Organisationsassistent*in

Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Menschen gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft, davon ca. 3.000 in der Administration und Organisation. Sie arbeiten transparent, präzise und schätzen den Austausch zwischen Fachbereichen und Arbeitskulturen. Mit ihrer Kompetenz tragen sie dazu bei, exzellente Forschung und Lehre zu ermöglichen. Fühlen Sie sich angesprochen? Wir suchen einen*eine

Organisationsassistent*in

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können. 

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Sie ergänzen und verstärken das Administrationsteam am Department für Neurowissenschaften und Entwicklungsbiologie und führen eigenständig Verwaltungsaufgaben rund um Personal, Budget, Forschung und Lehre durch. Es wird darauf Wert gelegt, durch Schulungen weitere Kompetenzen zu gewinnen, um auf dem aktuellen Stand zur Klärung und Lösung aktueller administrativer Fragen der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen des Departments beitragen zu können. So besteht die Erwartung, dass Sie über hervorragende organisatorische, kommunikative und sprachliche Fähigkeiten und die Bereitschaft zur Arbeit im Team verfügen. 

Das machen Sie konkret:

• Allgemeine Verwaltungs- und Organisationsaufgaben
• Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen in administrativen Belangen
• Sicherstellung der Durchführung von Verwaltungsabläufen gemäß den universitären Geschäftsprozessen und der gesetzlichen Rahmenbedingungen
• Übernahme der laufenden Administration von zentralen Budgets und Drittmittelprojekten, sowie wesentliche administrative Mithilfe bei deren Beantragungen und Audits
• Zahlungsverkehr, Finanzkalkulationen und Rechnungsprüfung im Q-Flow
• Überprüfung und Verwaltung von Reiseanträgen, Reiseabrechnungen, Freistellungen, Arbeitszeitaufzeichnungen etc.
• Übermittlung von Tierversuchsdaten an die zuständigen Stellen
• u:cris Dokumentation
• Übernahme der Vorbereitung von Mitarbeiter/innenverträgen, Datenbankverwaltung, Bestellungen, Versand, Post, Key-Card-/Zugangsverwaltungen etc.
• Mithilfe bei der Abwicklung von Stipendien, Sommerkursen etc.
• Verwaltung und Beschaffung von Literatur und Literaturdatenbanken, Literaturrecherche, Korrespondenz mit Publikationsorganen
• Mithilfe bei der englisch- und deutschsprachigen Kommunikation in Netzwerken (Webseiten, Soziale Medien), Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.)
• Eintragungen von Daten in die Plattformen für Lehre
• Koordination und Organisation der Lehrplanung in Abstimmung mit dem StudienServiceCenter (z.B. Ankündigungen, Raumbuchungen, Terminplanung)
• Unterstützung in der Organisation von Vorträgen und Vortragsreisen
• Organisation, laufende Betreuung und Abrechnung von (internationalen) Workshops, Fachtagungen, Symposien, inkl. Gästebetreuung (An-/Abreise, Hotel, Rahmenbedingungen)

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• • Allgemeinbildende oder berufsbildende Höhere Schule (Matura oder Äquvalent) oder Kaufmännischer Lehrabschluss mit Berufserfahrung
  • Berufserfahrung in der Abwicklung administrativer Aufgaben
  • Sehr gute EDV-Anwenderkenntnisse (MS Office, Excel und Powerpoint; weitere Kenntnisse können vorteilhaft sein)
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (ab Level 2) in Wort und Schrift
  • Organisationskompetenz, Selbstständigkeit, Belastbarkeit, Flexibilität und Genauigkeit
  • Bereitschaft zur Weiterbildung

  Für die Auswahl vorteilhafte Zusatzqualifikationen/ Vorerfahrungen:

  • Internationalität
  • Kenntnisse im Rechnungswesen / in der Budgetierung
  • Erfahrung mit SAP und Typo3
  • Erfahrung in der Administration von universitären Budgets
  • Erfahrung in der Administration von Drittmitteln

  Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie verfügen über hervorragende organisatorische Fähigkeiten und Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich, genau und strukturiert, sind service- und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz. Die Arbeit mit internationalen Teams empfinden Sie als Bereicherung.

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten, im gegenseitigen Einvernehmen auch gerne in Teilzeit.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.759,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

Die Stelle soll ehestmöglich besetzt werden und ist derzeit befristet bis zum 30.4.2028.

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Weitere Unterlagen, wo notwendig 
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Kristin Teßmar-Raible  

kristin.tessmar-raible@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 20.02.2026

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