Organisationsassistent*in Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 Mitarbeiter*innen tragen mit ihrer Expertise in Administration und Organisation dazu bei, exzellente Forschung und Lehre zu ermöglichen. Sie wissen wie und wo sie am besten arbeiten können. Flexibel, remote, mit dem Freiraum, den sie brauchen, um ihr Potential zu entfalten. Sie wissen es auch? Wir suchen einen*eine

Organisationsassistent*in

Wenn Sie gerne koordinieren und organisieren und das am liebsten in einem gesellschaftlich relevanten und abwechslungsreichen Arbeitskontext, dann willkommen im Team an der Fakultät für Psychologie!

Ihr Wirkungsraum:

In unserer Arbeitsgruppe legen wir besonderen Wert auf Vielfalt (persönlich, inhaltlich und methodisch), gegenseitige Wertschätzung und Unterstützung. Mehr Informationen zu unseren Team Values finden Sie hier: https://social-econ-psy.univie.ac.at/

Die Anstellung ist befristet und läuft bist zum 31.05.2028.

Das machen Sie konkret:

Sie beteiligen sich aktiv an der Organisation und der Administration des Forschungsverbunds Gesundheit in Gesellschaft. Das bedeutet:

• Sie unterstützen die Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Tätigkeiten
• Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, etc.)
• Sie übernehmen eigenständig Aufgaben rund um die Organisation von Veranstaltungen (Raumbuchungen, Catering-Buchungen, Korrespondenz)
• Sie verwalten alle anfallenden Abrechnungen und bereiten die halbjährliche interne Finanzberichterstattung vor
• Sie unterstützen bei der Betreuung der Website sowie ggf. Social Media Kanäle (LinkedIn)
• Sie übernehmen Aufgaben der Personal- und Mitgliederverwaltung (z.B. Pflegen der Mitgliederdatenbank und Mailinglisten, Koordination von Einstellungsprozessen für Studienassistent*innen)
• Sie nehmen an regelmäßigen Team-Meetings teil und tauschen sich hier mit den anderen Mitarbeiter*innen aus

Was wir erwarten:

• Matura (AHS, HAK, HBLA) oder gleichwertige Qualifikation
• Sie verfügen über Berufserfahrung im Bereich Organisation und Administration.
• Sie bringen ausgezeichnete MS Office Kenntnisse mit
• Darüber hinaus wünschenswert wären Kenntnisse in den universitätseigenen IT-Systemen (z.B. i3v, Typo3)
• Sie haben sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch
• Sie haben bereits Erfahrungen in der Planung, Organisation und Moderation von Veranstaltungen (z.B. Workshops, Podiumsdiskussionen, Konferenzen)
• Sie sind kooperativ, teamorientiert, verlässlich und verantwortungsbewusst

Was wir bieten:

• Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch teilweise remote arbeiten.
• Inspirierendes Arbeitsumfeld: Sie werden Mitglied einer motivierten und kooperativen Arbeitsgruppe.
• Weiterbildung: Sie erhalten die Möglichkeit, Ihr Wissen und Ihre Fähigkeiten stetig zu verbessern und zu erweitern.
• Faires Gehalt: Sie erhalten ein Gehalt laut dem Kollektivvertrag. Das Einstiegsgehalt beträgt EUR 2.759,2 bei Vollzeitarbeit. Überzahlung je nach Berufserfahrung.  

So bewerben Sie sich:

• Motivationsschreiben
• Lebenslauf
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.b. Matura, Studium etc.)
• Bewerbung über unser Jobportal („Jetzt bewerben“ Button unten)

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Robert Böhm  

robert.boehm@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 10.10.2026

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