Koordinator*in Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 7500 davon sind in der Wissenschaft und Lehre beschäftigt, weitere 2.900 in der Administration & Organisation. Wir suchen einen*eine 

Koordinator*in

Wenn Sie für Ihr Leben gern im Bereich des wissenschaftlichen Nachwuchs tätig sein möchten und das am liebsten in einer Doctoral School, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft leisten wollen. An einem Ort, an dem der Austausch gelingt, mit der nötigen Freiheit, Professionalität und hohem Selbstanspruch.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Als Koordinator*in der Philologisch-Kulturwissenschaftlichen Doctoral School unterstützen Sie die Leitung der Doctoral School in allen operativen Agenden und führen alle Aufgaben rund um die Doctoral School (Umsetzung von Maßnahmen und Aktivitäten, etc.) eigenverantwortlich durch. 

Die Fakultät der Philologisch-Kulturwissenschaftlichen Fakultät bildet ca. 750 PhD-Studierende aus. 

Das machen Sie konkret:

• Management und Controlling zentraler Ressourcen (Budgetadministration von der Planung bis zum Controlling) 
• Konzeption und Organisation der Ausschreibung und Vergabe von Stipenden, Preisen und Fördergelder
• Sie übernehmen die Beratung von Doktoratsstudierenden in enger Zusammenarbeit mit dem StudienServiceCenter und dem zentralen Doktorand*innenzentrum und die Beratung von Betreuer*innen in Bezug auf die Aktivitäten der Doctoral School
• Sie konzipieren und organisieren Aktivitäten und Veranstaltungen (u.a. Retreats), Workshops mit internationalen Gastvortragenden, Maßnahmen zur Förderung von Team-Betreuung, Mentoring-Initiativen und Veranstaltungen für Dissertant*innen
• Sie begeistern sich für Kommunikations- und Öffentlichkeitsarbeit (u.a Bewerbung der Doctoral School, Contenterstellung und Betreuung der Webpage) sowie Koordination der Maßnahmen zur Qualitätssicherung in Abstimmung mit der Fakultätsleitung und der Leitung der Doctoral School
• Sie unterstützen die Leitung der Doctoral School beim Aufbau von internationalen Netzwerken, Koordination der SubSchools und der Gremien der Doctoral School

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Sie haben eine einschlägige Berufserfahrung im Bereich Projektmanagement/Projektkoordination
• Sie haben ein abgeschlossenes Doktoratsstudium im Fachbereich der Geisteswissenschaften 
• Sie bringen ausgezeichnete MS Office Kenntnisse (insb. Excel und Power Point) und Erfahrung im Umgang mit Redaktionssystemen (Typo 3) sowie SAP (von Vorteil)  mit.
• Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse universitärer Abläufe und Strukturen
• Sie haben Erfahrung im Umgang mit Content Management Systemen (z.B. Typo 3) & Social Media.
• Sie haben Erfahrung im Bereich Controlling/Budgetverwaltung 
• Sie verfügen über ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Darüber hinaus wünschenswert wäre eine einschlägige Erfahrung im Bereich Nachwuchsförderung im wissenschaftlichen Kontext.

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen:

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 3.450,30 erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

Die Stelle ist vorerst auf 3 Jahre befristet mit Option auf Entfristung.

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben, in dem Sie besonders auf ihre beruflichen Erfahrungen im gewünschten Bereich eingehen.
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (Studium, Projektmanagement/Projektkoordination, etc.)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Barbara Riefler

barbara.riefler@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.
 

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Bewerbungsfrist: 17.08.2026

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