Drittmittelreferent*in Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Ca. 3000 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine

Drittmittelreferent*in

Die Stelle wird vorerst befristet auf zwei Jahre besetzt, wobei 15 Wochenstunden nach zwölf Monaten in beiderseitigem Einvernehmen entfristet werden können.

Wenn Sie Ihr Talent und Ihre Fähigkeiten am liebsten in gesellschaftlich relevanten Projekten entfalten wollen, wenn sie gerne Teil eines kooperativen Teams sind und dennoch selbstständig und eigenverantwortlich arbeiten können, dann willkommen am Department für Funktionelle & Evolutionäre Ökologie der Universität Wien. Bei uns arbeiten Sie an einem Ort, an dem ein respektvoller Umgang, ein soziales Miteinander, und eine positive Einstellung zur Leistung einen hohen Stellenwert haben.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Rund 150 Kolleg*innen im Department für Funktionelle und Evolutionäre Ökologie schätzen ein Arbeitsumfeld, das von einem offenen Austausch, hoher Internationalität, exzellenter Forschung und großer Diversität geprägt ist. 

Als Drittmittelreferent*in unterstützen Sie Ihre Kolleg*innen im Department in der administrativen Umsetzung von Projekten von Projektbeginn bis -ende und führen alle Aufgaben rund um die Organisation der Verwaltungsabläufe im Drittmittelbereich (Budget- und Personalagenden) eigenverantwortlich durch. 

Das machen Sie konkret:

Koordination von Drittmittelaktivitäten

• Selbstständige und eigenverantwortliche Organisation der Verwaltungsabläufe im Drittmittelbereich (Budget- und Personalagenden)
• Interne Buchhaltung, Budgetkontrolle (SAP) und regelmäßige Berichterstattung über den Budgetstand an die PIs
• Kontrolle der Einhaltung der Regeln von Fördergebern bzgl. des Budgets
• Sammeln und Bereitstellung der erforderlichen Unterlagen für regelmäßige Reportings 
• Kommunikation mit den nationalen Wirtschaftsprüfer*innen im Rahmen von Audits
• Abwicklung administrativer Agenden mit den zuständigen DLEs der Universität
• Kommunikation und Abwicklung administrativer Agenden mit Projektpartnern (z.B. Koordination der Berichtslegung, Kontrolle der administrativen Berichtsteile)
• Erstellung von Werkverträgen und Honorarnoten
• Unterstützung der Drittmittelangestellten bei administrativen Belangen

Allgemeine Verwaltungstätigkeiten 

• Erstellung von Werkverträgen
• Hilfe bei der Beschaffung von Sachmitteln und Refundierungsanträgen
• Abwicklung von Dienstreiseanträgen und –rechnungen im Zusammenhang mit der Lehrtätigkeit von Mitarbeiter*innen
• Unterstützung bei der Organisation von Dienstreisen (z.B. Bahn-, Flug-, Hotelbuchungen)
• Mithilfe bei der Organisation von Gastvorträgen, Kongressen, Tagungen

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Sie haben mehrjährige Berufserfahrung in Administration & Organisation
• Sie haben ein Studium abgeschlossen (mind. BA)
• Sie bringen ausgezeichnete MS Office Kenntnisse (insb. Excel und Power Point) mit.
• Sie haben Erfahrung im Umgang mit Content Management Systemen (z.B. Typo 3) und Personalmanagementsystem (i3v)
• Sie sind versiert im sprachlichen Ausdruck in Englisch und Deutsch (mind. C1)
• Darüber hinaus wünschenswert ist Erfahrung mit Administration von Drittmittelprojekten

Ihr besonderer Arbeitsstil:

Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können teilweise auch remote arbeiten.

Sport am Arbeitsplatz: Kostenlose Zumba-Lektionen & andere Benefits.

Ein reiches Angebot an Rabatten und Vergünstigungen für Mitarbeiter*innen.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitärem Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot.

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 3.131,3 (auf Vollzeitbasis; 14x jährlich) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (Studium)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Christian Griebler

christian.griebler@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 19.06.2026

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