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Vortragsvorbereitung in Forschung und Lehre


VON LIOBA WERTH UND KLAUS SEDLBAUER

Drei Schritte zur Vorbereitung von Vorträgen.

Vortragsvorbereitung© Joshua Hodge Photography - iStockphoto.comErfolgreich Vorträge halten durch gute Vorbereitung
Sind Ihnen schon einmal Kollegen aufgefallen, die ihren Vortrag auf der Fahrt zum Kongress vorbereiten, oder sogar in einer Pause vor ihrem Vortragsblock, oder aber immer wieder den gleichen Vortrag mitsamt den gleichen Gags halten? Diese Vorträge werden in der Regel nur bedingt effektiv sein, denn jeder erfolgreiche Vortrag bedarf einer guten Vorbereitung oder zumindest Anpassung an Ort und Zuhörerschaft. Bedenken Sie: Sie können nie wieder so viel Einfluss auf das Gelingen des Vortrags nehmen wie in der Vorbereitungszeit. Im Rahmen einer Vorbereitung gewinnen Sie ein Mehr an Informationen und Detailkenntnissen bzw. Struktur und haben die Möglichkeit, gezielte Visualisierungen anzufertigen, weitere Materialien für den Bedarfsfall (bspw. die Diskussion) aufzubereiten. Letztendlich werden Sie vorbereitet eine größere persönliche Sicherheit und Klarheit im Auftreten spüren und ausstrahlen, die Ihnen auch in schwierigeren Vortragssituationen Gelassenheit für souveräne spontane Reaktionen verschafft. Im Folgenden werden daher die zur Vorbereitung gehörenden Arbeitsschritte beschrieben.

Schritt 1: Allgemeine Vorbereitung

Zu einer sinnvollen Vorbereitung benötigen Sie zunächst ganz allgemeine Informationen. Dazu zählen beispielsweise Auskünfte über das Publikum (Beziehung zu den Zuhörern aufbauen), den Anlass und übergeordneten Kontext Ihres Vortrags (denken Sie an eine dem Anlass angemessene Kleidung), Veranstaltungsort, die Vortragsziele etc. Natürlich sollten Sie sich auch nach exakter Vortragslänge und Diskussionszeit erkundigen und schließlich die Themen der Vor- und Nachredner anschauen (bspw. im Abstract-Band, aber auch unmittelbar vor Ihrem Vortrag den Beitrag Ihres Vorredners mit Perspektive auf Ihren anschließenden anhören), um Wiederholungen zu vermeiden oder Anknüpfungspunkte und Ergänzungen zu nutzen.

Schritt 2: Inhaltliche Vorbereitung

Natürlich wissen Sie als Redner, was und dass Sie etwas zu sagen haben. Jedes Mal bei Adam und Eva anzufangen reicht Ihnen langsam? Das ist nur allzu gut nachvollziehbar, doch versetzen Sie sich einmal in die Lage Ihrer Zuhörer: Sie haben Ihren Wissens- und Erfahrungsschatz leider (noch) nicht, hören alles oder vieles zum Ersten Mal, werden eventuell überladen mit neuen Informationen und müssen in alldem erkennen, was der zentrale Punkt ist. Als guter, zielgruppenorientierter Redner überlegen Sie sich daher zuvor, was die zwei bis drei Aspekte bzw. 'zentralen Botschaften' sind, die die Zuhörer wirklich mit nach Hause nehmen sollen (Take-Home-Messages): Was soll sie bewegen, wenn sie den Raum verlassen? Was soll ihnen sofort einfallen, wenn man sie im Anschluss an Ihren Vortrag nach den zentralen Aspekten fragt? An was sollen Sie sich in ein paar Wochen definitiv noch erinnern? Um diese Ziele zu erreichen, gehen Sie in folgender Reihenfolge vor:

Ziele festlegen und Stoff sammeln
Legen Sie zunächst die Ziele Ihrer Präsentation fest: Was wollen Sie mit Ihrem Vortrag erreichen? Was sollen die Teilnehmer lernen/am Ende wissen? Orientieren Sie folglich die Wahl Ihrer weiteren Themen und Inhalte an diesen Zielen: Was muss das Publikum wissen, um meine Take-Home-Message(s) zu verstehen? Ebenso bedeutet es, dass Sie Ihre Kenntnisse über das Publikum sowie den Auftraggeber (deren Erwartungen, Bedürfnisse, Vorwissen usw.) mit einbeziehen müssen - was wäre entsprechend der inhaltliche Stoff, den Sie bringen müssen, um Ihre Ziele bei dieser Zielgruppe umzusetzen bzw. zu erreichen?

Reduktion der Themen und Inhalte auf das Wesentliche
Als nächstes gilt es, die Fülle an Themen und Inhalten, die Ihnen bezüglich Ihrer Ziele eingefallen sind, zu reduzieren. Begrenzen Sie den Vortrag inhaltlich und passen Sie den Umfang der zur Verfügung stehenden Zeit an, denn nur selten haben Sie die Zeit, alles anzusprechen, was zu dem betreffenden Thema gehört oder angesprochen werden könnte. Das klingt leichter als es ist? Dann hilft es Ihnen sicher, den Stoff in drei Bereiche einzuteilen: In Kann-, Soll- und Muss-Inhalte. Sammeln, priorisieren und strukturieren Sie dann Ihre Argumente und später auch Folien. Um diese Priorisierung während des Vortrags nicht aus den Augen zu verlieren, können Sie beispielsweise Ihre Stichwortkarten farbig sortieren. Verwenden Sie z.B. weiße Karten für die Inhalte, die Sie vortragen müssen, gelbe Karten für die Inhalte, die Sie vortragen sollen und grüne für solche, die in die Kann-Kategorie fallen.

Buchtipp

LIOBA WERTH UND KLAUS SEDLBAUER

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Visualisieren der ausgewählten Inhalte
Denken Sie schon einmal über Medien und Materialien, die Sie verwenden wollen, nach, orientieren Sie sich hinsichtlich des Einsatzes aber unbedingt am Inhalt - nicht jedes Medium passt zu jedem Inhalt. Hilfreich ist es auch, für den Kern Ihrer Botschaft ein Symbol, ein Logo oder eine andere Form der Visualisierung zu verwenden, das ggf. immer wieder auftaucht. Damit können die Zuschauer/Zuhörer schneller den Sinn der Folie erfassen als durch das zeitlich aufwändige Lesen eines Textes. Somit unterstützt Ihre Visualisierung die schnelle und automatische Verarbeitung des Stoffs und minimiert damit das Anstrengungsgefühl des Publikums - ein Effekt, der Ihnen zugute kommen wird! Je weniger anstrengend (aber zugleich anregend) und gefälliger Ihr Vortrag ist, desto mehr wird dies Ihrer Kompetenz zugeschrieben!

Schritt 3: Didaktische Vorbereitung

Arbeiten Sie den Kern Ihrer Botschaft heraus - was ist Ihre Take-Home-Message? Und orientieren Sie die Folge der weiteren Themen, Inhalte, Medien und Methoden an jener. Sie können sie in der Präsentation auch mehrfach wiederholen, aufgreifen, an Beginn und Ende Ihres Vortrags stellen etc. und sie so zum Mittelpunkt des Geschehens machen. Ein weiteres, zentrales didaktisches Element ist die Fokussierung auf Verständlichkeit - denn ein Vortrag kann nur dann überzeugen, wenn er verständlich ist.

Achten Sie daher darauf, dass Ihr Vortrag ...
  • einfach und verständlich formuliert ist. Das erreichen Sie, indem Sie kurze Sätze bilden und den Zuhörern bekannte Wörter verwenden bzw. Fachausdrücke erklären.
  • den Zuhörern Orientierung und Struktur gibt. Oftmals sind die Strukturen, der imaginäre rote Faden, den Zuhörern nicht so klar, wie Ihnen selbst. Schaffen Sie daher sichtbare Strukturen, indem Sie
    • Orientierungshilfen geben. Bauen Sie dazu Ihren Zuhörern 'mentale Brücken', d.h. geben Sie Beispiele oder unterstreichen Sie Inhalte mit Zahlen, Daten und Bildern. Sie können auch, je nach Anlass und Bedarf, die Folien zusätzlich als Handouts austeilen, wenngleich das eine innere Strukturierung Ihres Vortrags natürlich nicht ersetzt.
    • überdeutlich strukturieren. Dazu geben Sie stets eine Gliederung oder Agenda an (z.B. visualisiert in Ihrer PowerPoint-Präsentation oder auf dem Flipchart) und bereiten Übergänge und Überleitungen sorgfältig vor (von Thema zu (Unter-)Thema bzw. von Folie zu Folie) und stellen Sie die Beziehungen zwischen den Teilen her. Schließlich sollten Sie das Gesagte regelmäßig am Ende eines Themenblocks oder Gliederungspunkts zusammenfassen bzw. ein Zwischenfazit ziehen. So haben Sie auch die Möglichkeit, die zentralen Elemente Ihrer Take-Home-Messages herauszustellen und Ihren roten Faden zu verdeutlichen.
  • Prägnanz aufweist. Um dies zu erreichen, wiederholen Sie nur, wenn nötig (wie im Falle einer Zusammenfassung) oder wenn es didaktisch-zielorientiert geboten ist (wie bspw. eine Definition zweimal vorlesen und jeweils einen anderen Aspekt hervorheben). Achten Sie darüber hinaus auf Ihre Wortwahl; geben Sie genügend, aber nicht zu viele Erklärungen.
  • Stimulanz bietet, d.h. Elemente, die die Informationen 'lebendiger' und 'greifbarer' machen. Achten Sie aber bei all diesen 'anregenden Extras' darauf, dass sie in direktem Zusammenhang mit dem Inhalt stehen; verwenden Sie sie nicht zum Selbstzweck.

Teil 2 der Reihe "Präsentieren und Vorträge halten": Präsentations- und Vortragsgestaltung»
Teil 3 der Reihe "Präsentieren und Vorträge halten": Sitzungen - erfolgreich nutzen»


Über die Autoren
Prof. Dr. Lioba Werth ist habilitierte Diplom-Psychologin, hat an der TU Chemnitz den Lehrstuhl für Wirtschafts-, Organisations- und Sozialpsychologie inne und leitet ein Unternehmen für Beratung, Coaching und Training (auch im wissenschaftlichen Bereich).

Prof. Dr. Klaus Sedlbauer studierte Physik, promovierte in Bau- und Umweltingenieurwissenschaften, hat den Lehrstuhl für Bauphysik an der Universität Stuttgart inne und leitet das Fraunhofer-Institut für Bauphysik. In seinem Ingenieurbüro und seiner Firma beschäftigt er sich mit Aufgaben aus der Baupraxis.

Aus dem Handbuch "In Forschung und Lehre professionell agieren" :: 2011

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