Kaufmännische Geschäftsführung (m/w/d)

Kienbaum Consultants International GmbH

Kaufmännische Geschäftsführung (m|w|d)

Ihre Aufgaben:

• Verantwortung für den gesamten kaufmännisch-administrativen Bereich des Instituts, insbesondere Finanzen, Controlling, Personalverwaltung, Drittmittelmanagement, Recht, Vergabe sowie für das Liegenschaftsmanagement.
• Steuerung des Haushalts (ca. 6 Mio. Euro jährlich), inklusive Erstellung und Überwachung des Wirtschaftsplans, Jahresabschluss und Berichterstattung an Gesellschafter und Aufsichtsrat.
• Sicherstellung der Einhaltung aller relevanten rechtlichen und förderrechtlichen Vorgaben, insbesondere im Rahmen der institutionellen Förderung durch das Land NRW sowie der Drittmittelfinanzierung durch Bund, EU und internationale Organisationen.
• Weiterentwicklung und Digitalisierung von Verwaltungsstrukturen, u.a. im Bereich ERP-Vernetzung, DATEV, HR-Systeme (z.B. HRworks).
• Gestaltung und Überwachung eines Compliance-Managements, das rechtliche Vorgaben und wirtschaftliche Kontrollmechanismen integriert – während die wissenschaftliche Integrität von der wissenschaftlichen Geschäftsführung verantwortet wird.
• Steuerung der IT-Infrastruktur in enger Zusammenarbeit mit der wissenschaftlichen Leitung.
• Weiterentwicklung der Personalentwicklung, des Risiko- und Sicherheitsmanagements sowie Verantwortung für den Arbeitsschutz und die Sicherheit der Mitarbeitenden, insbesondere bei Auslandsreisen und Projektarbeit in Krisen- und Konfliktregionen.
• Begleitung und Unterstützung der wissenschaftlichen Arbeit durch verlässliche administrative Rahmenbedingungen – mit einem guten Gespür für die spezifischen Anforderungen eines interdisziplinären, international tätigen Instituts.
• Enge Zusammenarbeit mit dem wissenschaftlichen Geschäftsführer, auf Augenhöhe und im kooperativen Miteinander, mit dem gemeinsamen Ziel, das BICC nachhaltig zu stärken.
• Gremienmanagement sowie vertrauensvolle Kommunikation mit dem Gesellschafter, dem Aufsichtsrat und weiteren externen Partnern.

Ihr Profil:

• Fachliche Qualifikationen und Erfahrungen
• Ein abgeschlossenes Hochschulstudium mit kaufmännischem, juristischem oder verwaltungswissenschaftlichem Schwerpunkt (z.B. Betriebswirtschaft, Wirtschaftsrecht, Verwaltungswissenschaften) oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Erfahrung in der kaufmännischen oder administrativen Leitung komplexer Organisationen – idealerweise im öffentlichen oder wissenschaftsnahen Bereich.
• Erfahrung in der Steuerung von Drittmittelprojekten sowie im Rechnungswesen, Controlling, Berichtswesen und Finanzmanagement.
• Fundierte Kenntnisse in den relevanten Rechtsgebieten (v. a. Haushalts-, Vergabe- Zuwendungs- und Arbeitsrecht (TV-L)).
• Praxis in der Digitalisierung administrativer Prozesse (z.B. Einführung oder Steuerung von DATEV- oder HR-Systemen).
• Erfahrung mit dem Aufbau und der Steuerung administrativer Prozesse aus einer ganzheitlichen Perspektive (vom Personal über IT bis zur Compliance).
• Vertrautheit mit der Zusammenarbeit in wissenschaftlichen Kontexten – z.B. mit Universitäten und Forschungseinrichtungen
• Hohes Maß an Kommunikationsstärke, Entscheidungsfreude und diplomatischem Geschick nach innen und außen.
• Erfahrung in der Führung interkultureller Teams, mit einem kooperativen, motivierenden Führungsstil und Gespür für unterschiedliche Arbeitsweisen.
• Ausgeprägte interkulturelle Kompetenz und verhandlungssichere Beherrschung der englischen Sprache in Wort und Schrift.

Wünschenswert sind außerdem:

• Kenntnisse über die Anforderungen an Forschungs- und Beratungsprojekte in internationalen oder entwicklungspolitischen Kontexten – idealerweise mit Bezug zu Ländern des Globalen Südens.
• Erfahrung mit der Verantwortung für Sicherheit, Gesundheits- und Arbeitsschutz, insbesondere im Hinblick auf Mitarbeitende in Krisen- und Konfliktregionen.

Persönlichkeit

• Ausgeprägte Führungs-, Organisations- und Projektkompetenz.
• Hohe soziale Kompetenz und Entscheidungsfreude.
• Souveräne und nahbare Führungspersönlichkeit mit klarem Werteverständnis.
• Kommunikativ, verbindlich und sensibel im Umgang mit unterschiedlichen Akteuren.
• Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Integrität.
• Identifikation mit den Zielen und Werten einer gemeinwohlorientierten Forschungseinrichtung.
• Ausgeprägte interkulturelle Sensibilität und Offenheit für eine internationale, wissenschaftsgeprägte Arbeitsumgebung.
• Bereitschaft, sich langfristig mit der Aufgabe zu identifizieren.