Administrative* Mitarbeiter*in in der Doktoratszulassung Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung & Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine

Administrative* Mitarbeiter*in in der Doktoratszulassung

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und administrieren und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft leisten wollen. An einem Ort, an dem der Austausch gelingt, mit der nötigen Freiheit, Professionalität und hohem Selbstanspruch.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Das Team „Doktoratsservice und Nachwuchsförderung“ sucht Verstärkung im Bereich der Doktoratszulassung. Wir sind Teil der Dienstleistungseinrichtung Forschungsservice und Nachwuchsförderung. Die DLE ist die zentrale Serviceeinrichtung zur Unterstützung von Doktorand*innen, postdocs, sowie etablierten Wissenschafter*innen. Zu den zentralen Aufgaben gehören die Beratung von prospektiven oder aktuellen Doktorand*innen, die Bereitstellung von Weiterentwicklungsangeboten von fachunabhängigen Kompetenzen, die Unterstützung bei der Planung und Einwerbung von Drittmitteln, die Vertragsgestaltungen bei Drittmittelprojekten und anderen Forschungsaufträgen und die Unterstützung beim Transfer und der Kommerzialisierung von wissenschaftlichen Ergebnissen.

Wir bieten ein kollegiales, internationales Team und ein angenehmes Arbeitsklima, gute Personalentwicklungsmaßnahmen und einen vielfältigen und abwechslungsreichen Arbeitsbereich. Die ausgeschriebene Position in Teilzeit ist ausgelegt auf eine langfristige und gesicherte Anstellung. Sie haben flexible Arbeitszeiten und können im gegenseitigen Einvernehmen auch im Homeoffice arbeiten.

Die Stelle ist vorerst auf 12 Monate befristet und kann - im beiderseitigen Einvernehmen - nach einem Jahr entfristet werden.

Das machen Sie konkret:

• Sie beraten Doktoratsinteressent*innen zum Zulassungsprozess telefonisch, per Mail, MS Teams/Zoom und persönlich
• Sie administrieren die Zulassung zu Doktorats- und PhD-Studien, dazu gehört: 

Formale Studienantragsprüfung in I3V und Doxis
Aufbereitung der Studienanträge und Weiterleitung an die zuständigen Doktoratsstudienprogrammleitungen zur inhaltlichen Prüfung
Bescheiderstellung und Versand
Kommunikation mit den diversen Stakeholdern im Zulassungsprozess

• Sie pflegen Daten von Studieninteressierten und Studierenden in I3V
• Sie unterstützen das Team bei der Aufbereitung von Informationsmaterial über das Doktoratsstudium und den Zulassungsprozess an der Universität Wien
• Sie kommunizieren mit diversen Stakeholdern im Zulassungsprozess

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Höhere Schulbildung (Matura)
• Freude am Arbeiten im Team
• sehr gute Kommunikationsfähigkeiten
• Organisationstalent, Flexibilität und Selbständigkeit
• sehr gute Englisch-Kenntnisse in Wort und Schrift
• ausgezeichnete Kenntnisse in der Anwendung von MS Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Kenntnis der universitären Strukturen und des universitären Betriebs von Vorteil
• Kenntnis der universitätseigenen Datenbanken I3V und Doxis von Vorteil

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten, im gegenseitigen Einvernehmen auch gerne in Teilzeit.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz in 1090 Wien ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.759,20 (Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Lisette Schmidt

lisette.schmidt@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 22.03.2026

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