Organisationsassistent*in Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Menschen gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 Mitarbeiter*innen unterstützen mit ihren administrativ-technischen Kompetenzen internationale Spitzenforschung und Lehre. Bei uns finden sie Raum für ihren kontinuierlichen Anspruch, innovative Lösungswege zu finden und zu gestalten. Das wollen Sie auch?  Wir suchen einen*eine

Organisationsassistent*in

Wenn Sie gerne organisieren und den Überblick behalten und das am liebsten in einer angenehmen Arbeitsatmosphäre, dann willkommen im Team!

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Sie unterstützen das Institut für Anorganische Chemie der Fakultät für Chemie als Organisationsassistent*in und führen dabei Verwaltungsaufgaben rund um administrative Angelegenheiten des Institutes eigenständig durch. 

Die Stelle ist vorerst mit 35h ausgeschrieben und auf 6 Monate befristet, eine anschließende Aufstockung auf 40h sowie Entfristung ist in beiderseitigem Einvernehmen möglich und wird angestrebt.

Das machen Sie konkret:

• Sie sind Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit vielen Schnittstellen (team-intern, universitär, Studierende, etc.).
• Sie verwalten das Budget: Veranlassung von Zahlungen, Kostenersätzen und Honorarnoten per Fiori (universitätsinternes System), sowie Kontrolle der Einnahmen und Ausgaben.
• Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen sowie internationaler Studierender bis hin zum Onboarding.
• Sie unterstützen bei der Lehrplanung (Termin- und Raumbuchungen).
• Sie betreuen die Webseiten des Instituts.
• Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperations-partner*innen.
• Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben. Das bedeutet u.a.: Sie helfen bei der Organisation von Meetings, Workshops und Reisetätigkeiten.  

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura) oder Kaufmännischer Lehrabschluss und langjährige Office Erfahrung
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen/ universitären Kontext)
• Sehr gute MS Office Kenntnisse 
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sind essenziell
• Erfahrung mit Content Management Systemen (z.B. Typo3) und SAP ist von Vorteil
• Hohe schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• Selbstständigkeit
• Teamfähigkeit

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind verlässlich, ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen:

• Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können nach Abstimmung mit der Führungskraft auch remote arbeiten.
• Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitärem Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.
• Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.
• Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 
• Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.759,20 (Basis 40h) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.
• Vertrag: Die Stelle ist vorerst mit 35h ausgeschrieben und auf 6 Monate befristet, eine anschließende Aufstockung auf 40h sowie Entfristung ist in beiderseitigem Einvernehmen möglich und wird angestrebt.
• Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team! 

So einfach bewerben Sie sich:

•    Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
•    Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
•    Weitere Unterlagen, wo notwendig 
•    Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Elisa Tomat  

elisa.tomat@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 19.07.2026

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