Organisationsassistent*in am Institut für Politikwissenschaft

Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen eine*n

Organisationsassistent*in am Institut für Politikwissenschaft

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren, den Überblick behalten und das am liebsten in einem gesellschaftlich relevanten und facettenreichen Tätigkeitsfeld, dann willkommen im Team des Instituts für Politikwissenschaft! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, deren Expertise zur Beantwortung der drängendsten Fragen der heutigen Zeit beiträgt. Ihre Arbeit unterstützt diese fundierten Inhalte koordinativ sowie organisatorisch, und zwar an einem Ort, an dem Austausch und Wertschätzung großgeschrieben werden.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Sie unterstützen die Instituts- und Forschungsverwaltung am Institut für Politikwissenschaft, führen Aufgaben rund um Personal-, Budget und Raumverwaltung durch und unterstützen bei Bedarf den Bereich Öffentlichkeitsarbeit. Ihre Aufgabenbereiche umfassen somit eine spannende Bandbreite sowie eine Vielzahl an diversen Möglichkeiten, Ihre organisatorischen Fähigkeiten gestaltend einzubringen.

Was uns als Team besonders wichtig ist, ist ein wertschätzender und respektvoller Umgang miteinander sowie sich gegenseitig Räume für die Verwirklichung eigenständiger und innovativer Ideen zu geben.

Die Position ist zunächst auf den Zeitraum eines Jahres befristet. Es besteht die Möglichkeit, das Dienstverhältnis in beiderseitigem Einvernehmen zu entfristen.

Das machen Sie konkret:

• Sie sind für Budgetagenden zuständig, die Aufgaben umfassen u.a. Rechnungsabwicklung, Führen der Handkassa, Budgetcontrolling.
• Sie organisieren Veranstaltungen, koordinieren Termine und bereiten Sitzungen vor.
• Sie sind als Ansprechperson im Front Office zuständig für die Unterstützung von Mitarbeiter*innen sowie Lehrenden und Ansprechperson bei technischen Problemen in den Hörsälen.
• Sie kümmern sich um Reparaturen sowie Instandhaltung und unterstützen bei der Planung und bei der Umsetzung von Raumagenden.
• Sie sind für das Bestellwesen zuständig.
• Sie organisieren das Schlüsselmanagement, führen das Infrastruktur-Onboarding bei neuen Mitarbeiter*innen durch und sind für das Offboarding zuständig.
• Sie übernehmen Aufgaben im Bereich Personalverwaltung, unterstützen u.a. bei Stellenausschreibungen und bei der Abwesenheitsverwaltung.
• Sie sind für allgemeine Sekretariatstätigkeiten wie z.B. die Postverteilung und Dienstwege zuständig.
• Bei Bedarf unterstützen Sie die Öffentlichkeitsarbeit des Instituts durch selbstständige redaktionelle Betreuung der Institutswebsite und durch Übernahme von Aufgaben im Zusammenhang mit der Erstellung des wöchentlichen Newsletters.
• Sie übernehmen Aufgaben im Rahmen der Vertretungsregelung.

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Allgemeine oder berufsbildende höhere Schule (Matura) oder relevante betriebswirtschaftliche Vorerfahrung bzw. Zusatzausbildung
• Berufserfahrung im Office-Management, vorzugsweise im universitären Kontext
• Selbstständiger und strukturierter Arbeitsstil
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Word und Excel)
• Technikaffinität
• Erfahrung mit Content Management System (z.B. Typo 3) sowie mit SAP ist von Vorteil

Ihr besonderer Arbeitsstil:

• Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen.
• Sie strukturieren gern vielschichtige Aufgabenstellungen und wissen genau, wie sie diese priorisieren.
• Sie sind Teamplayer*in und haben hohe soziale und kommunikative Kompetenz.
• Sie sind daran interessiert, sich regelmäßig weiterzubilden.

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten in Form von Gleitzeit und die Möglichkeit im Homeoffice zu arbeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten, wertschätzenden Administrationsteams.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt (auf Vollzeitbasis) von EUR 2.699,2 erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Dienstzeugnissen
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

admin.politikwissenschaft@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 16.09.2025

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