Fremdsprachensekretär*in (m/w/d)

Freie Universität Berlin

Die drei Graduiertenschulen GEAS, BerGSAS und BGSMCS sind drei interdisziplinäre Promotionsprogramme für Ostasienstudien (GEAS), Ancient Studies (BerGSAS) und Muslim Cultures and Societies (BGSMCS). Jede Schule hat eine Geschäftsstelle und betreut ca. 40 internationale Promovierende, 1-2 Postdocs sowie Gastwissenschaftler*innen. Die Graduiertenschulen arbeiten mit mehreren Fachbereichen und Universitäten zusammen. Uns verbindet die Arbeit mit den Nachwuchswissenschaftler*innen und vielen verschiedenen Forschungsprojekten sowie ein gemeinsames Haus zum Arbeiten, Forschen und als Veranstaltungsort.

Aufgabengebiet:

Die ausgeschriebene Stelle ist grundsätzlich teilbar bzw. in Teilzeit zu besetzen.

• Geschäftsstelle, Fremdsprachensekretär*in: Erledigung aller Aufgaben eines Hochschul­sekretariats (Office Management) mit fremdsprachlichen Anteilen, Korrespondenz, Terminmanagement (fremdsprachliche Tätigkeiten maßgeblich in schriftlicher Form - Englisch 2/3 sowie eine ostasiatische Sprache, vorzugsweise Chinesisch 1/3)
• Gästebetreuung (internationale Stipendiat*innen, Gastwissenschaftler*innen, Lehrbeauftragte)
• eigenständige Bearbeitung von Personal- und Haushaltsangelegenheiten, insbesondere Beschaffungen, Werkverträge und Stipendien
• Veranstaltungs- und Kongressvorbereitung, insbesondere Raumbuchungen, Catering, Einladungsmanagement
• Vorbereitung und Prüfung von internationalen Dienstreisen
• Projektbezogene Finanzplanung und Drittmittelverwaltung, insbesondere Budgetkontrolle der Sachausgaben wie Stipendien, Erstellung und Prüfung von Verwendungsnachweisen, Beratung und Umsetzung der sachgerechten Mittelverwendung für verschiedene Drittmittelgeber*innen
• unterjährige Mittelbewirtschaftung
• Organisatorische Zuarbeiten in der Lehre und Lehrplanung
• Koordination der Raumreservierungen

Einstellungsvoraussetzungen:
Abgeschlossene Ausbildung in einer tätigkeitsbezogenen Fachrichtung (z. B. Fremdsprachen­sekretär*in) oder vergleichbare Fachkenntnisse und Erfahrungen sowie sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie Kenntnisse in einer ostasiatischen Sprache (vorzugsweise Chinesisch).

(Berufs-)Erfahrung:

• Mehrjährige Berufserfahrung wünschenswert (ca. 3 Jahre)

Erwünscht:

• Gute Kenntnisse in der Bürokoordination
• internationale Erfahrung und Sensibilität für die Arbeit mit internationalen Promovierenden, Studierenden und Gästen
• einen sicheren Umgang mit gängigen Office-Programmen
• Kenntnisse der Rechtsgebiete des Haushalts- und Zuwendungsrechts
• Kenntnisse im Personalrecht, insbesondere der Regelungen über die Durchführung von Dienstreisen nach Bundesreisekostengesetz
• gutes Zeit- und Selbstmanagement und Entscheidungsfähigkeit; vorausschauende und eigenständige Arbeitsweise sowie schnelle Auffassungsgabe, Verantwortungsbewusstsein, Sorgfalt und Belastbarkeit
• Kooperations-, Team-, Kommunikations- und Konfliktfähigkeit

Die FU bietet Ihnen - neben den freundlichen, hochmotivierten und engagierten Team(s) der drei Graduiertenschulen:

• eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit mit Gestaltungsspielraum in einem kollegialen Umfeld und mit engem Kontakt zu internationalen Forschenden und ihren Projekten,
• ein vielfältiges Fortbildungsangebot zur umfassenden Einarbeitung und Weiterentwicklung Ihrer Kompetenzen,
• die Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeitgestaltung (DV Flex),
• ein betriebliches Gesundheitsmanagement,
• 30 Tage Urlaub pro Jahr,
• eine Jahressonderzahlung sowie eine Betriebsrente (VBL),
• eine gute Verkehrsanbindung und ein bezuschusstes Job- bzw. Deutschlandticket,
• einen Arbeitsplatz im Grünen.

Weitere Informationen erteilen Dr. Felicitas Hentschke, Dr. Regina Attula-Rütz, Dr. Katrin Gengenbach und Dr. Lena Wesemann (hittorf18@geschkult.fu-berlin.de / Tel: 030 838-61781).

Bewerbungen sind mit aussagekräftigen Unterlagen unter Angabe der Kennung bis zum 15.12.2025 im Format PDF (vorzugsweise als ein Dokument) elektronisch per E-Mail zu richten an Dr. Katrin Gengenbach: hittorf18@geschkult.fu-berlin.de oder per Post an die

Freie Universität Berlin
Fachbereich Geschichts- und Kulturwissenschaften
Ostasien und Vorderer Orient
GEAS, BGSMCS, BerGSAS
Dr. Katrin Gengenbach
Arnimallee 11
14195 Berlin (Dahlem)

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Schwerbehinderte werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.
Die Freie Universität Berlin fordert Frauen sowie Personen mit Migrationsgeschichte ausdrücklich zur Bewerbung auf. Vorstellungskosten können von der Freien Universität Berlin leider nicht über­nommen werden. Bewerbungsunterlagen werden nicht zurückgesandt. Bitte reichen Sie Ihre Unterlagen nur in Kopie ein.

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