Registrar – Prüfungsmanagement und Reporting (gn*) Kühne Logistics University gGmbH

Über uns

Die Kühne Logistics University – Wissenschaftliche Hochschule für Logistik und Unternehmensführung (KLU) ist eine im Jahr 2010 gegründete private Hochschule mit Sitz in der Hamburger HafenCity. Die Schwerpunkte der unabhängigen, staatlich anerkannten Hochschule liegen in den Bereichen Logistik und Management. Die KLU bietet ihren Studierenden und Doktoranden als Boutique-University eine hohe Spezialisierung und exzellente Studienbedingungen. Weiterbildungsprogramme für Fach- und Führungskräfte werden im Rahmen von Seminaren und Summer Schools durch die KLU Executive Education angeboten. Unseren Mitarbeitenden bieten wir spannende Projekte und anspruchsvolle Tätigkeiten in einem innovativen Umfeld. Bringe Dein Können in einem starken Team ein, das die Entwicklung unserer Hochschule entscheidend prägt und vorantreibt.

Aufgaben

Die folgenden Aufgaben gehören zum gemeinsamen Verantwortungsbereich eures Zweierteams. Du übernimmst eigene Zuständigkeiten im Prüfungsbetrieb und die Federführung für Statistiken und Reporting. Dabei arbeitest du eng mit Studierenden, Lehrenden, dem Prüfungsausschuss und weiteren Hochschulbereichen zusammen. Die Weiterentwicklung von Prozessen und Instrumenten plant ihr schrittweise und stimmt Prioritäten und Umfang gemeinsam mit der Head of Program Services ab – mit Blick auf den laufenden Prüfungsbetrieb und die verfügbaren Kapazitäten. 

• Prüfungsorganisation: Du planst und koordinierst schriftliche und mündliche Prüfungen einschließlich der Prüfungsaufsichten und sorgst für eine zuverlässige Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung.
• Fallbearbeitung: Du bearbeitest prüfungsbezogene Anträge und komplexe Vorgänge, beispielsweise zu Anerkennungen, Nachteilsausgleichen, Rücktritten, Fristverlängerungen oder Täuschungsverdacht. Du bereitest Entscheidungen des Prüfungsausschusses vor und setzt sie um.
• Prüfungsdaten und Abschlussunterlagen: Du erfasst und prüfst Ergebnisse, pflegst Prüfungsakten und erstellst Bescheinigungen, Zeugnisse und weitere Abschlussunterlagen.
• Beratung und Kommunikation: Du berätst Studierende und Lehrende auf Deutsch und Englisch zu Prüfungsregelungen und individuellen Anliegen – fachlich präzise und verständlich. Du bearbeitest Anfragen im Funktionspostfach und pflegst Informationen zu Verfahren und Fristen. Die Kommunikation an Studierendengruppenerfolgt auf Englisch.
• Statistiken und Reporting: Du übernimmst die Federführung bei der Aufbereitung und Auswertung prüfungsbezogener Daten sowie bei Berichten für Hochschulleitung, Qualitätsmanagement und externe Stellen. Dabei achtest du auf konsistente Definitionen, Datenqualität und nachvollziehbare Ergebnisse.
• Monitoring: Du entwickelst und pflegst gemeinsam mit deiner Kollegin Instrumente, die Prüfungsverläufe, Studienfortschritt und relevante Fristen transparent machen.
• Prozessentwicklung und Wissensmanagement: Du erkennst Verbesserungsbedarfe, konzipierst Lösungen und setzt sie nach Abstimmung um. Gemeinsam mit deiner Kollegin dokumentierst du Verfahren und baust eine Wissensbasis für die tägliche Arbeit auf. Dabei prüfst du, wo digitale Werkzeuge, Automatisierung und KI sinnvoll und datenschutzkonform unterstützen können.

Profil

Fachlich 

• Einschlägige Berufserfahrung in der Verwaltung, in der du komplexe Regelwerke angewendet und Fälle eigenständig bearbeitet hast. Ein bestimmter Studien- oder Ausbildungsabschluss ist nicht Voraussetzung.
• Die Fähigkeit, Rechtstexte, Prüfungsordnungen und Verwaltungsvorschriften sicher zu erschließen und auf konkrete Fälle anzuwenden.
• Kenntnisse zu Datenschutz, Aufbewahrung und dem Umgang mit vertraulichen Unterlagen.
• Sehr gute Excel-Kenntnisse, einschließlich komplexer Formeln und Pivot-Auswertungen, sowie Erfahrung mit Customer Relationship Management Systemen.
• Deutsch auf Niveau C2: Du verstehst auch anspruchsvolle Rechtstexte und vermittelst Regelungen und ihre Auswirkungen mündlich wie schriftlich präzise, differenziert und verständlich.
• Englisch auf mindestens Niveau C1: Du berätst Studierende und Lehrende sicher und verfasst klare Informationen für unsere internationale Studierendenschaft.
• Wünschenswert: Erfahrung im Prüfungsamt sowie vertiefte Kenntnisse im Prüfungs- und Hochschulrecht. Zusätzliche Kenntnisse in Datenaufbereitung, Dashboards, Prozessautomatisierung oder datenschutzbewusstem KI-Einsatz sind ein Plus – beispielsweise mit Power Query, Power BI oder Power Automate. Du musst nicht alle diese Werkzeuge beherrschen.

Persönlich 

• Analytisch und zahlenaffin: Du arbeitest gern mit Daten, erkennst Zusammenhänge und bereitest Ergebnisse verständlich auf.
• Eigenständig und kollaborativ: Du übernimmst Verantwortung für deine Aufgaben und stimmst dich im Zweierteam verlässlich ab. Gemeinsame Standards und gegenseitige Vertretung sind für dich selbstverständlich.
• Serviceorientiert und verbindlich: Du erklärst auch komplexe Regelungen verständlich und kommunizierst respektvoll und klar – auch in schwierigen Situationen.
• Strukturiert und sorgfältig: Du behältst Fristen und Details im Blick, dokumentierst nachvollziehbar und setzt Prioritäten, auch wenni m Prüfungsbetrieb viel gleichzeitig passiert.
• Digital interessiert und entwicklungsorientiert: Du hinterfragst bestehende Abläufe konstruktiv und entwickelst Lösungen, die auch bei steigenden Studierendenzahlen funktionieren. Neue IT- und KI-Anwendungen wecken deine Neugier.

Wir bieten

Verantwortung und Gestaltungsspielraum: Eine eigenständige Fachrolle, in der du den Prüfungsbetrieb mitgestaltest und deine Stärken in Datenanalyse, Reporting und Prozessentwicklung einbringst. 
Zusammenarbeit auf Augenhöhe: Du arbeitest als gleichrangiges Mitglied unseres Prüfungsamts im Team Program Services. Kurze Wege und die Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Hochschulbereichen ermöglichen einen direkten Austausch. 
Fachliche und technische Unterstützung: Bei Entwicklungsprojekten arbeitest du mit der Head of Program Services, der internen IT und weiteren Fachbereichen zusammen. Für rechtlich anspruchsvolle Fragen steht externe juristische Beratung zur Verfügung. 
Ein internationales Hochschulumfeld: Dich erwartet eine junge Universität in Hamburg mit englischsprachigen Studienprogrammen und einer vielfältigen Gemeinschaft von Studierenden, Lehrenden und Mitarbeitenden. 
Arbeitsbedingungen, die passen: Flexible Arbeitszeit, 30 Tage Urlaub zzgl. Heiligabend und Silvester, betriebliche Altersvorsorge, Zuschuss zum Deutschlandticket und ein moderner Campus mit Blick aufs Wasser. 

Wir wertschätzen Vielfalt 
Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion und Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Kontakt

Du hast Fragen zur Position? Wende dich gern an Astrid Biele Mefebue, Head of Program Services, unter astrid.bielemefebue@klu.org. 
Wir freuen uns auf Deine vollständige Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf, relevante Zeugnisse) unter Angabe Deiner Gehaltsvorstellung und Deines frühestmöglichen Eintrittstermins, die Du uns über die E-Mail klu-jobs@m.personio.de oder über den "Bewerben"-Button einreichen kannst.