Veranstaltungskoordinator:in (w/m/d)

Universität Duisburg-Essen

Wir sind eine junge, innovative Universität mitten in der Metropole Ruhr. Ausgezeichnet in Forschung und Lehre denken wir in Möglichkeiten statt in Grenzen und entwickeln Ideen mit Zukunft. Wir leben Vielfalt, fördern Potenziale und engagieren uns für Bildungsgerechtigkeit, die diesen Namen verdient.

Die Universität Duisburg-Essen (UDE) sucht am Campus Essen in der Stabsstelle des Rektorats für Hochschulmanagement und Kommunikation, Ressort Zentrale Veranstaltungen eine:n

Veranstaltungskoordinator:in (w/m/d) (Entgeltgruppe 11 TV-L)

Als Stabsstelle des Rektorats begleiten wir Arbeits-, Entscheidungs- und Kommunikationsprozesse der Hochschulleitung. Wir entwickeln Kommunikationsstrategien, steuern die interne wie externe Kommunikation und tragen damit zur Stärkung der Sichtbarkeit und Reputation der Universität Duisburg-Essen (UDE) bei. Das Ressort Zentrale Veranstaltungen konzipiert und organisiert das zentrale Veranstaltungsportfolio unserer Universität. Dieses umfasst alle Veranstaltungen, zu denen das Rektorat einlädt und die zur Präsentation der UDE in der Öffentlichkeit sowie zur internen und externen Kontaktpflege beitragen, wie zum Beispiel der Dies academicus, das Sommerfest oder die Mercator-Professur.

Besetzungszeitpunkt: Juli 2025
Vertragsdauer: unbefristet
Arbeitszeit: 100 Prozent einer Vollzeitstelle, Teilzeitbeschäftigung ist möglich
Bewerbungsfrist: 22.05.2025

Ihre Aufgaben:

• Sie wirken mit bei der Konzeption, Organisation und Durchführung zentraler Veranstaltungen des Rektorates, die sich durch eine hohe Öffentlichkeitswirksamkeit und einen hohen Repräsentationsgrad für die gesamte Universität auszeichnen.
• Sie erstellen ganzheitliche Projektpläne, Kostenkalkulationen, Zeit- und Ablaufpläne und setzen diese um.
• Sie stimmen sich eigenständig mit externen und internen Dienstleistern ab und übernehmen deren Koordination.
• Administrative Tätigkeiten, die Erstellung von PowerPoint-Präsentationen, strukturierten Excel-Tabellen und Serienbriefen gehören zu Ihrem Aufgabenspektrum.
• Sie nehmen eine selbstständige Abwicklung des Bestell- und Zahlungsverkehrs (Beschaffung im Rahmen des Vergaberechts, Rechnungskontrolle und -bearbeitung, SAP-Anwendungen) vor.

Ihr Profil:

• Sie verfügen über ein abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor-Abschluss, FH) oder über eine vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrungen im Bereich Veranstaltungsmanagement/Marketing sowie einen sicheren Umgang und Praxiserfahrung mit Microsoft-Office-Programmen (Word, Excel, PowerPoint) setzen wir voraus.
• Kenntnisse in InDesign, Imperia und SAP sind wünschenswert.
• Sie überzeugen durch eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, ein ausgeprägtes Organisationstalent, Teamfähigkeit und Flexibilität.
• Eine hohe Dienstleistungsorientierung, freundliches Auftreten sowie ausgeprägte soziale und kommunikative Kompetenzen sind für Sie selbstverständlich ebenso Teamfähigkeit, Belastbarkeit, Organisationsvermögen und die Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten.