Organisationsassistent*in Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Ca. 3000 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine

Organisationsassistent*in

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Als Organisationsassistent*in wirken Sie in der Vienna Doctoral School of Pharmaceutical, Nutritional and Sport Sciences (VDS-PhaNuSpo) mit.

Sie sind Ansprechpartner:in für die Mitglieder der Doktoratsschule, Interessent:innen, beteiligte DLEs der Universität Wien und externe Kooperationspartner:innen. Es gilt einen Überblick über die Programme der Doktoratsschule, der Doktorand:innen und Betreuer:innen in den unterschiedlichen Departments und Fakultäten der VDS-PhaNuSpo, sowie deren Forschungslabore zu haben.

Die Stelle ist vorerst auf 1 Jahr befristet, eine anschließende Entfristung ist in beiderseitigem Einvernehmen möglich und wird angestrebt. Die ausgeschriebene Arbeitszeit beträgt 30 Stunden. Bei entsprechendem Profil ist eine Teilzeitlösung im Rahmen von 20h–30h verhandelbar.

Das machen Sie konkret:

Sie unterstützen die DocSchool Managerin bei der Organisation und Administration ihrer Tätigkeiten. Konkret:

• Sie wirken bei der Organisation und Durchführung von öffentlichen Vorträgen, Workshops, Symposien, Retreats und weiteren Veranstaltungen mit. 
• Sie sind Ansprechpartner:in und übernehmen englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit diversen Schnittstellen (DocSchool-intern, Steering Committee, Doktoratsstudierende der DocSchool, Principal Investigators).
• Sie dokumentieren die Aktivitäten der DocSchool und pflegen laufend die entsprechenden Daten.
• Sie unterstützen beim Monitoring der PhD-Kandidat:innen.
• Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer PhD-Kandidat:innen bis hin zum Onboarding.
• Sie betreuen und warten den Internetauftritt sowie den LinkedIn-Kanal der Doktoratsschule und wirken bei der Erstellung des monatlichen Newsletters mit.

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Sie sind engagiert, zuverlässig und strukturiert in ihrer Arbeitsweise und zeichnen sich durch eine hohe Eigenmotivation bei der Arbeit aus. Sie haben eine hohe Bereitschaft zur Einarbeitung neuer Themenbereiche.
• Sie besitzen eine Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule, oder einen Kaufmännischen Lehrabschluss oder Uni-Abschluss.
• Sie verfügen über sehr gute MS Office Kenntnisse (insbesondere Word, Excel und PowerPoint) und können sich schnell in neue Softwareprogramme einarbeiten.
• Sie verfügen über eine hohe schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit mit exzellenten Englischkenntnissen (ab B2) und idealerweise sehr guten Deutschkenntnissen. Die Arbeitsprache der DocSchool ist Englisch.
• Von Vorteil sind Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen/ universitären Kontext).
• Von Vorteil sind Erfahrung mit Content Management Systemen (z.B. Typo 3, Moodle, SAP). 
• Von Vorteil sind Kenntnisse der universitären Strukturen und Abläufe bzw. Erfahrungen in der universitären Verwaltung.

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein:e Teamplayer:in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können im gegenseitigen Einvernehmen auch remote arbeiten (gemäß Telearbeit-Regelung).

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.759,2 (auf Vollzeit Basis) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Vertrag: Die Stelle ist vorerst auf 1 Jahr befristet, eine anschließende Entfristung ist in beiderseitigem Einvernehmen möglich und wird angestrebt.  Die ausgeschriebene Arbeitszeit beträgt 30 Stunden. Bei entsprechendem Profil ist eine Teilzeitlösung im Rahmen von 20h–30h verhandelbar.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnisse Ihrer Qualifikationen (z.B. Lehrabschluss, Matura, Diplom, Dienstzeugnis)
• Zusätzliche Qualifikationsnachweise bei Vorhandensein
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Ina Bergheim

ina.bergheim@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

Datenschutzerklärung

Bewerbungsfrist: 27.08.2026

Jetzt bewerben