Organisationsassistent*in

Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Menschen gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft, davon rund 2.900 in der Administration und Organisation. Sie arbeiten transparent, präzise und schätzen den Austausch zwischen Fachbereichen und Arbeitskulturen. Mit ihrer Kompetenz tragen sie dazu bei, exzellente Forschung und Lehre zu ermöglichen. Fühlen Sie sich angesprochen? Wir suchen einen*eine

Organisationsassistent*in

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können. 

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Sie unterstützen das zentrale Administrationsteam am Institut für Geschichte und führen Verwaltungsaufgaben im Team sowie eigenständig durch. Diese Stelle richtet sich verstärkt an Menschen aus dem nach Behindertengesetz begünstigten Personenkreis.

Die ausgeschriebene Position ist vorerst auf 12 Monate befristet und kann - im beiderseitigen Einvernehmen - nach einem Jahr entfristet werden.  

Das machen Sie konkret:

•    Sie unterstützen das administrative Team bei diversen organisatorischen Aufgaben. Das bedeutet u.a. Erledigung der laufenden Büroagenden, Post sowie telefonischer und elektronischer Anfragen an das Institut.
•    Gemeinsam mit Kolleg*innen betreuen Sie den Veranstaltungskalender und diverse Projektwebseiten, aktualisieren u:cris (Forschungsdokumentation der Institutsmitglieder) und unterstützen die Lehrenden beim Anlegen und Pflegen der Moodle-Kurse.
•    Sie helfen bei Organisation und Durchführung der Tagungen/Vorträge/Veranstaltungen mit.
•    Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben.

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

•    Sie arbeiten eigenverantwortlich, strukturiert und lösungsorientiert, sind durchsetzungsfähig, serviceorientiert und versiert im sprachlichen Ausdruck in Deutsch und Englisch und verfügen über eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz
•    Sie verfügen über Berufserfahrung in Office-Management und Administration (vorzugsweise im universitären Kontext)
•    Sie bringen mit: einen Abschluss auf dem Niveau einer allgemeinen oder berufsbildenden mittleren bzw. höheren Schule (Matura) oder einen kaufmännischen Lehrabschluss und langjährige Office Erfahrung
•    Sie haben Erfahrung im Umgang mit gängigen EDV-Programmen (MS Office, Adobe Acrobat, CMS)
•    Sie haben Freude an und Bereitschaft zur Weiterbildung

Das bieten wir Ihnen:

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team. Diese Stelle richtet sich verstärkt an Menschen aus dem nach Behindertengesetz begünstigten Personenkreis.
Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.
Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.
Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot.
Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.699,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

So einfach bewerben Sie sich:

•    Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
•    Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
•    Weitere Unterlagen, die für das Antreten einer Inklusionsstelle notwendig sind
•    Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Petra Latschenberger  

petra.latschenberger@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 27.08.2025

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