Administrative* Koordinator*in

Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Menschen gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Davon sind ca. 7.700 wissenschaftliche Mitarbeiter*innen. Persönlichkeiten, die mit ihrer Neugier und ihrem kontinuierlichen Anspruch auf Exzellenz internationale Spitzenforschung und Lehre betreiben. Bei uns finden auch Sie Raum zur Entfaltung Ihres Potenzials. Wir suchen eine*n 

Administrative* Koordinator*in

Sie lieben Herausforderungen und können sich gut vorstellen, eine internationale Gruppe von Forschenden aus unterschiedlichen Institutionen zu koordinieren?
Wir suchen eine vielseitige, aufgeschlossene Persönlichkeit, der es wie uns ein Anliegen ist, einen wertvollen Beitrag zur Grundlagenforschung auf dem spannenden Gebiet der Quantenphysik zu leisten.
Diese Stelle wird vorerst für ein Jahr befristet ausgeschrieben – mit der Option auf einen unbefristeten Arbeitsvertrag (in gegenseitigem Einvernehmen).  Weiters besteht gegebenenfalls die Möglichkeit einer temporären Aufstockung auf 40 Wochenstunden.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Als Teil der Administration der Forschungsgruppe Quantenoptik, Quantennanophysik und Quanteninformation gehören Sie zu einem engagierten Team, das sich dem erstklassigen Support seiner Wissenschafter*innen verschrieben hat. Gemeinsam setzen wir unsere Expertise in verschiedenen Fachbereichen ein, um unseren Forschenden einen möglichst großen Freiraum für ihre wissenschaftlichen Aufgaben zu ermöglichen.

Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!

Das machen Sie konkret:

Sie koordinieren die Aktivitäten des Vienna Center for Quantum Science and Technology (VCQ):

• Sie sind Schnittstelle und zentrale*r Ansprechpartner*in für alle Forschungsorganisationen, die zu VCQ gehören und zu allen relevanten universitätsinternen Abteilungen.
• Sie organisieren proaktiv und eigenverantwortlich die regelmäßigen Veranstaltungen des VCQ wie Kolloquien, Projektmeetings und Konferenzen.
• Sie übernehmen die englisch- und deutschsprachige Kommunikation mit unseren Gastvortragenden und Wissenschafter*innen in einem internationalen Umfeld.
• Sie unterstützen und koordinieren die Besuche internationaler Gäste (inkl. Reisebuchungen und Reiseabrechnungen).
• Sie bewerben Veranstaltungen und gestalten die VCQ-Homepage.
• Sie verwalten das Projektbudget.

Sie unterstützen unsere Professuren in der allgemeinen Verwaltung:

• Sie wirken bei der Einwerbung und Abwicklung von Drittmittelprojekten mit (z.B. Daten für Anträge und Projektberichte erheben und aufbereiten, Steuern der Projektfinanzen)
• Sie unterstützen die Forschungs- und Lehraufgaben.
• Sie beteiligen sich aktiv im Bewerbungs-Management und kommunizieren mit den Bewerber*innen der Forschungsgruppen.
• Sie organisieren die Reisetätigkeit und Kosten-Refundierungen von Forschungsgruppen.
• Sie bereiten Daten und Präsentationen auf und aktualisieren die Websites der Forschungsgruppen.

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Abgeschlossenes Studium (Bachelor) oder entsprechend gleichwertige Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im wissenschaftlichen Bereich
• Hohe schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• Hohe soziale und kommunikative Kompetenz in einem internationalen Umfeld
• Sie bringen ausgezeichnete MS Office Kenntnisse mit.
• Sie haben Erfahrung im Umgang mit Content Management Systemen (z.B. Typo 3) & Social Media.
• Eine selbständige und lösungsorientiere Arbeitsweise
• Sie arbeiten als Teil unseres Teams eigenverantwortlich und proaktiv und wir freuen uns, wenn Sie Ihre spezifischen Stärken und Kompetenzen einbringen.

Das bieten wir Ihnen:

• Wir nützen das großzügige Gleitzeitangebot der Universität Wien.
• Unsere Home-Office-Regelung ermöglicht Ihnen, bis zu 50 % der Arbeitszeit aus dem Home Office im Inland zu arbeiten.
• Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten unterstützen uns in fachlicher und persönlicher Hinsicht.
• Ihr Grundgehalt von 3.071,3  (Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.
• Regelmäßige Meetings und Teambuilding-Aktivitäten stärken unsere Zusammenarbeit.
• Wir leben die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch gute Koordination im Team.

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Matura, Studium etc.)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Borivoje Dakic  

borivoje.dakic@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen. 

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 30.12.2025 

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