Institutsreferent*in

Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Ca. 3000 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine

Institutsreferent*in

Die Abteilung Finno-Ugristik der Universität Wien gehört seit 2005 zum Institut für Europäische und Vergleichende Sprach- und Literaturwissenschaft und zeichnet sich durch ihre einzigartige fachliche Ausrichtung, ihre internationale Vernetzung und ihr engagiertes, kollegiales Arbeitsumfeld aus. Es ist österreichweit die einzige Institution, an der man auf Universitätsebene Hungarologie, Fennistik/Estonistik und Finno-Ugristik studieren oder die Qualifikation zum Lehramt Ungarisch erwerben kann. 

Als Institutsreferent*in übernehmen Sie eine zentrale Rolle im organisatorischen Herz der Abteilung und tragen wesentlich zum reibungslosen Ablauf der administrativen und wissenschaftsnahen Prozesse bei. Die Tätigkeit bietet eine abwechslungsreiche Kombination aus selbstständigem Arbeiten, enger Zusammenarbeit mit dem wissenschaftlichen Personal und Einblicken in internationale Forschungs- und Kooperationsprojekte. Bewerber*innen, die Organisationstalent, Kommunikationsfreude und Interesse an einem spezialisierten, mehrsprachigen geisteswissenschaftlichen Umfeld mitbringen, erwartet hier ein vielseitiges und sinnstiftendes Aufgabenfeld. 

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

In dieser Position gestalten Sie den administrativen und organisatorischen Alltag der Abteilung aktiv mit und wirken als zentrale Anlaufstelle im Lehr- und Forschungsbetrieb und führen Verwaltungsaufgaben rund um Personal, Budget und Lehre eigenständig durch. Ihr persönlicher Wirkungsraum umfasst die Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben, die Mitorganisation von Lehrveranstaltungen und wissenschaftlichen Veranstaltungen wie Tagungen und Workshops, die laufende Betreuung und Aktualisierung der Abteilungshomepage sowie klassische Sekretariatsaufgaben. Darüber hinaus bringen Sie sich in die Budget- und Drittmittelverwaltung ein und tragen damit wesentlich zu einem reibungslosen, effizienten und gut koordinierten Ablauf der Abteilungsprozesse bei. 

Das machen Sie konkret:

• Unterstützung im Lehr- und Forschungsbetrieb

  • Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen in sämtlichen administrativen Belangen und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im täglichen Arbeitsumfeld.

  • Sie übernehmen die Lehrveranstaltungs- und Prüfungsadministration und wirken in der organisatorischen Betreuung der Studierenden mit.

  • Sie helfen bei der Planung und Durchführung von Gastvorträgen, Kongressen und Tagungen mit und tragen so zur Sichtbarkeit der Abteilung bei.

  • Sie unterstützen bei der Betreuung von Gastwissenschafter*innen und Kooperationspartner*innen.

  Allgemeine Sekretariatsagenden

  • Sie sind verantwortlich für die Termin- und Raumkoordination sowie für die Vorbereitung von Sitzungen inklusive Protokollführung.

  • Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in für sämtliche die Büro- und Lehrveranstaltungsräumlichkeiten der Abteilung betreffenden Angelegenheiten.

  • Sie übernehmen die Funktion des*r Inventarbeauftragten der Abteilung Finno-Ugristik und sind zudem für die Schlüsselverwaltung verantwortlich.

  • Sie betreuen und aktualisieren in Rücksprache mit den zuständigen wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen die Abteilungshomepage und stellen die Aktualität der Informationen sicher.

  • Sie unterstützen bei der Organisation von Dienstreisen und verwalten Abwesenheiten der Mitarbeiter*innen.

  • Sie erledigen Post- und Dienstwege und tragen damit zu einem reibungslosen organisatorischen Ablauf des Abteilungsbetriebs bei.

  Unterstützung in der Budget- und Drittmittelverwaltung

  • Sie wirken bei der Ressourcen- und Budgetplanung der Abteilung mit.

  • Sie unterstützen in der laufenden Buchhaltung sowie im Projektcontrolling.

  • Sie tragen die Verantwortung für die Handkassa und führen Überweisungen durch.

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Sie haben idealerweise bereits Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen/universitären Kontext)
• Sie haben eine Berufsbildende Mittlere Schule abgeschlossen bzw. eine abgeschlossene Lehre oder mehrjährige Berufserfahrung im
  Office­ Bereich
  
• Sie bringen ausgezeichnete MS Office Kenntnisse (insb. Excel) mit.
• Sie haben Erfahrung im Umgang mit Content Management Systemen (z.B. Typo 3) & idealerweise auch Social Media.
• Sie sind versiert im sprachlichen Ausdruck in Englisch und Deutsch (ab B2 Level).
• Erfahrung mit SAP ist von Vorteil.
• Erfahrung mit universitären Strukturen und in der Administration unterschiedlicher wissenschaftlicher Projektformate ist von Vorteil. 
• Weitere Fremdsprachenkenntnisse - insbesondere in den an der Abteilung verwendeten und gelehrten Sprachen - sind von Vorteil.

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz und sehen die Vorteile der Arbeit vor Ort und im direkten Kontakt mit den Kolleg*innen. 

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können im gegenseitigen Einvernehmen auch remote arbeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung mit flachen Hierarchien.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.620,10 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Erika Erlinghagen

erika.erlinghagen@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 25.01.2026

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