Leitung Team Magazin und Entlehnung (m/w/d)

Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Davon rund 7.500 sind in der Wissenschaft und Lehre beschäftigt, weitere 2.900 in der Administration und Organisation. Wir suchen einen*eine 

Leitung Team Magazin und Entlehnung (m/w/d)

Wenn Sie für Ihr Leben gern kommunizieren, strukturieren und organisieren, am liebsten in sinnvollen Projekten arbeiten, dann willkommen in unserem Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft leisten wollen. An einem Ort, an dem der Austausch gelingt, mit der nötigen Freiheit, Professionalität und hohem Selbstanspruch.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Die Universitätsbibliothek schafft mit der Hauptbibliothek, 33 Fachbibliotheken und dem Archiv ideale Bedingungen für Forschung, Lehre und Studium an der Universität Wien. Sie gestaltet Open Science, unterstützt Wissenschaft im digitalen Wandel und fördert durch moderne Lernräume, individuelle Beratung und ein breites Workshop-Angebot Informationskompetenz und wissenschaftlichen Austausch. Sie versorgt Universitätsangehörige und die Öffentlichkeit mit über zehn Millionen Medien aus acht Jahrhunderten. 

Das Team Magazin und Entlehnung entsteht 2026 neu aus der Zusammenführung der Bereiche Büchermagazine und Entlehnung und ist der Abteilung Benutzungsservices zugeordnet. 21 fest angestellte Kolleg*innen betreuen gemeinsam mit 13 Mitarbeitenden im bibliothekarischen Hilfsdienst die Entlehnung im Hauptgebäude und die Bücherdepots der UB Wien an insgesamt drei Standorten. Zu den Aufgaben des Teams gehören unter anderem Ausheben und Einstellen der Bestände, regelmäßige Revisionen und Bestandspflege, Buchausgabe und -rücknahme, Schalter- und Springerdienste, Mahnwesen und Feedbackmanagement rund um die Entlehnung, grundlegende Digitalisierungsservices sowie die Abstimmung mit Fachbibliotheken und externen Partnerinstitutionen im Depotbereich.

Das machen Sie konkret:

• Leitung und Entwicklung des Teams Magazin und Entlehnung: Management, Organisation und kontinuierliche nutzendenzentrierte Weiterentwicklung
• Fachliche und administrative Personalführung sowie Personalentwicklung
• Dienstplanerstellung und Abwesenheitsmanagement
• Ressourcenplanung und Projektmanagement für im Verantwortungsbereich des Teams liegende Tätigkeiten
• Sicherstellung der ordnungsgemäßen Funktion und des einwandfreien Zustands der zugewiesenen Räumlichkeiten und Schnittstellenmanagement zu operativen Instandhaltungsdiensten 
• Abteilungsinterne und -übergreifende Zusammenarbeit (u. a. Team Bibliothekssysteme, IT-Services, Digitalisierungsservices, Universitätsarchiv, Sammlungskoordination, Administration und Fachbibliotheken)
• Institutionenübergreifende Zusammenarbeit, im Besonderen mit den Partnerinstitutionen des Depots Floridsdorf
• Mitgestaltung übergreifender Projekte der Universitätsbibliothek

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Abgeschlossene bibliothekarische Ausbildung und mindestens dreijährige Berufserfahrung 
• Nachgewiesene Erfahrung in der Leitung von Teams oder Arbeitsgruppen
• Anwendungssichere Kenntnisse der einschlägigen IT-Systeme (v. a. ALMA) sowie der (inter)nationalen Kataloge, Nachweissysteme und Datenbanken
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Ausgeprägte Service- und Nutzendenorientierung
• Freude am Kontakt mit Nutzenden und Gelassenheit in Stresssituationen
• Hohe Führungskompetenz und Konfliktfähigkeit
• Ausgeprägte Teamfähigkeit mit hoher sozialer und kommunikativer Kompetenz
• Eigenverantwortliche und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Flexibilität, Belastbarkeit

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen:

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 3.071,30 erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Weitere Unterlagen, wo notwendig 
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Hadi Mohammadi

hadi.mohammadi@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.
 

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 04.01.2026

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