Organisationsassistent*in Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 Mitarbeiter*innen tragen mit ihrer Expertise in Administration und Organisation dazu bei, exzellente Forschung und Lehre zu ermöglichen. Sie wissen wie und wo sie am besten arbeiten können. Flexibel, remote, mit dem Freiraum, den sie brauchen, um ihr Potential zu entfalten. Sie wissen es auch? Wir suchen einen*eine

Organisationsassistent*in

Wenn Sie gerne in einem facettenreichen Tätigkeitsfeld arbeiten, dann willkommen im Team des Instituts für Sport- und Bewegungswissenschaft (ISBW)!

Das ISBW ist die wissenschaftliche Einheit des Zentrums für Sportwissenschaft und Universitätssport und befindet sich Auf der Schmelz im 15ten Wiener Gemeindebezirk.

Am Institut für Sport- und Bewegungswissenschaft arbeiten derzeit in etwa 85 Mitarbeiter*innen. Es ist die größte Forschungseinrichtung im Bereich der Sport- und Bewegungswissenschaft in Österreich.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Sie unterstützen das zentrale Administrationsteam am Institut für Sport- und Bewegungswissenschaft insbesonders im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit und führen Verwaltungsaufgaben rund um Personal, Budget und Lehre eigenständig durch.

Ihre Aufgabenbereiche umfassen eine spannende Bandbreite sowie eine Vielzahl an diversen Möglichkeiten, Ihre organisatorischen Fähigkeiten gestaltend einzubringen. 

Diese Stelle wird vorerst auf die Dauer eines Jahres befristet vergeben, mit der Möglichkeit bei beiderseitigem Einverständnis auf Entfristung. Die Stelle soll ab 01.04.2026 besetzt werden. 

Das machen Sie konkret:

• Sie übernehmen die Betreuung der aktuellen Social Media Kanäle, unterstützen und gestalten unsere Homepage sowie übernehmen weitere Tätigkeiten im Bereich  der Öffentlichkeitsarbeit.
• Sie unterstützen die Wissenschafter*innen des ISBW im Bereich deren Forschungsaktivitäten – hier unterstützen Sie bei Findung von geeigneten Förderprogrammen, der Beantragung von Forschungsprojekten in enger Kooperation mit dem Forschungsservice der Universität Wien sowie in Folge die Projektverwaltung
• Sie übernehmen die Forschungsdokumentation im entsprechenden Portal der Universität Wien
• Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen.
• Sie unterstützen die Mitarbeiter*innen des Instituts bei finanztechnischen Belangen (wie z.B.: Reiseabrechnungen, Kostenrefundierungen)
• Weiters erfasst Ihr Aufgabenbereich allgemeine Sekretariatstätigkeiten und die Übernahme von Aufgaben im Rahmen der Vertretungsregelungen im Team.
• Sie helfen selbstständig und eigenverantwortlich bei der Durchführung von Verwaltungsaufgaben am ISBW.
• Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Erfahrungen im Office-Management
• Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura) oder Lehrabschluss
• Sehr gute MS Office Kenntnisse
• Sehr gutes Deutsch und solide Englischkenntnisse 
• Erfahrung mit Content Management Systemen (z.B. Typo 3) & Social Media 
• Erfahrung mit SAP ist von Vorteil
• Kenntnisse der universitären Struktur wären von großem Vorteil

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten im gegenseitigen Einvernehmen.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt (Basis Vollzeit) beträgt EUR 2.759,2 (IIIa). Die Anrechnung von tätigkeitsbezogenen Vordienstzeiten ist möglich. 

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf 
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• eventuell bereits vorhandenen Dienstzeugnissen
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Arnold Baca  

arnold.baca@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 02.03.2026

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