Portfoliomanager*in Administrative IT Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 Mitarbeiter*innen tragen mit ihrer Expertise in Administration und Organisation dazu bei, exzellente Forschung und Lehre zu ermöglichen. Sie wissen wie und wo sie am besten arbeiten können. Flexibel, remote, mit dem Freiraum, den sie brauchen, um ihr Potential zu entfalten. Sie wissen es auch? Wir suchen einen*eine

Portfoliomanager*in Administrative IT

Wir sind Teil des Zentralen Informatikdienstes. Unser Serviceportfolio umfasst den Aufbau (Erstellung, Entwicklung, Einkauf, …) und den technischen Applikationsbetrieb der Services rund um das Themenfeld der Digitalen Administration. Dazu zählen Softwareanwendungen und Services für Forschung, Lehre sowie Universitätsverwaltung. Diese ermöglichen einen zentralen Zugang zu den verschiedensten Geschäftsprozessen der Universität Wien.

Die Stelle ist vorerst auf sechs Monate befristet, eine Übernahme in ein unbefristetes Dienstverhältnis wird angestrebt und ist gewünscht.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Sie arbeiten mit dem Schwerpunkt agiles Portfoliomanagement in einem jungen cross-funktionalen Stabsstellen Team mit Kolleg*innen zusammen. Die Team-Mission ist es, die Universität Wien mittels innovativer Prozess- und Digitalisierungslösungen bei administrativen Services durch Begleitung von Projekten bzw. Veränderungsprozessen von der Idee über Go-Live bis hin zur Prozesserneuerung gemeinsam voranzubringen und Forschung und Lehre zu beschleunigen („Speeding up science!“).
Durch strategisches Portfoliomanagement schaffen Sie einen verlässlichen Rahmen mit Fokus auf kohärente Administrationsprozesse, die eine bestmögliche Unterstützung für Studierende, Forschende und Mitarbeitende bieten entsprechend übergreifenden Zielen und Roadmaps.

Kolleg*innen schätzen ein Arbeitsumfeld, das von einem offenen Miteinander, hoher Internationalität, exzellenter Forschung und großer Diversität geprägt wird.

Unser Knowledge-Stack

• • • JIRA & Agile Hive

• • • Doxis

• • • SAFe Framework

• • • Servicedesk

• • • SAFe Lean Portfolio Management

• • • Scrum

• • • Open Shift

• • • IDM

• • • DevOps

• • • Confluence

Das machen Sie konkret:

• Eigenverantwortliche Erstellung und Verwaltung von Portfolios inkl. umfassender Systemadministrator*innen-Rechte
• Eigenverantwortliche Umsetzung von automatisierten internen und portfolioübergreifenden Prozessen zur Qualitätssicherung sowie kontinuierliche Begleitung von Governance-Prozessen zur Priorisierung und Steuerung von Vorhaben
• Zentrale Rolle bei der Planung, dem Aufbau und der Gestaltung von mehreren fachlich getriebenen Portfolios unter der Zuhilfenahme von SAFe-Praktiken mit umfangreichem Entscheidungsspielraum
• Verantwortlich für Planung und Bereitstellung von Tools für andere Fachbereich mit dem Schwerpunkt auf digitales Portfolio Management administrativer Services
• Nutzer*innen und Kolleg*innen als 3rd-Level-Support unterstützen
• Mit allen am Softwareentwicklungsprozess beteiligten Personen kommunizieren

Wir wenden uns mit dieser Ausschreibung an qualitätsaffine, motivierte, verantwortungsbewusste und kommunikative Persönlichkeiten mit fachlicher einschlägiger Ausbildung und entsprechender beruflicher Erfahrung, die hohe Einsatzbereitschaft zeigen sowie eigenverantwortlich, selbständig und genau arbeiten.

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Spezifische Fachkenntnisse im Bereich SAFE
• Gute Kenntnisse mit agilen Prinzipien und Portfolio Techniken
• Erfahrung im agilen Softwareentwicklungsprozess an Hochschulen von Vorteil
• Erfahrung zu hochschulspezifischen Prozessen von Vorteil
• Rasche Auffassungsgabe, analytisches Denken sowie eigenverantwortliches Handeln
• Problemlösungskompetenz und Security-Bewusstsein
• Deutschkenntnisse: zumindest Level C1

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten, im gegenseitigen Einvernehmen auch gerne in Teilzeit.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Entfaltungsmöglichkeiten: Wir bieten Ihnen ein Umfeld, in dem das Erlernen neuer Fähigkeiten nicht nur erlaubt, sondern erwünscht ist.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 3.450,30 erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Wolfgang Walzer  

wolfgang.walzer@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 13.03.2026

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