Sekretär*in Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen eine*n

Sekretär*in

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft leisten wollen. An einem Ort, an dem der Austausch gelingt, mit der nötigen Freiheit, Professionalität und hohem Selbstanspruch.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Das Institut für Strafrecht und Kriminologie ist Teil der Rechtswissenschaftlichen Fakultät der Universität Wien.

Sie unterstützen das Administrationsteam am Institut für Strafrecht und Kriminologie und führen Verwaltungsaufgaben rund um Personal, Budget und Lehre eigenständig durch.

Ihr Aufgabenbereich umfasst alle administrativen Belange des Teams von Univ.-Prof. DDr. Peter Lewisch.

Die Stelle ist bis 30.09.2028 befristet.

Das machen Sie konkret:

• Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs-, Lehr- und Prüfungstätigkeiten
• Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
• Sie organisieren Meetings, Gastvorträge, Tagungen und Symposien
• Sie organisieren Reisetätigen und helfen bei deren Abrechnung.
• Sie unterstützen bei der Betreuung der Institutshomepage
• Sie betreuen wissenschaftliche Besucher*innen
• Sie unterstützen das Team beim Onboarding neuer Mitarbeiter*innen.

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Berufserfahrung im Office-Management (idealerweise im wissenschaftlichen/universitären Kontext)
• Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura) oder Kaufmännischer Lehrabschluss und langjährige Office Erfahrung 
• Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS Office, insb. Excel und Power Point)
• Sehr gute Deutsch- (C1) und solide Englischkenntnisse (ab B2)
• Erfahrung mit Content Management Systemen (z.B. Typo 3) & Social Media 
• Erfahrung mit SAP ist von Vorteil

Erwartet werden zudem:

• Hohe schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• Hohe Serviceorientierung
• Organisationsfähigkeit, Teamfähigkeit und eine lösungsorientierte Arbeitsweise
• Fähigkeit, selbständig und eigenverantwortlich zu arbeiten
• Bereitschaft zur Weiterbildung

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten, im gegenseitigen Einvernehmen auch gerne in Teilzeit.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.620,10 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Weitere Unterlagen, wo notwendig 
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Kathrin Kirschner, BA

kathrin.kirschner@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 17.04.2026

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