Administrative Mitarbeiter*in Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Davon sind rund 7.700 in der Wissenschaft und Lehre beschäftigt, weitere 3.000 in der Administration und Organisation. Wir suchen eine*n 

Administrative Mitarbeiter*in

Das Vienna Centre for Advanced Studies (ViCAS) stärkt das internationale Forschungsprofil der Universität Wien, indem es den globalen und interdisziplinären wissenschaftlichen Austausch fördert. Im Zentrum dieser Mission stehen die Incoming-Fellowship-Programme für Nachwuchswissenschaftler*innen sowie international renommierte Forschende in ihren jeweiligen Fachgebieten.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

ViCAS ist ein neues interdisziplinäres Centre for Advanced Studies an der Universität Wien. Das Zentrum wird im Oktober 2026 seine ersten Fellows begrüßen. Als ViCAS-Administrator*in arbeiten Sie eng mit der akademischen Koordinatorin und dem ViCAS-Führungsteam zusammen, um den täglichen Betrieb des Zentrums sowie die Gesamtleitung des ViCAS-Programms zu unterstützen. Die Position erfordert die selbstständige Koordination komplexer Abläufe im akademischen Bereich, die Vorbereitung und Überwachung programmbezogener Arbeitsabläufe sowie die enge Zusammenarbeit mit Wissenschaftler*innen. Darüber hinaus sind Sie Ansprechpartner*in für die ViCAS-Fellows bei organisatorischen und praktischen Fragen rund um ihren Aufenthalt in Wien, einschließlich der Koordination mit internen Dienststellen und externen Anbietern. Der Schwerpunkt der Tätigkeit liegt auf der administrativen Unterstützung, der selbstständigen Koordination der Logistik und der effektiven Umsetzung der Programmaktivitäten. Mit Ihrer analytischen, organisatorischen und kommunikativen Kompetenz sowie Ihrer proaktiven und lösungsorientierten Herangehensweise tragen Sie dazu bei, ViCAS zu einer produktiven und unvergesslichen Erfahrung für seine Fellows zu machen und zu einem inspirierenden Treffpunkt für Fellows und Forschende an der Universität Wien zu werden.

Das machen Sie konkret:

• Täglicher Betrieb des Zentrums, Sicherstellung eines reibungslosen Verwaltungsablaufs.
• Tägliche administrative Unterstützung der akademischen Koordinatorin.
• Terminplanung, Korrespondenz, Dokumentation und Archivierung.
• Pflege der Programmdatenbanken und -dateien.
• Verwaltung der Fellow Calls und Vorbereitung der Bewerbungsunterlagen für die Auswahlkomitees.
• Vorbereitung von Dokumenten und Mitteilungen für das Führungsteam.
• Onboarding-, Orientierungs- und Offboarding-Prozesse für Fellows.
• Unterstützung der Fellows bei alltäglichen Fragen und administrativen Belangen während ihres gesamten Aufenthalts.
• Koordination von Veranstaltungen und Aktivitäten: Planung, Organisation und Durchführung von Programmveranstaltungen, Workshops und Meetings. – einschließlich aller logistischen Vorkehrungen wie Raumreservierungen und -einrichtung, Catering, Materialien, technischer Support und Koordination mit internen und externen Partnern, die an Veranstaltungen beteiligt sind.
• Die Tätigkeit erfordert i.d.R. die persönliche Anwesenheit am Dienstort.

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Fachliche Qualifikationen

  • Matura, Bachelorabschluss von Vorteil.
  • Expertise und mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz-, Koordinations- oder vergleichbaren Funktion, einschließlich Budget- und Personalagenden.
  • Erfahrung in der praktischen Organisation von Veranstaltungen, Workshops und Meetings.
  • Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
  • Fundierte IT-Kenntnisse, insbesondere im Umgang mit Standard-Office- und Projektmanagement-Software (z.B. MS Office, Datenbanken, Verwaltungssysteme).

  Persönliche Kompetenzen

  • Ausgeprägte organisatorische und analytische Fähigkeiten sowie eine strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise.
  • Hohe Detailgenauigkeit und Zuverlässigkeit in administrativen Prozessen.
  • Hohe Kommunikationskompetenz, Serviceorientierung sowie ein sicheres, professionelles Auftreten gegenüber Fellows, Fakultätsmitgliedern, internationalen Gästen sowie externen Partnern und Stakeholdern.
  • Proaktive, lösungsorientierte Herangehensweise auch in komplexen oder zeitkritischen Situationen.
  • Hohe Selbstorganisation, „Can-do“-Einstellung und Flexibilität.
  • Interkulturelle Kompetenz und Freude an der Arbeit in einem internationalen Umfeld.
  • Diskretion, Zuverlässigkeit und hohe soziale Kompetenz.

  Wünschenswerte / zusätzliche Fähigkeiten

  • Kenntnisse der Universitäts- und Forschungsstrukturen.
  • Routine im professionellen Umgang mit renommierten Wissenschaftler*innen und/oder internationalen Gästen.
  • Vertrautheit mit Wien, einschließlich praktischer und kultureller Aspekte des Lebens und der Arbeit.
  • Kenntnisse in SAP R/3 und TYPO3.
  • Erfahrung im IT-Support für Endanwender (1st-level).

Das bieten wir Ihnen:

• Inspirierende Arbeitsatmosphäre: Sie werden Teil eines enthusiastischen und kollegialen Teams sein und eng mit führenden Wissenschaftler*innen in Kontakt stehen.
• Spielraum für Eigeninitiative: Sie gestalten gemeinsam mit der akademischen Koordinatorin den Aufenthalt der Fellows am ViCAS und leisten durch Ihre Arbeit einen wesentlichen Beitrag zur Profilbildung, zur internationalen Sichtbarkeit und zur Reputation des ViCAS.
• Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen gezielt zu vertiefen und auszubauen. Dafür steht Ihnen eine breite Auswahl kostenloser Weiterbildungsangebote zur Verfügung.
• Faires Gehalt: Das Grundgehalt von 3.131,3 EUR wird erhöht, wenn wir Berufserfahrung anerkennen können.

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Matura, Studium etc.)
• Arbeitszeugnisse
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Hilde Janssens

hilde.janssens@univie.ac.at

Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils im wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal, insbesondere in Leitungsfunktionen, an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.
 

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

Datenschutzerklärung

Bewerbungsfrist: 10.03.2026

Jetzt bewerben