Organisationsassistent*in - Ersatzkraft

Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine

Organisationsassistent*in - Ersatzkraft

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können. 

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Sie unterstützen das zentrale Administrationsteam am Institut für Statistik und Operations Research, besonders die Abteilungen von Univ.-Prof. Dr. Tatyana Krivobokova und Univ.-Prof. DI Dr.techn. Johannes Moritz Jirak und führen Verwaltungsaufgaben rund um Personal, Budget und Lehre eigenständig durch.

Die Stelle der Ersatzkraft als Organisationsassistent*in am Institut für Statistik und Operations Research kann auf die Dauer der Abwesenheit einer Mitarbeiterin mit Option auf Verlängerung besetzt werden. Es besteht eventuell auch die Möglichkeit, die Vollzeit-Stelle in Teilzeit ab einem Mindestausmaß von 20 Stunden pro Woche anzutreten. Bitte geben Sie Ihre Präferenz bereits bei der Bewerbung bekannt.

Für weitere Informationen zur Stelle wenden Sie sich bitte an Sabine Sobotka-Tompits.

Das machen Sie konkret:

• Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben. Das bedeutet u.a.: Sie organisieren Meetings, Workshops und Reisetätigkeiten. Sie bereiten Daten auf und unterstützen in der Vorbereitung von Publikationen und Veranstaltungen. Sie verwalten Projektbudgets.
• Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
• Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperationspartner*innen.
• Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
• Gemeinsam mit den System-Administratoren betreuen und aktualisieren sie die Daten auf der Homepage des Institutes

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen/ universitären Kontext)
• Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura) oder Kaufmännischer Lehrabschluss und langjährige Office Erfahrung 
• Sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Excel und Power Point)
• Sehr gutes Deutsch und solide Englischkenntnisse (ab B 2 Level)
• Erfahrung mit Content Management Systemen (z.B. Typo 3) & Social Media 
• Erfahrung mit SAP ist von Vorteil
• Bereitschaft zur Weiterbildung
• Freundliche und zuvorkommende Wesensart
• Gewissenhafte Arbeitsweise
• Hohe Service- und Kundenorientierung
• Belastbarkeit und Flexibilität

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten, im gegenseitigen Einvernehmen auch gerne in Teilzeit.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.699,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Tatyana Krivobokova

tatyana.krivobokova@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 24.10.2025

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