Organisationsassistent*in Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Menschen gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft, davon ca. 3.000 in der Administration und Organisation. Sie arbeiten transparent, präzise und schätzen den Austausch zwischen Fachbereichen und Arbeitskulturen. Mit ihrer Kompetenz tragen sie dazu bei, exzellente Forschung und Lehre zu ermöglichen. Fühlen Sie sich angesprochen? Wir suchen einen*eine

Organisationsassistent*in

Wenn Sie ein Organisations- und Kommunikationstalent sind und auch in arbeitsintensiven Situationen den Überblick behalten und das am liebsten in Projekten am Puls aktueller Forschung und Wissenschaft, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können. 

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Sie unterstützen das neue Fakultätszentrum Archäologie administrativ, das am 1. Oktober 2026 aus den Instituten Urgeschichte und Historische Archäologie und dem Vienna Institute for Archaeological Science (VIAS) gegründet wird. Zu Ihren zentralen Aufgaben gehört unter anderem die Vorbereitung eines großen internationalen Archäologiekongresses im August 2028. Die Stelle ist auf zwei Jahre befristetet mit der Option auf Entfristung nach budgetären Möglichkeiten.

Das machen Sie konkret:

• Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen des Fakultätszentrums Archäologie bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.
• Sie sorgen für Kommunikation unter den Zentrumsteilnehmer*innen, planen und organisieren Termine, Veranstaltungen und Events. Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (zentrums-intern, universitär, und mit den Partners des Forschungsnetzwerks HEAS, etc.).

• Mithilfe bei der Organisation des 34. Jahrestreffens der Europäischen Archäologie Assoziation (34th EAA Annual Meeting) in Wien (31 August-1 September 2028) mit etwa 3500 erwarteten Teilnehmer*innen.
• Sie sorgen für Wissenschaftskommunikation und Sichtbarkeit des Archäologiezentrums in der Öffentlichkeit, durch Onlinepräsenz, Veranstaltungen, und Wissenschaftsvermittlung. Sie unterstützen bei der Gestaltung der Webseiten des Zentrums und betreuen den Veranstaltungskalender.

• Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperations-partner*innen, kümmern sich um Planung und Abrechnung von Reisen.
• Sie unterstützen bei Budget- und Personalangelegenheiten.

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert, belastbar und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

• Berufserfahrung im Konferenz- sowie Büro-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen/ universitären Kontext)
• Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura) oder kaufmännischer Lehrabschluss und langjährige Büro Erfahrung 
• Sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Excel und Power Point), Erfahrung mit Content Management Systemen (z.B. Typo 3) & Sozialen Medien, Erfahrung mit SAP ist von Vorteil
• Sehr gute Deutsch und Englischkenntnisse (ab B 2 Level)

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können im gegenseitigen Einvernehmen auch remote arbeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.759,2 brutto (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Katharina Rebay-Salisbury  

katharina.rebay-salisbury@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 19.06.2026

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