsweise weil Sie Ihre Inhalte nicht prägnant oder zeitgerecht vermitteln, das Publikum nicht in Bann ziehen oder einfach kein Interesse wecken konnten? Woran lag dies Ihres Erachtens? Haben Sie etwas falsch gemacht, waren die Rahmenbedingungen zu schlecht (der falsche Zeitpunkt, der Raum zu kalt, zu viele Vorredner etc.) oder war es einfach nur das falsche Thema für die falsche Zielgruppe? Wissen Sie, wie Sie sicherstellen können, dass (gewillten) Zuhörern Ihre Vorträge im Gedächtnis bleiben und so ankommen, wie Sie es möchten?

Vortragsstruktur

Um zu wissen, wie sich ein guter Vortrag halten lässt, muss man zunächst wissen, wie er aufgebaut ist; denn nur wer weiß, welche Komponenten es zu berücksichtigen gilt, kann diese auch gezielt einsetzen. So lässt sich ein Vortrag in drei Teile untergliedern, die auch als 'rhetorische Triangel' bezeichnet werden: Die Einleitung, der Hauptteil und der Schluss. In allen drei Teilen geht es darum, der jeweiligen Funktion gerecht zu werden. Das bedeutet inhaltlich betrachtet, in der Einleitung das Thema EINZULEITEN, im Hauptteil die HAUPTSACHE zu behandeln und keine Nebensächlichkeiten sowie im Schluss das Ganze ABZUSCHLIESSEN. Das Publikum betreffend ist in der Einleitung das Interesse zu wecken, im Hauptteil aufrecht zu erhalten und am Schluss den Zuhörern das Gefühl zu geben, eine runde Sache gehört zu haben (Zusammenfassung) und etwas Wichtiges mit heimnehmen zu können (Nachhaltigkeit). Als Faustregel zur entsprechenden Zeitverteilung der drei Teile (Einleitung, Hauptteil, Schlussteil) könnte eine Aufteilung von 10:80:10 oder auch 20:70:10 gelten.

Das klingt in der Regel einfacher als es ist - denken Sie nur an all die wenig vorbildhaften Vorträge, die Ihnen auf die oben stehenden Fragen eingefallen sind. Im Folgenden werden Ihnen deshalb die diesbezüglich wichtigsten Tipps dargelegt.

A Einleitung

Ein guter Einstieg holt den Zuhörer bei seinem Kenntnisstand ab, baut eine Beziehung zu ihm auf, weckt Interesse und lässt Aufmerksamkeit entstehen.

Erste Elemente Ihres Vortragsbeginns sollten daher sein:
  • Zunächst einmal das Publikum willkommen heißen (sofern dies unmittelbar vor Ihnen keiner tat).
  • Sofern Sie nicht anmoderiert wurden, stellen Sie sich vor, andernfalls nicht.
  • Nennen Sie das Thema der Präsentation und stellen Sie klar, wie Sie zu dem Thema in Beziehung stehen. Manchmal kann es auch hilfreich sein, die 'Historie' der Präsentation oder des Vortrags darzustellen ("Wie kommt es, dass ich diese Präsentation halte?").
  • Nennen Sie die Hauptziele der Präsentation.
  • Geben Sie eine kurze 'Gebrauchsanweisung' (Gliederung, Dauer, Fragen usw.). Nennen Sie vielleicht auch schon eingangs Ihre zentrale Botschaft. Dies hat den Vorteil, dass Sie an der Reaktion des Publikums unmittelbar erkennen können, wie viel Überzeugungsarbeit noch zu leisten sein wird, was es Ihnen leichter macht, inhaltliche Prioritäten zu setzen.

Ihr Publikum ziehen Sie in Bann, wenn Ihre Einleitung Aspekte enthält wie
  • positive Neuigkeiten ("Letzte Woche habe ich gelesen, dass die Bedeutung Ihres Studienfaches zunehmen wird ..."),
  • ein vor kurzem stattgefundenes persönliches Ereignis ("Als ich gerade den Gang entlang lief, fragte mich jemand ...") oder eine Anekdote,
  • eine einleitende Frage, die Aufforderungscharakter hat und zum Mitdenken anregt ("Können Sie sich an ein Beispiel erinnern, bei dem in Ihrer Besprechung xyz schief gelaufen ist?"),
  • eine provozierende Frage ("Wie kann eine Elite-Universität wie die Ihrige ...?") oder auch ein Aufstellen einer kuriosen, gewagten oder paradoxen These,
  • Aufzeigen des persönlichen Nutzens des Zuhörens ("Im Folgenden werden Sie erfahren, wie Sie selbst in wenigen Schritten xyz umsetzen können"), ggf. auch zuvor Betroffenheit herstellen ("Wussten Sie, dass 76 % der Probleme dieser Art selfmade sind und durch ein besseres Projektmanagement zu verhindern gewesen wären?").
  • Tipp: Lassen Sie zu Vortragsbeginn Ihren Blick ganz bewusst in die Runde schweifen und nutzen Sie diesen Moment, sich zu sammeln und Konzentration zu finden; dies wird auch die Zuhörer aufmerksamer sein lassen.

Immer wieder trifft man auf Redner, die sich zu Beginn ihres Vortrags entschuldigen, beispielsweise dafür, dass die PowerPoint-Folien leider etwas unübersichtlich (was natürlich nicht vorkommen sollte!), sie nervös, oder gesundheitlich angeschlagen seien etc. Entschuldigungen sind meist ein Ausdruck von Unsicherheit und der Vortragende erhofft sich dadurch, das Publikum wohlwollend stimmen zu können. Allerdings rücken Fehler und Unsicherheiten durch Entschuldigungen meist überhaupt erst in den Vordergrund - sie fokussieren die Aufmerksamkeit: "Oh ja, die Folie kann man schon wieder kaum lesen.". Vermeiden Sie also Entschuldigungen und bitten Sie nur dann darum, wenn wirklich spontan etwas zu Entschuldigendes passiert (wie ein inhaltlicher Fehler, den Sie soeben auf der Folie entdecken, ein Hustenanfall Ihrerseits, sodass Sie Ihre Rede unterbrechen mussten).

Was Sie ebenfalls zu Beginn nicht tun sollten, ist zu versprechen, dass Sie sich "in Anbetracht der Zeit kurz fassen werden". Durch eine solche Ankündigung wirkt das Thema langatmig, Ihr Vortrag übertrachtet (was er vielleicht gar nicht ist) und man kann den Eindruck bekommen, dass Sie leider genau die Inhalte ausgelassen haben, die eigentlich spannend gewesen wären. Kurzum: Sie erreichen auch hier eine gegenteilige Wirkung. Fassen Sie sich einfach kurz und betonen Sie es nicht weiter.

B Hauptteil

Im Hauptteil des Vortrags wird den Zuhörern das Thema systematisch vorgestellt. Dazu wird die inhaltliche Konzeption in Haupt- und Unterpunkte gegliedert.
  • Präsentieren Sie den Inhalt in einer 'bekömmlichen' (KISS-Prinzip: "Keep it short and simple") und interessanten Art und Weise. Haben Sie Mut zu kurzen Sätzen, diese wirken kraftvoll, lebendig, dynamisch und prägen sich leichter ein als lange Sätze.
  • Achten Sie auf Ihre Körpersprache, denn sie begleitet und ergänzt Ihre inhaltlichen Aussagen. Nutzen Sie Ihr nonverbales Verhalten, um sich selbst gut und sicher zu fühlen sowie eine positive Ausstrahlung zu haben.
  • Gestalten Sie die Beziehung zu Ihrem Publikum, beispielsweise durch Fragen und für die Zielgruppe relevante Beispiele.
  • Achten Sie auf Ihr Publikum. Reaktionen der Zuhörer (wie bspw. Stirnrunzeln, fragende Blicke, Schmunzeln) sagen viel darüber aus, was angekommen ist - oder was Sie vielleicht wiederholen sollten.

C Schluss

Der erste Eindruck ist zwar entscheidend und prägend für den weiteren Verlauf; doch genauso gilt: Der letzte bleibt. Das heißt, er ist ebenso nachhaltig und deshalb ein bedeutender Teil Ihrer Wirkung. Auf der inhaltlichen Ebene sollte zum Vortragsende eine Zusammenfassung erfolgen. Diese können Sie ganz konkret vorbereiten (sowohl den Text als auch die Folien oder ein Flip). Bei längeren Vorträgen sollte schon während des Vortrags die Möglichkeit genutzt werden, Zwischenergebnisse zu subsumieren oder kurze Teilzusammenfassungen zu geben. Diese helfen Ihren Zuhörern beim Verständnis sowie bei der Einordnung des Gesagten in den Gesamtkontext und ermöglichen zugleich eine kurze gedankliche Verschnaufpause. Die Nachhaltigkeit Ihrer Zusammenfassung können Sie steigern, indem Sie ...
  • am Ende Ihre wichtigsten Aussagen nochmals präzise, aber stichpunktartig wiederholen: Formulieren Sie Ihre Take-Home-Message. Halten Sie sich auch hier an das KISS-Prinzip: Formulieren Sie möglichst wenige Aussagen und bedienen Sie sich gerne auch einfacher, bildhafter Formulierungen - die sind oft besonders einprägsam.
  • einen Ausblick geben oder einen Appell ("Denken Sie also beim nächsten Mal daran ...!") senden. Ein 'großes Finale' wird es, wenn Ihre Schlussworte das Publikum begeistern, verblüffen, zum Nachdenken anregen oder zum Lachen bringen.
  • dem Publikum im letzten Satz danken. Sagen Sie allerdings nicht "Danke für Ihre Aufmerksamkeit" oder sogar "Geduld". Das kann den Eindruck erwecken, dass Sie dankbar sind, dass das Publikum nicht eingeschlafen ist. Verwenden Sie stattdessen Sätze wie "In meiner Präsentation wollte ich die Wichtigkeit betonen... Danke', "Vielen Dank. Ich möchte Sie nun einladen zu unserem Umtrunk im Foyer ..." oder "Ich freue mich jetzt auf die Diskussion mit Ihnen!".

Teil 1 der Reihe "Präsentieren und Vorträge halten": Vortragsvorbereitung in Forschung und Lehre»
Teil 3 der Reihe "Präsentieren und Vorträge halten": Sitzungen - erfolgreich nutzen»

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Über die Autoren
Prof. Dr. Lioba Werth ist habilitierte Diplom-Psychologin, hat an der TU Chemnitz den Lehrstuhl für Wirtschafts-, Organisations- und Sozialpsychologie inne und leitet ein Unternehmen für Beratung, Coaching und Training (auch im wissenschaftlichen Bereich).

Prof. Dr. Klaus Sedlbauer studierte Physik, promovierte in Bau- und Umweltingenieurwissenschaften, hat den Lehrstuhl für Bauphysik an der Universität Stuttgart inne und leitet das Fraunhofer-Institut für Bauphysik. In seinem Ingenieurbüro und seiner Firma beschäftigt er sich mit Aufgaben aus der Baupraxis.

Aus dem Handbuch "In Forschung und Lehre professionell agieren" :: 2011

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