Institutskoordinator*in am Institut für Astrophysik

Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 Mitarbeiter*innen tragen mit ihrer Expertise in Administration und Organisation dazu bei, exzellente Forschung und Lehre zu ermöglichen. Sie wissen wie und wo sie am besten arbeiten können. Flexibel, remote, mit dem Freiraum, den sie brauchen, um ihr Potential zu entfalten. Sie wissen es auch? Wir suchen einen*eine

Institutskoordinator*in am Institut für Astrophysik

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft leisten wollen. An einem Ort, an dem der Austausch gelingt, mit der nötigen Freiheit, Professionalität und hohem Selbstanspruch.

Ihr Arbeitsplatz:

Das Institut für Astrophysik der Universität Wien bietet eine abwechslungsreiche und internationale Arbeitsumgebung mit derzeit ca. 90 wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen und sechs Kolleg*innen in Administration und IT. Da unsere Wissenschafter*innen aus 20 verschiedenen Ländern kommen, sind Englisch und Deutsch die Arbeitssprachen. Wir sind das größte astronomische Institut in Österreich und in zahlreiche internationale Kooperationen eingebunden. Der Arbeitsort, die Universitätssternwarte, liegt im 18. Wiener Gemeindebezirk inmitten des Naturdenkmals Sternwartepark.

Die Position ist auf ein Jahr befristet, mit der Option auf Entfristung in beiderseitigem Einvernehmen.

Ihre zukünftigen Aufgaben:

Als Institutskoordinator*in sind Sie für alle organisatorischen Aspekte des Instituts zuständig. Innerhalb des Instituts sind Sie die Schnittstelle zwischen administrativem und wissenschaftlichem Personal und den (stellvertretenden) Institutsleiter*innen. Darüber hinaus koordinieren Sie die Zusammenarbeit mit Einrichtungen auf Fakultätsebene (z. B. mit dem Dekanat, dem Studien-Service-Center) sowie auf Universitätsebene (z. B. mit Serviceeinheiten wie Personalwesen und Frauenförderung, Finanzwesen und Controlling, Raum- und Ressourcenmanagement) in administrativen Angelegenheiten. 

Diese Position bietet Ihnen einzigartige Möglichkeiten, um mit Menschen aus verschiedenen Bereichen in einem internationalen Umfeld zusammenzuarbeiten. Sie können auf verschiedene bereits vorhandene Unterstützungsstrukturen aufbauen.

Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:
•    Fachliche Führung des Allgemeinen Personals des Instituts
•    Optimierung der Geschäftsprozesse in der Verwaltung
•    Erhebung der für die Entscheidungen der Institutsleitung erforderlichen Informationen und Koordination des Berichtswesens
•    Verteilung, Verwendung und Überwachung des Jahresbudgets des Instituts
•    Organisation und Sicherstellung der Struktur für die interne und externe Kommunikation
•    Inhaltliche und organisatorische Vor- und Nachbereitung von institutsinternen Besprechungen
•    Operative Verantwortung mit Ihrem Team in den Bereichen Budget inkl. Drittmittel, Personal, (Gebäude-) Infrastruktur und Veranstaltungsplanung
•    Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit des Instituts

Ihr Profil:

Das Institut für Astrophysik sucht eine/n kompetente/n, motivierte/n, engagierte/n und selbstständige/n Institutskoordinator*in mit Erfahrung im universitären und/oder öffentlichen und/oder wissenschaftlichen Bereich.

Ihr Profil sollte umfassen:
•    Facheinschlägiger Studienabschluss (Bachelor) oder (Fach-)Matura plus einschlägige Berufserfahrung und Kenntnisse
•    Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Büromanagement (vorzugsweise im wissenschaftlichen/universitären Kontext)
•    Erfahrung im Prozessmanagement und die Fähigkeit, (komplexe) Prozesse zu steuern
•    Erfahrung in Führungspositionen und die Fähigkeit, mit Herausforderungen und Fristen umgehen zu können
•    Ausgeprägte organisatorische und koordinative Fähigkeiten
•    Hohe soziale und kommunikative Kompetenz
•    Fähigkeit, in einem dynamischen Team zu arbeiten und in einer serviceorientierten und flexiblen Weise zu agieren
•    Selbstständiger, strukturierter und lösungsorientierter Arbeitsstil
•    Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
•    Umfassende IT-Anwenderkenntnisse (MS Office)
•    Bereitschaft zur Weiterbildung

Von Vorteil sind: 
• Erfahrung in der Verwaltung von Drittmittelprojekten, im Budget- und Personalmanagement 
• Kenntnisse der Hochschulstrukturen und -abläufe oder Erfahrung in der Hochschulverwaltung 
• Erfahrung mit Hochschul-IT-Anwendungen (i3v, SAP, SALTO, Typo3) 
• Erfahrung in Öffentlichkeitsarbeit, Konferenzorganisation und -betreuung

Das bieten wir Ihnen:

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversen universitären Background, in einer positiven Arbeitsumgebung. 
Gute öffentliche Anbindung: Ihr Arbeitsplatz, die Universitätssternwarte, befindet sich inmitten des Naturdenkmals Sternwartepark in der lebenswerten Stadt Wien mit hervorragender öffentlicher Anbindung.

Work-Life-Balance: Unsere Mitarbeiter*innen profitieren von flexiblen Arbeitszeiten. Nach Absprache kann Homeoffice in Österreich bis zu einem gewissen Ausmaß möglich sein. 
Interne Weiterbildung: Möglichkeit, Ihre Kompetenzen fortlaufend zu vertiefen. Über 600 Kursen stehen zur Auswahl - kostenlos. 
Gehalt: Das Brutto-Grundgehalt von EUR 3.071,30 (auf Basis Vollzeit, 14-mal pro Jahr, Betrag für 2025) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.
Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

Sind Sie interessiert?

Bitte bereiten Sie Ihre Bewerbung wie folgt vor:
•    ein Motivationsschreiben
•    einen Lebenslauf
•    eine Liste mit Referenzkontakten oder Empfehlungsschreiben
•    über die Schaltfläche „Jetzt bewerben“ auf unserem Jobportal.

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Glenn van de Ven

glenn.van.de.ven@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 09.10.2025

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