Organisationsassistent*in Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Ca. 3000 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine

Organisationsassistent*in

Wenn Sie gern organisieren und mit Daten, wissenschaftlichen Ergebnissen, digitalem Datenmanagement, und Prozessenarbeiten, dann willkommen am Institut für Business Decisions and Analytics! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir eine engagierte Organisationsassistenz für administrative, datenbezogene und wissenschaftsnahe Aufgaben. Sie übernehmen organisatorische Aufgaben im Tagesgeschäft und wirken darüber hinaus an der Aufbereitung, Dokumentation und Archivierung von Forschungsdaten insbesondere im Bereich digitaler Hörsaalplanung mit.

Das machen Sie konkret:

• Sie übernehmen die administrative Unterstützung des Teams, insbesondere notwendige organisatorische Aufgaben im Zusammenhang mit Personalangelegenheiten, Reisekostenabrechnungen und weiteren administrativen Prozessen.
• Sie bereinigen, strukturieren und bereiten Daten für die digitale und automatische Hörsaalplanung auf (Datenaufbereitung und Data Cleaning).
• Sie unterstützen bei der Überprüfung, Auswertung und dem Vergleich von Berechnungsergebnissen sowie bei der Aufbereitung der Ergebnisse für Präsentationen.
• Sie verwalten und dokumentieren Test- und Forschungsdaten strukturiert.
• Sie bauen ein PHAIDRA-Archiv für unsere Testdaten auf und pflegen es, inklusive Verlinkung und Bereitstellung der Inhalte auf der Lehrstuhl-/Institutswebsite.
• Sie wirken an der Pflege und Weiterentwicklung des Department-Wikis mit, insbesondere bei der strukturierten Dokumentation von Informationen und Arbeitsabläufen.

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

Muss-Kriterien:

• Sie haben Interesse an Daten, Datenmanagement und wissenschaftlichem Arbeiten.
• Sie zeichnen sich durch einen sicheren und sorgfältigen Umgang mit digitalen Tools und Daten aus.
• Sie arbeiten strukturiert, zuverlässig und selbstständig.
• Sie können Daten und Ergebnisse sorgfältig prüfen und nachvollziehbar dokumentieren.
• Sie haben Deutschkenntnisse mindestens auf dem Niveau C1 lt. CEFR
• Sie haben Englischkenntnisse mindestens auf dem Niveau B2 lt. CEFR
• Sie haben eine Matura.

Soll-Kriterien:

• Sie haben Freude daran, sich in neue Systeme und Arbeitsabläufe einzuarbeiten.
• Sie haben idealerweise erste Erfahrungen mit Datenaufbereitung, Tabellenkalkulation, Datenbanken, Latex, Phyton/Julia oder vergleichbaren Werkzeugen.
• Sie haben einen Hochschulabschluss.
• Sie haben bereits Erfahrungen im universitären Umfeld gesammelt.

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen:

Spannende Einblicke: Einblick in aktuelle wissenschaftliche Arbeiten und Forschungsprojekte im Bereich digitaler Hörsaalplanung (University Course Timetabling).

Vielfältige Aufgaben: Abwechslungsreiche Tätigkeiten an der Schnittstelle von Datenmanagement, Forschung und Organisation.

Eigenverantwortung: Die Möglichkeit, eigenständig Aufgaben zu übernehmen und eigene Ideen einzubringen.

Flexible Arbeitszeiten: Arbeitszeiten, die sich gut ggf. mit einemStudium vereinbaren lassen.

Kollegiales Arbeitsumfeld: Ein kollegiales und wissenschaftlich geprägtes Team.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.759,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Weitere Unterlagen, wo notwendig 
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Karl Franz Dörner

karl.doerner@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 05.10.2026

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