Organisationsassistent*in

Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Davon sind rund 7.500 in der Wissenschaft und Lehre beschäftigt, weitere 2.900 in der Administration und Organisation. Wir suchen einen*eine 

Organisationsassistent*in

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können. 

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Bei der Forschungsplattform „The Stress of Life (SOLE)“ ist von März bis Ende Juni 2026 eine Stelle als Organisationsassistent*in zu besetzen. Die Position ist administrativ wie personell der Forschungsplattform zugeordnet. Ihr Arbeitsplatz befindet sich am Institut für Klinische Psychologie und Gesundheitspsychologie.

Das machen Sie konkret:

Der Schwerpunkt der Tätigkeit liegt in der Mitarbeit und selbstständigen Durchführung von Aufgaben im Bereich der Administration, Kommunikation und budgetären Verwaltung der Forschungsplattform. Dazu gehören vor allem folgende Aufgaben:

• Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei allen administrativen Belangen
• Sie kontrollieren die laufenden Einnahmen und Ausgaben und erstellen Rechnungen
• Sie prüfen und verwalten Anträge auf finanzielle Unterstützung bei Drittmitteleinwerbungen („seed grants“, „treasure boxes“, etc.)
• Sie übernehmen die Personalverwaltung (Vorbereitung von Einstellungen, Freistellungen, Krankenstands- und Abwesenheitsmanagement, etc.)
• Sie organisieren und koordinieren Symposien, Workshops, sowie Treffen der Antragsteller und Gästekolloquien
• Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, etc.)
• Sie aktualisieren regelmäßig die Webpage der Forschungsplattform 

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen/ universitären Kontext)
• Allgemeine oder berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura) oder kaufmännischer Lehrabschluss mit langjähriger Office Erfahrung
• Sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Excel und Power Point)
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (mindestens B2-Niveau)
• Grundkenntnisse im Rechnungswesen
• Erfahrung in universitären Verwaltungsabläufen, Strukturen und Richtlinien
• Erfahrungen bei der Verwaltung von Forschungsplattformen
• Interesse an den Forschungsaktivitäten der Plattform
• Idealerweise Erfahrung mit Content Management Systemen (z.B. Typo 3)
• Erfahrung mit SAP ist von Vorteil

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich, strukturiert und serviceorientiert. Herausforderungen begegnen Sie lösungsorientiert. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten, im gegenseitigen Einvernehmen auch gerne in Teilzeit.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.759,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Urs Markus Nater

urs.nater@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.
 

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Bewerbungsfrist: 13.02.2026

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