Administrative Assistenz Universität Wien

Job Beschreibung:

 An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 7500 davon sind in der Wissenschaft und Lehre beschäftigt, weitere 2.900 in der Administration & Organisation. Wir suchen einen*eine 

Administrative Assistenz

Wenn Sie die Uni-Verwaltung von innen kennenlernen wollen, gern organisieren und mit Menschen arbeiten wollen: dann willkommen in unserer DLE!
Wir suchen eine tatkräftige, dynamische Person, die Freude an einer abwechslungsreichen Tätigkeit in einem engagierten Team hat. Das Arbeitsverhältnis ist auf zwei Jahre befristet und insbesondere für Studierende eines Masterstudiums gedacht.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Die DLE Forschungsservice und Nachwuchsförderung begreift sich als zentrale Dienstleistungseinrichtung für die Forschenden der Universität Wien und serviciert als solche den wissenschaftlichen Nachwuchs ebenso wie bereits etablierte Wissenschafter*innen. Dazu zählt u.a. die Organisation von Informationsveranstaltungen, Come-Together-Events oder spezifische Workshops für Wissenschafter*innen. Bei der Administration dieser und anderer operativer Aufgaben unterstützen Sie unser Team und die Kolleg*innen der DLE tatkräftig.

Das machen Sie konkret:

• Administrative Abwicklung des Workshopprogrammes 
• Eingabe und Pflege der Workshops in universitätsinterner Kursplattform (u:rise)
• Kommunikation mit Trainer*innen und Teilnehmer*innen vor und nach den Workshops
• Betreuung der Workshops vor Ort (Technik, Raum, Schlüsselübergabe)
• Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen  
• Allgemeine Büroagenden (Bestellungen, Einkauf, Botendienste,…) 

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Matura (Abgeschlossene AHS / BHS)
• Kenntnisse universitärer Verwaltungsabläufe von Vorteil
• Ausgezeichnete Kommunikations-, Team- und Organisationsfähigkeit
• Selbständigkeit und hohe Einsatzbereitschaft und hohes Verantwortungsbewusstsein
• Sehr gute Englisch und Deutsch Kenntnisse
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (vor allem Excel und PowerPoint) 
• Genauigkeit, Belastbarkeit und Flexibilität 

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können teilweise auch remote arbeiten
Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines internationalen Teams in einer lockeren Arbeitsumgebung.
Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz in der Berggasse ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder dem Fahrrad bequem erreichbar.
Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu erweitern und zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 
Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.759,20 (für Vollzeit/40h) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Bisherige Dienstzeugnisse soweit vorhanden
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Lisette Schmidt

lisette.schmidt@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.
 

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 19.04.2026

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