Sachbearbeiter*in Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine

Sachbearbeiter*in

Sie haben Freude am Umgang mit Menschen und möchten zukünftigen Studierenden einen guten Start an der Universität Wien ermöglichen? Dann sind Sie bei uns genau richtig! Wir suchen Verstärkung für unser Team. Die Stelle ist zunächst auf 1 Jahr befristet. Es besteht die Option auf Entfristung in beidseitigem Einverständnis.

Das Team der Studienzulassung informiert Studieninteressierte über Zulassungs-, Aufnahme- und Eignungsverfahren sowie Themen rund um den Studien-/ÖH-Beitrag und führt die administrativen Schritte zur Zulassung zu Studien an der Universität Wien durch.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Als Sachbearbeiter*in unterstützen Sie das Team bei der Zulassung von Studieninteressierten zur Studienberechtigungsprüfung. Sie werden Teil eines großen und diversen Teams. Bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles leisten möchten.

Das machen Sie konkret:

• Sie bearbeiten eigenständig Zulassung- und Anerkennungsanträge von Studieninteressierten, prüfen Dokumente, erstellen Bescheide und Zeugnisse für die Studienberechtigungsprüfung.
• Sie führen Zulassungsgespräche und überprüfen dabei Dokumente per Videochat in MS-Teams.
• Sie bearbeiten schriftliche Anfragen von Studieninteressierten und Studierenden über unser Ticketsystem sowie am Telefon in Deutsch und Englisch.
• Anlassbezogen informieren Sie Studieninteressierte auf diversen Bildungsmessen wie z.B. auf der BeSt.
• Sie organisieren Prüfungstermine in Abstimmung mit den Prüfer*innen.

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Sie haben erste Berufserfahrung im administrativen Bereich im universitären Umfeld.
• Sie haben ein sicheres Auftreten und bleiben in herausfordernden Situationen ruhig.
• Sie bringen gute EDV-Anwender*innenkenntnisse (MS Office) mit und sind bereit, sich neue Softwarekenntnisse anzueigenen.
• Sie haben ausgezeichnete Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sie haben die Reifeprüfung abgelegt oder eine gleichwertige Ausbildung.
• Sie verfügen über Kenntnisse universitärer Strukturen und Abläufe.

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen:

Onboarding: Wir begleiten Sie individuell beim Einstieg in Ihren neuen Job. Unser umfangreiches Onboarding-Programm wird Sie begeistern.

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können im gegenseitigen Einvernehmen auch im Home Office arbeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten und kollegialen Teams mit diversem universitären Background, in einer wertschätzenden Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr moderner Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu erweitern. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2759,20 (Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Lebenslauf
• kurzes Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Matura, Studium etc.)

Bewerben Sie sich über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Ivan Muncan

ivan.muncan@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 14.03.2026

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