Institutskoordinator*in Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Davon sind rund 7.700 in der Wissenschaft und Lehre beschäftigt, weitere 3.000 in der Administration und Organisation. Wir suchen eine*n 

Institutskoordinator*in

Das Institut für Germanistik der Universität Wien ist das größte Forschungs- und Ausbildungszentrum für alle Fragen der deutschen Sprache und deutschsprachigen Literaturen. Die fünf Kernbereiche des Instituts lauten Neuere deutsche Literatur, Ältere deutsche Literatur, Germanistische Sprachwissenschaft, Deutsch als Fremd- und Zweitsprache und Fachdidaktik Deutsch. Dazu kommen ergänzend und fachübergreifend die Bereiche Gender Studies, Kulturwissenschaft, Literaturtheorie sowie Kinder- und Jugendliteraturforschung. Es werden rund 5000 Studierende betreut.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Das Institut für Germanistik betreibt Lehre und Forschung und bildet Studierende verschiedener Studien aus. Das wissenschaftliche Personal ist in zahlreiche Gremien der Universität eingebunden und pflegt verschiedene Kontakte in in- und ausländischen Institutionen. 

Die Stelle als Institutskoordinator*in sieht die Führung der laufenden Geschäfte des Instituts und die Verantwortung für den operativen Bereich des Instituts in Absprache mit der Institutsleitung vor.

Das machen Sie konkret:

• Sie stellen die Einhaltung der arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen des allgemeinen Personals sicher. 
• Sie übernehmen die fachliche Anleitung und die Diensteinteilung des allgemeinen Personals, inkl. regelmäßiger Dienstbesprechungen.
• Sie führen Personalentwicklungsmaßnahmen durch und planen und organisieren notwendige Weiterbildungsmaßnahmen.  
• Sie sind für das gesamte Berichtswesen des Instituts (Wissensbilanz, Institutsbericht etc.) verantwortlich und bereiten Zielvereinbarungsgespräche auf Fakultätsebene und auf Ebene der Universitätsleitung vor.
• Sie planen, budgetieren und setzen abteilungsrelevante Investitionsvorhaben für das Institut um und stellen den wirtschaftlichen und nachhaltigen Einsatz von Ressourcen sicher. 
• Sie wirken bei der strategischen Planung und Ausrichtung des Instituts (Budget, Ressourcen, Vernetzung) mit und organisieren die Erhebung der für die Entscheidungen der Institutsleitung erforderlichen Informationen. 
• Sie haben die Organisation und Sicherstellung der Kommunikationsstruktur für die interne und externe Kommunikation über. 
• Sie koordinieren und organisieren die Öffentlichkeitsarbeit des Instituts. 
• Sie sind Ansprechperson für wissenschaftliche Projektleitungen auf Institutsebene. 

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Mehrjährige Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen/universitären Kontext)
• Abschluss eines BA-Studiums 
• Sehr gute EDV Anwender*innenkenntnisse: v.a. MS Office, Typo 3, SAP
• Hohe schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch und Englisch
• Hohe Organisations- und Koordinationsfähigkeit 
• Kenntnisse der universitären Strukturen und Abläufe bzw. Erfahrungen in der universitären Verwaltung. 

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen:

Die Stelle ist vorerst auf 1 Jahr befristet mit Option auf Übernahme in ein unbefristetes Dienstverhältnis.

Work-Life-Balance: Sie können Ihre Arbeitszeiten in Absprache ändern und können teilweise auch remote arbeiten. 

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines erfolgreichen Teams in einer engagierten Arbeitsumgebung. 

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 3.131,30 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Matura, Studium etc.)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Hannes Schweiger

hannes.schweiger@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.
 

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 21.04.2026

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