Anwendungsbetreuer*in Bewerbungsmanagement Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Davon sind rund 7.500 in der Wissenschaft und Lehre beschäftigt, weitere 2.900 in der Administration und Organisation. Wir suchen einen*eine 

Anwendungsbetreuer*in Bewerbungsmanagement

Im Team Reporting und Digitale Services der Dienstleistungseinrichtung Forschungsservice und Nachwuchsförderung ist eine Stelle zu besetzen. Sie ist vorerst auf ein Jahr befristet; eine Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis ist vorgesehen bzw. möglich.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Sie sind die zentrale Ansprechperson für das Bewerbungsmanagementsystem apte NG, mit dem die Universität Wien die Auswahl von PhD-Kandidat*innen abwickelt. Sie betreuen die Anwendung fachlich, konfigurieren Ausschreibungen und Formulare und verantworten zentrale Schritte im Recruiting-Prozess, von der Ausschreibung bis zur Übergabe erfolgreicher Kandidat*innen in die nachgelagerten Systeme. Dabei arbeiten Sie eng mit Doktoratsschulen, Fakultäten, der zentralen Verwaltung der Universität sowie dem Zentralen Informatikdienst und der Herstellerfirma der Software zusammen.

Das machen Sie konkret:

• Fachliche Anwendungsbetreuung von apte NG: Konfiguration von Ausschreibungen, Formularen, Workflows und Benutzer*innenrechten
• Support für Anwender*innen (Doktoratsschulen, Bewerber*innen und weitere Prozessbeteiligte) auf Deutsch und Englisch, inkl. Erstellung von Anleitungen und Schulungsunterlagen
• Verantwortung für die Übergabe der Daten erfolgreicher Kandidat*innen an nachgeschaltete interne Systeme für die Studierendenverwaltung
• Fehleranalyse, Abstimmung mit dem Hersteller (Valucon) und dem Zentralen Informatikdienst sowie Testen neuer Releases
• Mitarbeit an der Weiterentwicklung des Systems und der Prozesse, Dokumentation in Confluence und Aufgabenverwaltung in Jira
• Stakeholder-Kommunikation sowie vereinzelt Veranstaltungsorganisation

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Reifeprüfung
• Erfahrung in der Betreuung oder Konfiguration webbasierter Anwendungen (idealerweise Bewerbungsmanagement-, Campus- oder HR-Systeme)
• Ausgeprägtes Prozessverständnis und Freude daran, Abläufe digital abzubilden
• Sorgfältiger Umgang mit personenbezogenen Daten; Kenntnisse der DSGVO von Vorteil
• Erfahrung mit Atlassian Confluence und Jira von Vorteil
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Kenntnisse der Strukturen und Abläufe an Universitäten oder Forschungseinrichtungen von Vorteil
• Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten eigenverantwortlich, genau und strukturiert, erklären Technisches verständlich und behalten auch bei vielen Anfragen den Überblick. Sie sind serviceorientiert, lösungsorientiert und arbeiten gerne im Team.

Das bieten wir Ihnen:

• Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können gegenseitigen Einvernehmen auch remote arbeiten.
• Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background.
• Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.
• Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 
• Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.759,20 (Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.
• Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Christian Kolowrat

christian.kolowrat@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.
 

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Bewerbungsfrist: 12.11.2026

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