Organisationsassistent*in Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Ca. 3000 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine

Organisationsassistent*in

In der Abteilung für Völkerrecht ist ab 4. Mai 2026 eine Stelle als Organisationsassistent*in (50 Prozent, halbbeschäftigt) im Sekretariat von Univ.-Prof. Dr. Michael Waibel LLM MSc zu besetzen. Wenn Sie gerne organisieren und den Überblick behalten und Interesse in einem wissenschaftlichen Umfeld zu arbeiten, dann willkommen im Team. Die Stelle ist vorerst auf 12 Monate befristet, eine anschließende Entfristung in beiderseitigem Einvernehmen ist möglich und wird angestrebt.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Als Organisationsassistent*in unterstützen Sie Professor Michael Waibel und sein Team und führen Verwaltungsaufgaben rund um Budget, Lehre, Forschungsmanagement und Personal eigenständig durch. Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie strukturieren gerne verschiedene Aufgabenstellungen und sind gut darin, diese zu priorisieren. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe kommunikative und soziale Kompetenz.

Wir bieten flexible Arbeits- und Weiterbildungsmöglichkeiten und ein angenehmes, kollegiales Arbeitsklima. Das Team Professor Waibel besteht derzeit aus einem Postdoktorand und fünf Universitätsassistent*innen. Der Schwerpunkt unserer Forschung und Lehre liegt im Internationalen Recht und dem Wirtschaftsvölkerrecht.

Das machen Sie konkret:

Sekretariat

• Zentrale Schnittstelle für die Korrespondenz mit Studierenden, der Universität, Projektpartnern und dem Team (überwiegend auf Deutsch, und gelegentlich auf Englisch)
• Unterstützung in administrativen Angelegenheiten
• Datenpflege und Ablage
• Personalverwaltung
• Reisemanagement, einschließlich Kostenersätzen
• Ressourcenmanagement (Bestellwesen und Inventarverwaltung)
• Termin- und Raumkoordination
• Aufbereitung von Besprechungsunterlagen

Unterstützung im Lehr- und Forschungsbetrieb

• Bearbeitung von Anfragen von Studierenden
• Organisation von Prüfungen und Noteneintragungen
• Aufbereitung von Materialien für E-Learning
• Erstellen und Verwalten von Einträgen für Veröffentlichungen in Datenbanken
• Unterstützung bei der Einreichung von Drittmittelanträgen
• Mitorganisation von Gastvorträgen und Tagungen

Budgetverwaltung

• Rechnungen und Honorarnoten per Q-Flow in SAP
• Kontrolle der Ein- und Ausgänge
• Verwaltung der Berufungs- und Drittmittel

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Allgemeine oder berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura) oder kaufmännischer Lehrabschluss
• Hohe Organisationsfähigkeit und Selbstständigkeit sowie Service- und Lösungsorientierung
• Kommunikationsgeschick und Behalten des Überblicks
• Teamfähigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit sowie Bereitschaft zur Weiterbildung
• Hervorragende Deutschkenntnisse sowie hohe schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• Gute EDV-Kenntnisse (MS Office)

Von Vorteil sind:

• Erfahrung im Büromanagement
• Kenntnisse universitärer Strukturen und Abläufe bzw. Erfahrung in der universitären Verwaltung
• Erfahrung mit E-Learning, insbesondere Moodle
• Sehr gute Englischkenntnisse (C1)

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.759,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Sicherheit: Wir bieten einen sicheren Arbeitsplatz, auch in Krisenzeiten, an der größten Forschungsinstitution Österreichs.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

Bewerbung über unser Jobportal – Button mit den folgenden Unterlagen:

• Motivationsschreiben (1 Seite)
• Lebenslauf (2 Seiten)
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikationen und Notenliste (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium)
• Dienstzeugnisse
• Nachweis Sprachkenntnisse (Deutsch und Englisch)
• Emails zweier Referenzgeber*innen, die über Sie Auskunft geben können

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

[[Scarlett Ortner]]

[[scarlett.ortner@univie.ac.at]]

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 30.03.2026

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