HR-Referent*in & Stellvertretende*r Fakultätsmanager*in Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Davon sind rund 7.700 in der Wissenschaft und Lehre beschäftigt, weitere 3.000 in der Administration und Organisation. Wir suchen eine*n 

HR-Referent*in & Stellvertretende*r Fakultätsmanager*in

Wenn Sie sich gern mit Verantwortungsbewusstsein, Weitblick und Sorgfalt um grundlegende Ressorcen in einem großen Wissenschaftsbereich kümmern möchten, und das am liebsten sowohl operativ als auch strategisch, dann willkommen im Team! Bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft leisten wollen; in einem Umfeld, in dem der Austausch gelingt; mit der nötigen Freiheit, mit Professionalität und mit hohem Selbstanspruch.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Kosmos, Erde, Umwelt, Anthroposphäre - das sind die Themenfelder an der Fakultät für Geowissenschaften, Geographie und Astronomie.

Wir sind erfolgreich in der Forschung ... mit 600 Publikationen und 7,2 Mio Euro Drittmitteleinnahmen pro Jahr.

Wir sind fundiert und zukunftsorientiert in der Lehre ... für 4.700 Studierende ... in fünf Bachelorstudien, acht Masterstudien, sieben Dissertationsgebieten und sieben Erweiterungscurricula.

Wir sind engagiert in Outreach-Aktivitäten und Weiterbildungsangeboten sowie verbunden mit unseren Alumni/ae.

Wir - das sind knapp 400 Wissenschafter*innen (darunter 40 Professuren und Tenure-Track Professuren) in den Bereichen Natur- und Sozialwissenschaften sowie etwa 100 Kolleg*innen in Administration, IT, Labor und Technik ... an drei Standorten innerhalb Wiens ... an sechs Instituten, einem Department, dem StudienServiceCenter und dem Dekanat.

Ihr künftiger Arbeitsplatz wird am Dekanat sein (Josef-Holaubek-Platz 2 / UZA II, 1090 Wien). Dort ist uns die professionelle und serviceorientierte Unterstützung der Wissenschaftler*innen sowie der Kolleg*innen des allgemeinen Personals der Fakultät ein großes Anliegen.

Als HR-Profi kümmern Sie sich um Personalagenden an der Schnittstelle zwischen den Instituten bzw. dem Department unserer Fakultät und zentralen Serviceeinrichtungen der Universität (insbesondere Personalwesen und Frauenförderung). 

Als stellvertretende*r Fakultätsmanager*in kommen Sie mit der großen Bandbreite an Themen in Kontakt, die abseits von wissenschaftlichem Arbeiten an der Fakultät von Relevanz sind; von Budget, über Forschungssupport, IT, Infrastruktur, Kommunikation und Outreach, Drittmittelprojekte, Themen im Bereich Studium und Lehre bis zu Kooperationen und vielem mehr.

Das machen Sie konkret:

Als HR-Referent*in ...

• arbeiten Sie (mit) an Personalagenden an der Fakultät, in die das Dekanat involviert ist (z.B. Koordinierung in Berufungsverfahren, Tenure-Track-Verfahren und bei Stellenausschreibungen, Unterstützung bei der Personalplanung, Koordination Studienassistenzen, laufende HR-Agenden wie Freistellungen u.ä.)
• kümmern Sie sich um ausgewählte Personalagenden, die die Kolleg*innen am Dekanat betreffen (z.B. Beauftragungen, Zeitmanagement, Stellenausschreibungen)
• kooperieren Sie bzgl. HR-Themen (z.B. Kettenvertragsregelung) vertrauensvoll mit den Kolleg*innen des Drittmittelservices unserer Fakultät
• stehen Sie in konstruktivem Austausch mit Ihren Schnittstellen in den Instituten bzw. dem Department der Fakultät und in den Einheiten auf Universitätsebene (z.B. Personalwesen und Frauenförderung, Berufungsservice, Qualitätssicherung) sowie mit Kolleg*innen an anderen Dekanaten / Büros von Zentren

Als stellvertretende*r Fakultätsmanager*in:

• übernehmen Sie Agenden der Fakultätsmanagerin bei deren Abwesenheit; dies gilt insbesondere für Themen mit HR-Bezug
• sind Sie eng involviert in die Planung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Sitzungen wie zum Beispiel Wissenschaftlicher Beirat oder Fakultätskonferenz
• können Sie im Zuge der Funktionsperioden zur*m stellvertretenden Leiter*in des Dekanats bestellt werden

Als Teil des Dekanatsteams ...

• unterstützen Sie die Kolleg*innen am Dekanat bei deren Themen (z.B. Vertretungen oder bei Events, da diese in gemeinsamer Anstrengung besser gelingen) und erhalten umgekehrt Unterstützung von ihnen
• sind Sie bereit und interessiert, abseits Ihrer unmittelbaren Themen, auch Aufgaben zu übernehmen, die für den laufenden Betrieb des Dekanats erforderlich sind (z.B. Beauftragung/en, Bestellwesen) bzw. im laufenden Betrieb der Fakultät durch das Dekanat zu koordinieren oder zu erledigen sind
• bringen Sie Ihre Expertise ein und entwickeln diese laufend und eigeninitiativ weiter

Das bringen Sie mit:

• Einschlägiger Studienabschluss (Bachelor) und/oder Matura bzw. Fachmatura plus mehrjährige relevante Berufserfahrung
• Kenntnisse universitärer Strukturen und Abläufe bzw. Erfahrung in der Wissenschaftsverwaltung oder in ähnlichen Institutionen
• Erfahrung im HR-Bereich - idealerweise bei einer oder mehreren größeren Institutionen / Unternehmen
• Interesse an und Geschick als Generalist*in
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Versiertheit im Umgang mit EDV-Anwendungen sowie Kollaborations-/Kommunikationstools
• Erfahrungen in der (An-)Leitung von Kolleg*innen / Mitarbeitenden sind von Vorteil

Sie arbeiten eigenverantwortlich, selbständig und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine ausgesprochen hohe soziale und kommunikative Kompetenz. Sie sind interessiert und bereit, sich weiterzubilden. 

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit) und können nach Vereinbarung teils auch remote arbeiten (innerhalb Österreichs / "Telearbeit").

Arbeitsklima: Sie werden Teil unseres kollegialen Teams - mit gegenseitiger Wertschätzung und Unterstützung; auch und besonders dann, wenn es mal sehr stressig ist. Sie arbeiten in einem internationalen Umfeld und in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Öffis: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 3.131,30 (auf Basis Vollzeit, d.h. die Hälfte davon, da es sich um eine 20h-Stelle handelt / 14x pro Jahr / Betrag per 1.1.2026) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir engagieren uns für Gleichstellung, Diversität und Inklusion.

Vertragsdauer: Die Stelle ist zunächst auf ein Jahr befristet. Bei gegenseitigem Einvernehmen wird die Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis angestrebt.

So einfach bewerben Sie sich:

• Lebenslauf (bitte auf Deutsch)
• Motivationsschreiben (bitte auf Englisch / maximal eine Seite)
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Matura, Studium)
• Möglichst Dienstzeugnisse aus früheren Beschäftigungsverhältnissen (soweit für diese Stelle relevant und soweit vorhanden)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Astrid Heusmann

astrid.heusmann@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.
 

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 08.10.2026

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