Organisationsassistent*in Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine

Organisationsassistent*in

Wenn Sie gern organisieren und auch angesichts vielfältiger Aufgaben den Überblick behalten, dann willkommen im Team! 

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Das Institut für Bildungswissenschaft ist Teil der Fakultät für Philosophie und Bildungswissenschaft. Die Hauptaufgaben des Instituts liegen in der Lehre und Forschung im Bereich der Bildungswissenschaft. Am Institut administriert ein 7-köpfiges Verwaltungsteam etwa 70 wissenschaftliche Mitarbeiter*innen, die sich der Beschreibung, kritischen Analyse und wissenschaftlichen Erklärung von Phänomenen der Bildung und Erziehung widmen. Die Stelle ist dem Arbeitsbereich " Inklusive Pädagogik" (interim. Leitung: Assoz. Prof. Mag. Dr. Helga Fasching) zugeordnet. Sie führen allgemeine Verwaltungsaufgaben rund um Personal, Budget, Lehre, Forschung und Third Mission eigenständig durch und stehen als Ansprechpartner*in für die wissenschaftlichen Institutsmitarbeiter*innen, lokale und internationale Gäste sowie für Kooperationspartner*innen zur Verfügung.

Das machen Sie konkret:

Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen im Arbeitsbereich bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs-, Projekt- und Lehraufgaben. Darüber hinaus und in Absprache mit der Institutskoordinatorin unterstützen Sie, als Mitglied des Teams administrativer Institutsmitarbeiter*innen, bei Bedarf auch wissenschaftliche Mitarbeiter*innen anderer Arbeitsbereiche. Es wird möglich sein, dabei Schwerpunkte zu setzen. Die gemeinsam genutzten, nahe beieinander gelegenen Büros des administrativen Personals bieten zahlreiche Möglichkeiten für Rücksprache und Unterstützung.

Das bedeutet u.a.:

• Sie beschäftigen sich mit finanziellen und personellen Aspekten im Zusammenhang mit Drittmittelprojekten.
• Sie erledigen die Rechnungsprüfung bei Projekt- und Berufungsbudgets.
• Sie organisieren Meetings, Workshops, Tagungen, etc.
• Sie betreuen Veranstaltungen direkt vor Ort.
• Sie administrieren Reisetätigkeiten und Kostenrefundierungen.
• Sie verwalten Daten in universitären IT-Systemen.
• Sie helfen bei der administrativen Vorbereitung von Publikationstätigkeiten.
• Sie sind Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (institutsintern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
• Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperations-partner*innen.
• Sie befüllen die Homepage mit institutsrelevanten Inhalten.

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen/universitären Kontext)
• Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura) oder Kaufmännischer Lehrabschluss und langjährige Office Erfahrung
• Sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Word, Excel und Power Point)
• Sehr gutes Deutsch und solide Englischkenntnisse (ab B 2 Level, Arbeitssprache teilweise in Englisch)
• Erfahrung mit Content Management Systemen (z.B. Typo 3 und u:cris, Moodle)
• Erfahrung mit SAP und HRFI ist von Vorteil
• Freude im Umgang mit und der Unterstützung von Gästen aus dem In- und Ausland.

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten, arbeiten anfangs ausschließlich im Büro. Home Office ist nach Absolvierung einer einer guten Einarbeitungszeit möglich.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Hintergrund, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.759,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Arbeits/-Dienstzeugnisse
• Weitere Unterlagen, wo notwendig 
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Corinna Hechtl

corinna.hechtl@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 27.08.2026

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