Organisationsassistent*in

Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine

Organisationsassistent*in

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können. 

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Am Institut für Europäische Ethnologie ist die Stelle einer Organisationsassistenz im Ausmaß von 40 Wochenstunden zu besetzen. Die Stelle ist auf 12 Monate befristet, mit der Möglichkeit auf Entfristung.
Für die Position suchen wir eine engagierte Persönlichkeit mit ausgeprägtem Verantwortungsbewusstsein, Organisations- und Koordinationsfähigkeit und Teamfähigkeit sowie Kommunikationsstärke.

Das machen Sie konkret:

• Korrektorat, Satz, Layout und Drucklegung der Institutsveröffentlichungen 
• Mitbetreuung der Öffentlichkeitsarbeit des Instituts
• Betreuung und Update der Website des Instituts (typo3 der Universität Wien)
• U:cris-Beauftragte*r inklusive Validierung (u:cris ist das Forschungsdokumentationssystem der Universität Wien)
• Systemadministration und First-Level-Benutzer*innensupport
• Erwerb, Installation, Verwaltung, Pflege der Hard- und Software inklusive Updates, Lizenzen und Inventar
• Technische Unterstützung von Lehrveranstaltungen und sonstigen Veranstaltungen des Instituts
• Abrechnung von Exkursionen und Unterstützung bei allgemeinen administrativen Aufgaben (z.B. Anträge auf Freistellungen, Werkverträge)

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Abgeschlossene schulische oder berufliche Qualifikation, z.B. Matura, Berufsreifeprüfung oder eine vergleichbare Ausbildung
• sehr gute Grammatik- und Orthografiekenntnisse
• Text- und Stilsicherheit
• Hohe mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
• sehr gute EDV-Anwender*innenkenntnisse (MS Office-Anwendungen, InDesign, Systemadministration), Erfahrung mit Content Management (z.B. Typo3)

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können im gegenseitigen Einvernehmen auch remote arbeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.759,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, etc.)
• Dienst- und Arbeitszeugnisse 
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Brigitta Schmidt-Lauber

brigitta.schmidt-lauber@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 05.02.2026

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