Institutsreferent*in Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Davon sind rund 7.500 in der Wissenschaft und Lehre beschäftigt, weitere 2.900 in der Administration und Organisation. Wir suchen einen*eine 

Institutsreferent*in

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Ihr zukünftiger Arbeitsplatz ist am Institut für funktionelle Materialien und Katalyse, das Teil der Fakultät für Chemie, der Universität Wien ist. Sie unterstützen als Institutsreferent*in das Team des Instituts für funktionelle Materialien und Katalyse und führen Verwaltungsaufgaben rund um Personal, Budget und Lehre eigenständig durch. Am Institut sind vier Arbeitsgruppen sowie ca. 40 wissenschaftliche und nicht-wissenschaftliche Mitarbeiter*innen tätig.

Die Stelle ist zunächst auf ein Jahr befristet (mit der Möglichkeit einer Entfristung).

Das machen Sie konkret:

Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in für vielseitige und abwechslungsreiche Aufgabenbereiche. Das bedeutet unter anderem:
•    Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Lehr- und Prüfungstätigkeiten.
•    Sie übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
•    Sie organisieren Meetings und unterstützen bei der Organisation von Tagungen und Symposien.
•    Sie unterstützen bei der Betreuung der Institutshomepage.
•    Sie übernehmen die Budgetverwaltung (Kontrolle Eingänge und Ausgänge).
•    Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess.
•    Sie übernehmen das Reisemanagement und die Abwesenheitsverwaltung.
•    Sie unterstützen/übernehmen das Bestellwesen.
•    Sie übernehmen die Studierenden- und Lehrendenbetreuung.
•    Sie übernehmen die Rolle des*r Inventarbeauftragte*n.

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Allgemeine oder Berufsbildende höhere Schule (Matura/Fachmatura) oder Kaufmännischer Lehrabschluss
• Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen/ universitären Kontext)
• Sehr gute MS Office Kenntnisse
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Organisatorische Fähigkeiten
• Fähigkeit selbständig und eigenverantwortlich zu arbeiten
• Starke Serviceorientierung, soziale Kompetenz und Selbständigkeit
• Organisationsfähigkeit und kommunikatives Talent
• Kenntnisse von universitätsspezifischen EDV-Anwenderkenntnissen sind von Vorteil - i3v, typo 3, SAP

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und
• Kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Kai Carsten Hultzsch

kai.hultzsch@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.
 

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 15.11.2026

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