Organisationsassistent*in

Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen eine*n

Organisationsassistent*in

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Die DocSchool PhilKult ist eine der größten Doktoratsschulen der Universität Wien und bietet Doktorand*innen zusätliche Möglichkeiten, die über das reguläre Doktoratsstudium hinausgehen. Ihre derzeit rund 380 Studierenden und 120 Betreuer*innen sind in zwölf thematischen Sektionen organisiert. Über 60 Nationalitäten sind vertreten, wobei die Mehrheit der Doktorand*innen der Fakultät sich selbst finanziert und ihre Forschung neben anderen beruflichen und familiären Verpflichtungen betreibt.
Als Organisationsassistent*in unterstützen Sie die zentrale Koordination und führen Verwaltungsaufgaben rundum Förderungen, Forschungsmanagement und Kommunikation eigenständig durch. Gleichzeitig unterstützen Sie die Sektionsleitungen beim Management der Sektionen. Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in mit einer hohensozialen und kommunikativen Kompetenz. Sie zeichnen sich durch großes Verantwortungsbewusstsein und aktive Einsatzbereitschaft aus.

Das machen Sie konkret:

• Unterstützung der zentralen Koordination, der Sektionsleitungen und der Leitung, z.B.:
  • Anlaufstelle für Fragen rund um Stipendien, Zuschüsse und Veranstaltungsfinanzierung
  • Verwaltung von Anträgen für Stipendien und Zuschüsse
  • Verwaltung von Datenbanken (v.a. Project Monitor)
  • Englisch- und deutschsprachige Korrespondenz
  • Unterstützung im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit und (auch internen) Kommunikation
  • Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen
  • Unterstützung bei der Gestaltung von Moodle-Seiten

Mindestanforderungen:

• Interesse an der Entwicklung und Organisation von akademischen Programmen
• Sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Word, Excel, Outlook, Powerpoint)
• Abgeschlossene Allgemeine oder Berufsbildende bzw. höhere Schule (Matura) oder gleichwertige Qualifikation
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie hohe schriftliche und mündliche Ausdrucks- und Kommunikationsfähigkeit
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Teamfähigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit sowie Bereitschaft zur Weiterbildung
• Interkulturelle Sensibilität und Flexibilität in der Zusammenarbeit

Von Vorteil sind:

• Sensibilität für die Herausforderungen von Doktorand*innen in Universität und Gesellschaft von heute
• Grundkenntnisse universitärer Strukturen und Abläufe
• Erfahrung mit institutsübergreifenden bzw. interdisziplinären Arbeitsweisen
• Erfahrung in der Abwicklung von administrativen Aufgaben 
• Erfahrung mit Content Management Systemen (z.B. Typo 3) & Social Media
• Erfahrung mit E-Learning, insbesondere Moodle

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten, im gegenseitigen Einvernehmen auch gerne in Teilzeit.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.699,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Weitere Unterlagen, wo notwendig 
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Kathrin Sartingen

kathrin.sartingen@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 31.10.2025

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