Projektbüro und Assistenz Digital Office (m/w/d)

Christian-Albrechts-Universität zu Kiel (CAU)

Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel trägt durch Forschung, Lehre und Wissenstransfer zur Lösung der großen Herausforderungen unserer Zeit auf den Gebieten Gesundheit, Umwelt und Kultur im Wandel, Ernährung und Energie bei. So sichert sie den Frieden und erhält die Lebens­grundlage zukünftiger Generationen.

Das Digital Office der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel ist als neu eingerichtete Stabsstelle die treibende Kraft hinter der strategischen Entwicklung und Umsetzung der CAU-Digitalstrategie. Als universitätsweite Schnittstelle arbeiten wir eng mit allen zentralen und dezentralen Einrichtungen zusammen, die sich mit der Digitalen Transformation befassen. Unsere Mission ist es, diesen herausfordernden Veränderungsprozess an der Universität ganzheitlich, zukunftsprägend und gemeinsam zu gestalten.

Dazu suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt:

Projektbüro und Assistenz Digital Office (m/w/d)

Einrichtung:
Stabsstelle Digital Office
Christian-Albrechts-Universität zu Kiel

Umfang:
38,7 Stunden (100 %)

Vergütung:
bis zur Entgeltgruppe 8 TV-L
(bei Vorliegen der tariflichen und persönlichen Voraussetzungen)

Besetzungszeitraum:
zum nächstmöglichen Zeitpunkt

unbefristet

Bewerbungsfrist:
12.01.2025

Ihre Aufgaben:

Sie bieten den Digitalisierungsprojekten sowohl administrative als auch operative Unterstützung in folgenden Bereichen an:

• Planung und Nachverfolgung von Projekten und Maßnahmen
• Projektcontrollings in Zusammenarbeit mit der Projektleitung
• Anlassbezogene operative Unterstützung bei inhaltlicher Projektarbeit
• Unterstützung bei der Administration der Prozessplattform
• Projektbezogene Budgetverwaltung
• Organisatorischen Aufgaben

Zudem sind Sie für die Organisation und die Sicherstellung der Geschäftsabläufe der Stabsstelle zuständig. Dazu gehören u. a.:

• Haushalts- und Budgetverwaltung
• Unterstützung der Leitung bei der Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen
• Organisatorische und z. T. inhaltliche Vorbereitung und Betreuung von Gesprächs- und Sitzungsterminen
• Allgemeine Bürotätigkeiten

Ihr Profil:

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r, Kauffrau*mann für Büromanagement oder eine vergleichbare Berufsausbildung mit mindestens dreijähriger Berufserfahrung oder ein erster berufsqualifizierender Abschluss (Bachelor) und mindestens dreijährige Berufserfahrung in einer Bürotätigkeit
• Differenzierte schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch (C1-Level), sowie gute Englischkenntnisse (mind. B1-Level)
• Affinität zu digitalem Arbeiten
• Sehr gutes Organisationstalent
• Flexibilität und Teamfähigkeit

Persönliche Fähigkeiten:

Bitte senden Sie uns einen aussagekräftigen Lebenslauf inklusive einer Selbstbewertung Ihrer Schlüsselkompetenzen in den Bereichen 'Digitale Affinität', 'Kommunikation', 'Organisation' und 'Teamarbeit' zu. Führen Sie die Bewertung basierend auf einer Skala von 1 (niedriges Kompetenzlevel) bis 5 (sehr hohes Kompetenzlevel) durch.

Wünschenswert sind:

• Kenntnisse im Rahmen von IT- und Digitalisierungsprojekten im Kontext von ERP-Systemen und/oder Dokumentenmanagementsystemen und weiteren Systemen
• Erfahrung in der Leitung von IT-Projekten
• Kenntnisse von Verwaltungsprozessen
• Erfahrungen mit Veränderungsprozessen und in der Organisationsentwicklung

Fügen Sie ergänzend gerne ein für die ausgeschriebene Position relevantes Arbeitszeugnis oder eine Empfehlung bei. Dies ist idealerweise ein aktueller Nachweis, welcher Ihre Fähigkeiten und Leistungen in einem Ihrer letzten Arbeitsverhältnisse bescheinigt.

Wir bieten:

• eine flexible und moderne Arbeitsumgebung - Als Teil unseres Teams haben Sie die Möglichkeit nach dem Desksharing-Konzept, in einer offenen und kollaborativen Arbeitsumgebung zu arbeiten
• eine abwechslungsreiche, eigenverantwortliche und vielfältige Tätigkeit in einem engagierten, innovativen Umfeld mit der Möglichkeit, Entwicklungen mitzugestalten
• tarifliche Vergütung inkl. Jahressonderzahlung
• eine gute Work-Life Balance durch die Möglichkeit der variablen Arbeitszeit
• Mitarbeiterkonditionen (z. B. Mensa, Hochschulsport)
• 30 Tage Erholungsurlaub pro Jahr
• Jobticket für den ÖPNV
• eine betriebliche Altersvorsorge mit hoher Zuzahlung durch den Arbeitgeber
• einen sicheren Arbeitsplatz beim Land sowie ein universitäres Umfeld mit seiner lebendigen und internationalen Atmosphäre zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten

Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel versteht sich als moderne und weltoffene Arbeit­geberin. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig Ihres Alters, Ihres Geschlechts, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität.

Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Beschäftigte des Landes Schleswig-Holstein und an externe Bewerber*innen.

Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel setzt sich für die Beschäftigung von Menschen mit Behinderung ein: Bewerbungen von Schwerbehinderten und ihnen Gleichgestellten werden bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns bewerben.

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung über unser Portal.

Bewerbungen auf anderem Wege können leider nicht berücksichtigt werden.

Kontakt
Dr. Veronika Penner | Chief Digital Officer
Leitung Digital Office