Koordinator*in Doktoratsschule

Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Davon sind rund 7.500 in der Wissenschaft und Lehre beschäftigt, weitere 2.900 in der Administration und Organisation. Wir suchen einen*eine 

Koordinator*in Doktoratsschule

Wir suchen eine engagierte Persönlichkeit, welche als Karenzvertretung in hoher Verantwortung, Leistungsbereitschaft und Selbständigkeit Agenden der Doktoratsschule „Microbiology and Environmental Science“ am Zentrum für Mikrobiologie und Umweltsystemwissenschaft betreut.

Die Stelle ist ab 1.11.2025 mit 10 Wochenstunden verfügbar und ab 1.12.2025 bis zum Ende der Abwesenheit einer Mitarbeiterin mit 36 Wochenstunden verfügbar. Eine Stundenaufstockung ab 1.12. auf 36 Stunden ist explizit erwünscht.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Die Doktoratsschule bietet den administrativen Rahmen für ca. 95 Studierende in den Fächern Biologie, Molekulare Biologie, Erdwissenschaften, und Umweltwissenschaften von der Inskription bis zur Defensio. Wir unterstützen die Studierenden durch Trainings und Lehre auf dem Doktoratsniveau, veranstalten Events und entwickeln die Schule gemeinsam mit den Studierenden weiter.

Sie sind essenzieller Kern des Teams der Doktoratsschule und kümmern sich – mit Unterstützung durch das Team – um Budget, Lehr- und Eventorganisation und alle administrativen Agenden.

Das machen Sie konkret:

Sie organisieren die Abläufe in der Doktoratsschule „Microbiology and Environmental Science“, betreuen die Studierenden und Lehrenden und tragen mit innovativen Ideen zu der Entwicklung der Doktoratschule bei. Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Studierende, Lehrende, Website, etc.). Sie arbeiten in enger Zusammenarbeit mit den Studienservicecentern, sowie mit den Abteilungen für Öffentlichkeitsarbeit, Finanz- und Personaladministration der Universität Wien und dem Doktorand*innenzentrum. Sie planen und verwalten das Budget der Schule und organisieren Ausschreibungen für neue Stellen und Abschlussfinanzierungen von Doktorand*innen.

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Berufserfahrung im Bereich der Wissenschaftskoordination, Administration und Organisation von Hochschullehre
• Masterabschluss eines einschlägigen naturwissenschaftlichen Studiums, ein naturwissenschaftliches Doktorat ist gewünscht.
• Sehr gute MS Office Kenntnisse, technologieaffin (Betreuung von Website, Recruiting Tools, SAP, Automatisierung von Arbeitsabläufen)
• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch und Englisch

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten, im gegenseitigen Einvernehmen auch gerne in Teilzeit.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 3.390,30 (Vollzeitbasis) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Weitere Unterlagen, zB Referenzschreiben, wenn vorhanden 
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Nadja Holzleitner

vds-mes.cemess@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.
 

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Bewerbungsfrist: 24.10.2025

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