Institutsreferent*in Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Ca. 3000 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine

Institutsreferent*in

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft leisten wollen. An einem Ort, an dem der Austausch gelingt, mit der nötigen Freiheit, Professionalität und hohem Selbstanspruch.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Sie unterstützen den Lehrstuhl von Univ.-Prof. Dr. Christian Rabl in allen administrativen und organisatorischen Belangen und erfüllen Verwaltungsaufgaben rund um Personal, Forschung und Lehre.

Die Stelle ist vorerst auf 12 Monate befristet, eine spätere Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis ist im beiderseitigen Einverständnis möglich.

Das machen Sie konkret:

• Sie unterstützen im Lehrbetrieb, insbesondere bei der Organisation und Administration von Lehrveranstaltungen und Prüfungen. Das bedeutet, Sie betreuen interne und externe Lehrende, beantworten Anfragen von Studierenden, erstellen und verwalten Moodle-Kurse und stellen Lehrmaterialien zur Verfügung.
• Sie unterstützen bei der Recherche und Vorbereitung von Korrespondenz, Gutachten, Publikationen und Veranstaltungen (Kopie- und Scanaufträge, Korrekturlesen und redaktionelle Bearbeitung wissenschaftlicher Texte, Vorträge und Power Point-Präsentationen).
• Sie halten die Homepage auf dem aktuellen Stand.
• Sie bereiten dienstliche Reisen und deren Abrechnung vor und unterstützen bei der Abwesenheitsverwaltung.
• Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Sie haben einen kaufmännischen Lehrabschluss oder eine Berufsbildende Mittlere Schule abgeschlossen.
• Sie bringen ausgezeichnete MS Office Kenntnisse (insb. Excel und Power Point) mit.
• Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse der deutschen Rechtschreibung und Grundkenntnisse des Englischen.
• Darüber hinaus wünschenswert wäre Erfahrung im Umgang mit Content Management Systemen (z.B. Typo 3).
• Von Vorteil sind Kenntnisse der universitären Strukturen und Abläufe bzw. Erfahrung in der universitären Verwaltung.

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe Service- und Kund*innenorientierung.

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können im gegenseitigen Einvernehmen auch remote arbeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.620,10 erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Lukas Vana, LL.M. (lukas.vana@univie.ac.at)

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 10.11.2026

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