Organisationsassistent*in Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Ca. 3000 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine

Organisationsassistent*in

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können. 

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Die ausgeschriebene Stelle ist am Institut Wiener Kreis (IVC) an der Fakultät für Philosophie und Bildungswissenschaft angesiedelt. Sie unterstützen das zentrale Administrationsteam am Institut Wiener Kreis und führen Verwaltungsaufgaben rund um Personal, Budget und Lehre eigenständig durch. Das IVC steht in der Tradition des historischen „Wiener Kreises." In diesem Sinne unterstützt das IVC philosophische Forschungsvorhaben, die kritisch-konstruktiv an Fragen der Einzelwissenschaften anknüpfen. Auch die Integration von verschiedenen Bereichen der Wissenschaftsforschung (Philosophie, Geschichte, Soziologie) ist ein systematisches Anliegen. Das IVC widmet sich darüber hinaus der Dokumentation, kritischen Rekonstruktion und Weiterentwicklung des Logischen Empirismus. Es besteht eine enge Zusammenarbeit mit dem Institut für Philosophie (speziell dem Fachbereich Wissenschaftstheorie) und der "Wiener Kreis Gesellschaft".
Die Stelle ist als Karenzvertretung ausgeschrieben und zunächst bis 08.11.2026 (Ende Mutterschutz) befristet. Eine Verlängerung für die Dauer der Karenz ist vorgesehen. 

Das machen Sie konkret:

• Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben. Das bedeutet u.a.: Sie organisieren Meetings, Workshops und Reisetätigkeiten. Sie protokollieren und bereiten Daten auf. Sie unterstützen in der Vorbereitung von Publikationen und Veranstaltungen. Sie verwalten Projektbudgets und administrieren Drittmittelprojekte
• Sie sind eine der zentralen Ansprechpartner*innen und übernehmen gemeinsam die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.)
• Sie arbeiten mit bei der univie: summer school - Scientific World Conceptions (USS-SWC) und der Abwicklung der Stipendien
• Sie arbeiten mit bei der Organisation von Tagungen, Kongressen, Meetings etc
• Sie betreuen die Homepages des Institut Wiener Kreis, der Summer School und Tagungen des Instituts Wiener Kreis
• Sie lesen wissenschaftliche Texte Korrektur und betreuen die redaktionelle Bearbeitung
• Sie begleiten die Vorbereitung der Druckvorlagen und die Abwicklung des Publikationsvorgangs für die drei Publikationsreihen des Institut Wiener Kreis
• Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperationspartner*innen
• Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen/ universitären Kontext)
• Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura) oder Kaufmännischer Lehrabschluss und langjährige Office Erfahrung
• Sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Word, Excel, Power Point, Access)
• Kenntnisse von i3v und SAP sind von Vorteil
• Sehr gutes Deutsch und solide Englischkenntnisse (ab B 2 Level)
• Erfahrung mit Lektoratsarbeiten für Publikationen sind von Vorteil
• Erfahrung mit Content Management Systemen (z.B. Typo 3, HTML, Wordpress) & Social Media
• Erfahrung mit lnDesign und Videobearbeitungsprogrammen sind von Vorteil
• Bereitschaft zur Weiterbildung

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können im gegenseitigen Einvernehmen auch remote arbeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.759,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Georg Schiemer

georg.schiemer@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 08.06.2026

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