Organisationsassistent*in

Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen eine*n

Organisationsassistent*in

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten und das am liebsten in in angenehmer Arbeitsatmosphäre, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft leisten wollen. An einem Ort, an dem der Austausch gelingt, mit der nötigen Freiheit, Professionalität und hohem Selbstanspruch.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Sie unterstützen das Team der Abteilung für Vergleichende Literaturwissenschaft und führen Verwaltungsaufgaben rund um Personal, Budget und Lehre eigenständig durch. Die Abteilung für Vergleichende Literaturwissenschaft ist Teil des Instituts für Europäische und Vergleichende Sprach- und Literaturwissenschaft.
Die Stelle ist bis 31.8.2026 befristet (mit Option auf ein unbefristetes Arbeitsverhältnis). 

Ihre Aufgaben:

• Administration von Drittmittelprojekten
• Betreuung der Homepage
• Allgemeine Verwaltungsaufgaben
• Erstellen und Verwalten von Datenbanken
• Vorbereitung der Druckvorlagen, Abwicklung des Publikationsvorgangs
• Mithilfe bei der Abwicklung der Stipendien, Sommerkurse etc.
• Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter/innen in allen administrativen Belangen
• Aufbereitung von Materialien für E-Learning
• Betreuung von Gastvortragenden
• Mithilfe bei der Organisation von Tagungen, Kongressen, Meetings etc.

Ihr Profil:

• Berufsbildende bzw. höhere Schule (Matura)
• Umfassende EDV-Anwenderkenntnisse (MS Office)
• Gute Englischkenntnisse
• Kenntnisse in bzw. Erfahrung mit E-Learning
• Erfahrung in der Abwicklung von administrativen Aufgaben bei Forschungsprojekten
• Hohe schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• Hohe Service- und Kund/innenorientierung
• Organisationsfähigkeit
• Selbständigkeit
• Teamfähigkeit
• Flexibilität
• Belastbarkeit
• Bereitschaft zur Weiterbildung

Von Vorteil sind Kenntnisse der universitären Strukturen und Abläufe bzw. Erfahrung in der universitären Verwaltung.

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.699,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.) 
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Paula Wojcik

paula.wojcik@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 15.08.2025

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