Organisationsassistent*in Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen eine*n

Organisationsassistent*in

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Am Department of Structural and Computational Biology ist ab 1. Dezember 2025 die Stelle der/des Organisationsassistent*in (40h) zu besetzen. Die Stelle ist vorerst auf ein Jahr befristet, danach besteht die Möglichkeit der Entfristung.

Wenn Sie gern den Überblick behalten, mit Herzblut Projekte begleiten und Organisation für Sie mehr als nur Verwaltung bedeutet – dann freuen wir uns, wenn Sie in unserem Team zu begrüßen. Als Organisationsassistent*in sind Sie Teil unseres zentralen Administrationsteams und arbeiten eng mit internationalen Forschenden zusammen – in einem Umfeld, das von offenem Miteinander geprägt ist.

Das Department ist Teil der Max Perutz Labs und der Universität Wien und bildet auch Studierende aus (BSc, MSc, PhD). Die Max Perutz Labs fassen die molekularbiologisch arbeitenden Gruppen der Universität Wien zusammen. Um die Zusammenarbeit mit der Medizinischen Universität Wien im Bereich der molekularen Biowissenschaften zu intensivieren, wurden 2005 die Max Perutz Labs gegründet. Wir unterhalten hoch technisierte Forschungsinfrastrukturen an zwei benachbarten Standorten, an welchen rund 450 Wissenschaftler*innen aus mehr als 40 Nationen in mehr als 45 Forschungsgruppen in der biomedizinischen Grundlagenforschung tätig sind.

Das machen Sie konkret:

Ihr Aufgabengebiet umfasst ein vielseitiges Spektrum administrativer Tätigkeiten im Rahmen der Department-Organisation, insbesondere in folgenden Bereichen:

•    Allgemeine Sekretariatstätigkeiten und Mitarbeit in der Forschungsadministration des Departments
•    Selbstständige Bearbeitung der Personalagenden: Stellenausschreibungen, Personalanstellungs- und Dienstendeprozesse, Betreuung (Beratung und Unterstützung) von (neuen) Mitarbeiter*innen, Projektpersonalplanung, Abwesenheits- und Reiseadministration
•    Unterstützung der Projektleiter*innen und Mitarbeiter*innen bei Zeitmanagement und der Abwesenheitsverwaltung (Freistellungen und Dienstreisen)
•    Eigenständige Abwicklung von Verwaltungsprozessen im Drittmittelbereich (Budgetverwaltung und Personalagenden), sowie aktive Unterstützung der Projektleiter*innen und Mitarbeiter*innen
•    Schnittstelle zu inneruniversitären Dienstleistungseinrichtungen (Finanzwesen und Controlling, Forschungsservice, Personalabteilung) sowie außeruniversitären (Fördergeber*innen und Projektpartner*innen) Stellen in Bezug auf Drittmittelprojekte
•    Budgetmittelverwaltung, laufende Kontrolle von Einnahmen und Ausgaben, Rechnungsprüfung im internen Onlinesystem, Rechnungslegung, Sach- und Reiseabrechnungen, Ressourcenplanung und -verwaltung
•    Unterstützung bei der Erstellung von Zwischen- und Endabrechnungen im Drittmittelbereich sowie Rechnungslegung
•    Betreuung internen Mitarbeiter*innendatenbank 
•    Erstellung eines Verzeichnisses für Publikationen und Konferenzbeiträge in der Forschungsdatenbank der Universität Wien
•    Mitwirkung bei der Planung, Organisation und Durchführung von wissenschaftlichen Veranstaltungen 
•    Administrative Unterstützung im Bereich der Lehre, insbesondere Lehrveranstaltungsorganisation und Erfassung von Prüfungsergebnissen

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

•    Abgeschlossene Ausbildung an einer kaufmännischen Schule, einer Allgemeinbildenden Höheren Schule, Fachschule bzw. abgeschlossene kaufmännische Lehre
•    Selbstständiger und strukturierter Arbeitsstil
•    Hohes Engagement, Verantwortungsbewusstsein, Genauigkeit, Teamorientierung und Lernbereitschaft
•    Sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
•    Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (mindestens C1)
•    Umfassende EDV-Anwender*innenkenntnisse: sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Excel), Erfahrung mit SAP ist wünschenswert, aber nicht vorausgesetzt
•    Kenntnisse universitärer Abläufe und Strukturen von Vorteil
•    Berufserfahrung, vorzugsweise in der Abwicklung von Drittmittelprojekten an einer Universität, von Vorteil

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten, im gegenseitigen Einvernehmen auch gerne in Teilzeit.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.699,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.) 
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Iris Gruber

iris.gruber@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 15.09.2025

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